Образец оформления объяснительной записки

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Руководителю

секретариата

26.04.2011 Л.О. Шерстневой

26 апреля 2011 года я опоздала на работу на 25 минут из-за нарушения графика движения автобуса по маршруту № 37. График движения был нарушен из-за дорожной пробки на пересечении ул. Пушкина и Комсомольского проспекта.

Секретарь-машинистка Фомушкина П. Н. Фомушкина

Приложение 25

Образец оформления акта проверки работы с документами

ООО «ПАРИТЕТ» АКТ 19.05.2011 № 15 Пермь проверки работы с документами в секретариате

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Липатов П. И. Липатов 19.05.2011

Основание:  приказ от 10.05.2011 № 38 «О проверке работы с документами в секретариате».

Составлен комиссией:

Председатель – заместитель генерального директора А. Р. Раковский

Члены комиссии: заведующая архивом П. Л. Зайцева, заместитель главного бухгалтера О. Д. Жарикова, специалист отдела кадров В. А. Поповская.

В период с 16.05.2011 по 19.05.2011 комиссия провела проверку состояния работы с документами в секретариате ООО «ПАРИТЕТ».

В результате проверки установлено:

Работа с документами ведется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, разработанной на основе действующих нормативных и методических документов по делопроизводству и утвержденной 25.06.2006 года.

Документы оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распо­ря­ди­тель­ной документации. Требования к оформлению документов».

Обложки дел постоянного и длительного хранения оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия». Правила текущего хранения, регистрации и контроля за исполнением документов соблюдаются.

Комиссия признала состояние работы с документами в секретариате удовлетворительным. Руководителю секретариата Шерстневой Л. О. рекомендовано направить на курсы повышения квалификации секретаря-делопроизводителя Иванову Д. О.

Акт составлен в двух экземплярах:

1 экз. направлен в дело № 01-18.

2 экз. – заместителю генерального директора Т. А. Крижевскому.

3 экз. – в секретариат.

Председатель:	Раковский	А. Р. Раковский
Члены комиссии:	Зайцева	П. Л. Зайцева
	Жарикова	О. Д. Жарикова
	Поповская	В. А. Поповская

В дело № 01-18. Сидоренко 20.05.2011

Приложение 26

Образец оформления акта сдачи-приемки дел

Общество с ограниченной ответственностью «ПАРИТЕТ»

АКТ сдачи-приемки дел

20.04.2011 № 11

Пермь

20 апреля 2011 г. бывший помощник генерального директора Воровская Наталья Александровна передала, а вновь назначенная помощник генерального директора Долинина Анна Петровна приняла дела секретариата.

При сдаче-приемке дел и составлении акта присутствовала офис-менеджер Рюмина К. И.

В результате сдачи-приемки дел установлено:

1. Дела заведены в соответствии с номенклатурой дел, ведутся в соответствии с требованиями формирования и хранения дел.

2. Журналы регистрации заведены в соответствии с номенклатурой дел и заполнены по состоянию на 19.04.2011.

3. Персональный компьютер и ксерокс находятся в рабочем состоянии.

4. Файловая система соответствует действующей номенклатуре дел.

5. Канцелярские принадлежности имеются в необходимом ассортименте и количестве (переданы по отдельной описи).

6. Бумага для принтера и ксерокса передана в количестве 7 пачек по 500 л.

7. Нормативно-методическая литература имеется (сдана по отдельной описи).

Акт составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. направлен в дело № 01-18.

2-й экз. – Воровской Н. А.

Приложение: 1. Опись канцелярских принадлежностей на 1 л.

2. Опись нормативно-методической литературы на 2 л.

Дела сдала: Воровская Н. А. Воровская

Дела приняла: Долинина А. П. Долинина

Присутствовала:

Рюмина К. И. Рюмина

В дело № 01-18 Лигачева 20.04.2011

Приложение 27