13. Відповідальність за втрату документів і матеріалів, що містять комерційну таємницю та за розголошення таємних відомостей підприємства

1. Про всі факти втрати документів і матеріалів, що містять комерційну таємницю, або розголошення таємної інформації негайно доповідається керівництву підприємства і доводиться до відома служби безпеки.

2. Для розслідування обставин втрати таємних документів і матеріалів чи розголошення таємної інформації та оцінки розмірів нанесених збитків наказом керівника підприємства (установи) приз­начається комісія. Висновки комісії затверджуються керівником, що її призначив.

На втрачені таємні документи та матеріали комісія складає акт, який затверджується керівником підприємства (установи). На підставі акта в облікових формах робляться відповідні записи про зняття таємних документів з обліку. Акти на втрачені таємні документи та матеріали підлягають постійному зберіганню в архіві підприємства.

На підставі висновків комісії здійснюється відшкодування за рахунок винних осіб чи іншим чином збитків, заподіяних підприємству внаслідок втрати документів і матеріалів, що містять комерційну таємницю, або розголошення таємної інформації.

3. За порушення вимог цієї Інструкції працівники підприємства несуть дисциплінарну відповідальність, а за заподіяні підприємству внаслідок втрати таємної інформації збитки – відповідальність згідно з чинним законодавством. Особи, винні у втраті документів і матеріалів, що містять комерційну таємницю, або розголошенні таємної інформації в разі нанесення підприємству тяжких збитків або втрати їм іміджу можуть бути притягнуті до кримінальної чи адміністративної відповідальності.

4. Положення про архів і архівну діяльність на підприємстві

1. Загальні положення

1. Положення розроблено у відповідності з Законом України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.01 р. № 16.

2. Положення встановлює порядок підготовки та оформлення документів підприємства для передачі їх до архіву.

3. Положення є обов’язковим для виконання всіма підрозділами і установами підприємства.

2. Складання номенклатури справ

1. Номенклатура справ є обов’язковим документом, який складається для створення на підприємстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документів за їх змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Номенклатура справ підприємства складається з номенклатур справ окремих його структурних підрозділів та установ.

2. Номенклатура справ структурного підрозділу (установи) підприємства розробляється службовою особою, відповідальною за діловодство підрозділу (установи).

Номенклатура справ складається у трьох примірниках і підписується керівником підрозділу (установи) підприємства.

Один примірник номенклатури справ структурного підрозділу передається до загального відділу для складання зведеної номенклатури справ підприємства.

3. Зведена номенклатура справ складається наприкінці поточного року у чотирьох примірниках і затверджується керівником підприємства. Вводиться в дію з початку нового календарного року.

4. Зведена номенклатура справ щороку (не пізніше листопада – грудня) переглядається, аналізується і уточнюється, до неї можуть вноситись відповідні корективи.

У разі змін у структурі, функціях та характері роботи підрозділів (установ) підприємства зведена номенклатура справ може бути перероблена та затверджена за новим змістом.

5. До номенклатури також включаються незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, та всі довідкові картотеки до документів.

Найменування справ з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом усього строку вирішення питання.

Ведення будь-яких справ поза номенклатурою не допускається.

6. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

7. Найменування справ у номенклатурі ведеться у стислій формі. Основною частиною найменування (заголовка) справи є зміст питань, з яких вона складається.

8. Усім підрозділам (установам) підприємства за номенклатурою справ присвоюються умовні позначення – цифрові індекси. Кожна внесена до номенклатури справа одержує свій номер у межах підрозділу (установи). Індекс справи поєднує в собі індекс підрозділу (установи) та номер справи у підрозділі (установі).

9. Протягом усього строку дії зведеної номенклатури та номенклатури підрозділу (установи) робляться відмітки про створення нових справ, про передавання їх в архів, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за формування справ, про передавання справ в інші установи для продовження зберігання.

10. Після закінчення діловодного року номенклатура справ обов’язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у підрозділі (установі). Підсумковий запис у зведеній номенклатурі справ підписує начальник загального відділу.