3. Система организационно-правовой документации

3.1. Назначение и состав организационно-правовой документации (ОПД).

3.2. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов:

• Учредительный договор.

• Устав.

• Положения. Инструкции. Должностные инструкции.

• Регламенты.

3.1. Назначение и состав организационно-правовой документации (опд)

Важнейшей функцией управления является организация системы и процессов управления, т. е. организационная функция. Слово «организация» означает «устройство чего-либо, строение». Жизнедеятельность любой организация начинается с разработки организационных документов, которые должны:

• определить статус и организационно-правовую форму учреждения;

• установить структуру организации и штатную численность персонала;

• регламентировать деятельность структурных подразделений и сотрудников (положения, должностные инструкции);

• сформировать совещательные органы управления и регламентировать деятельность аппарата управления);

• установить режим работы персонала, подразделений, служб (правила внутреннего распорядка);

• организовать труд работников и осуществить оценку их деятельности;

• определить порядок реорганизационных мероприятий, включая реорганизацию, ликвидацию учреждения.

Таким образом, назначение группы организационных документов – создание организационно-правовой базы для нормального функционирования организации, учреждения или предприятия. Они определяют границы правового поля, в пределах которого сотрудники могут осуществлять свои полномочия.

Организационно-правовая документация – комплекс взаимосвязанных документов, содержащих нормы и правила регламентирования деятельности организации, права и обязанности, ответственность руководства и специалистов.

Состав ОПД представлен следующими видами документов:

• учредительный договор;

• устав;

• положение;

• правила и инструкции;

• должностные инструкции;

• регламенты;

• структура и штатная численность;

• штатное расписание;

• договор.

Особенности ОПД заключаются в следующем:

а) она реализует нормы административного права и является правовой основой деятельности учреждения, а положения, содержащиеся в ОПД строго обязательны для исполнения;

б) цель разработки ОПД – рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и сотрудниками учреждения;

в) в процессе подготовки ОПД в обязательном порядке проходят процедуру согласования, т. е. визирования со всеми заинтересованными лицами подразделений и юридической службой;

г) ОПД проходит процедуру утверждения вышестоящей организацией (министерство, ведомство, служба), руководителем организации, коллегиальным органом. Может утверждаться непосредственно актом руководителя, распорядительным документом (приказом, распоряжением) или постановлением и решением коллегиального органа с проставлением грифа утверждения;

д) с точки зрения срока действия ОПД относится к бессрочным документам и действует до их отмены, или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения возникает один раз в три – пять лет. По мере изменения характера деятельности и организации труда в ОПД могут вноситься изменения. В случае реорганизации деятельности ОПД перерабатывается и утверждаются заново.

Для разных видов ОПД установлен различный порядок внесения изменений или пересмотра. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой – по решению высшего органа управления организации (общего собрания акционеров) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации. Изменения в положения о структурных подразделениях вносятся распорядительными документами руководителя;

е) разрабатывается ОПД руководством учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения или организации.

Оформляется ОПД на листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами являются: наименование организации – автора документа, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения и др. Датой ОПД является дата его утверждения.

Текст большинства ОПД состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.