7. Передавання справ до архіву підприємства

1. До архіву підприємства передаються справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Їх передавання здійснюється за описами справ.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архіву підприємства за рішенням його керівника.

2. Підготовка справ підрозділу (установи) для передавання до архіву підприємства включає перевірку правильності формування документів у справи, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій керівником підприємства.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники підрозділів (установ) підприємства зобов’язані їх усунути.

3. У випадку відсутності справ, зазначених в описах, відповідні підрозділи (установи) здійснюють їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник підприємства за поданням експертної комісії затверджує акт про нестачу архівних справ (документів), призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного підрозділу (установи) передається до архіву підприємства.

4. Прийняття кожної справи проводиться в присутності працівника підрозділу (установи), який здає документи. В кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву, номери справ, що відсутні, дату приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

8. Приймання-передавання справ під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів)

1. Під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів) приймання-передавання справ, обліково-довідкового апарату до них, а також приміщень, обладнання та інвентарю архіву здійснюється за актом.

2. Для приймання-передавання архіву наказом керівника підприємства призначається комісія в складі не менш 3-х осіб, у тому числі представника загального відділу.

3. Під час приймання-передавання архіву перевіряється наявність і стан:

• справ постійного, тривалого та тимчасового зберігання з особового складу;

• облікових документів та довідкового апарату до справ (паспорта архіву, описів справ і номенклатур справ, що замінюють описи, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек, каталогів тощо);

• печаток і штампів, які використовуються в архіві;

• стелажного, протипожежного, іншого обладнання та охоронної сигналізації;

• умов зберігання документів.

4. Акт приймання-передавання справ під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів) підписується особами, які здають і приймають справи, членами комісії та затверджується керівником підприємства.

5. У випадку виявлення нестачі справ, обладнання та інвентарю архіву комісія негайно інформує керівника підприємства.