Часть III. Словарь основных терминов и понятий

Автобиография – документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого на работу лица и составляемый работником в произвольной форме, без исправлений и помарок.

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адресат – а) получатель документа; б) реквизит документа, включающий наименование получателя документа и в необходимых случаях его почтовый адрес.

Акт – а) обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке (законодательный акт, правовой акт); б) официальный документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акт ревизии, акт проверки, акт приемки и др.).

Альбом форм документов – сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.

Анкета – а) один из основных документов личного дела, представляющий собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.; б) бланк с перечнем вопросов об основных биографических данных соискателя, его образовании, предыдущей трудовой деятельности, семейном положении; в) форма представления текста документа по принципу «вопрос-ответ».

Архив (архивное учреждение) – а) организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью их использования; б) учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения документов, не подлежащих хранению.

Архивохранилище – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторических и/или логически связанных между собой.

Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.

Бланк должностного лица – бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа.

Бланк конкретного вида документа – бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.

Бланк письма – бланк документа, используемый для ведения переписки.

Вид документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Входящий документ; поступивший документ – документ, поступивший в учреждение.

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Гарантийное письмо – а) служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставления услуг; б) во внешней торговле – документ, излагающий характер и объем обязательств, которые принимает поручитель по части определенных условий контракта (условий транспортировки, платежа и др.); в) в банковском деле – документ, подтверждающий представленные к оплате документы, если они не вполне соответствуют предусмотренным условиям.

Гербовый бланк – бланк документа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или герба муниципального образования.

Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации – архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью.

Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата документа – реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело – совокупность документов (или документ), относя­щих­ся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Дисциплинарное взыскание – замечание, выговор, строгий выговор или увольнение, назначаемые сотрудникам организации непосредственно за обнаружение проступка.

Доверенность – документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор – документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Доклад – а) письменный документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения; б) устное выступление на заседании.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, при необходимости – с выводами и предложениями составителя.

Документ – а) зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; б) зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Документ временного хранения – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Документационная система – комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в процессе выполнения различных управленческих функций.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Должностная инструкция – локальный организационно-пра­во­вой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностное лицо – лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хо­зяйст­вен­ные функ­ции в государственном органе или органе местного самоуправления.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заказ – документ, содержащий требование на изготовление, продажу, доставку, выдачу чего-либо, производство каких-либо работ.

Заключение – документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Замещение – перевод работников на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу на том же предприятии либо на другом предприятии, вызванный производственной необходимостью.

Записка – см. Докладная записка, Объяснительная записка, Пояснительная записка.

Запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и/или направить предложение на поставку товара.

Защита информации – деятельность по предотвращению утечки защищаемой информации, несанкционированных и непреднамеренных воздействий на защищаемую информацию.

Заявка – официальный документ, автор которого изъявляет намерение получить определенные товары или услуги.

Заявление – а) сообщение правительства, государственного учреждения, общественной организации, государственного или общественного деятеля по особо важным вопросам; б) документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу; в) просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Зона унифицированной формы документа – часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

Идентификатор электронной копии документа – реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа.

Извещение – документ, содержащий информацию о предсто­ящем мероприятии (заседании, собрании, конференции и др.) и пред­лагающий принять в нем участие.

Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-циф­ровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распоря­ди­тельным документом организации или резолюцией.

Инициативный документ – документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Инструкция – правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Информационное письмо – письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных документов и/или содержащее методические положения по их применению.

Информация – а) сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления; б) сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Исходящий документ; отправляемый документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.

Код – знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.

Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-тру­до­вые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателями в лице их представителей.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.

Конвертирование – процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

Консервация документа – предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

Контракт – договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющих юридической силы.

Корреспондент – учреждение или лицо, с которым ведется переписка.

Личная карточка (форма Т-2) – это учетный документ, заполняемый на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей – копии трудовой книжки), диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и других документов, а также на основании опроса работника.

Личное дело – совокупность документов персонального учета, в которых отражены наиболее полные сведения о работнике и его деятельности.

Личный листок по учету кадров – основа личного дела работника, представляет собой своего рода анкету, заполняемую лично работником.

Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

Машиночитаемый документ – см. Электронный документ.

Международный стандарт – стандарт, принятый международной организацией.

Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими.

Наименование документа – обозначение вида письменного документа.

Национальный стандарт – стандарт, утвержденный национальным органом Российской Федерации по стандартизации.

Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации – архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности.

Незаверенная копия – копия письменного или графического документа, которая ввиду отсутствия на ней необходимых реквизитов не имеет юридической силы подлинника документа.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативно-правовой акт – правовой акт, изданный в установленном порядке уполномоченным на то органом государственной власти, органом местного самоуправления или должностным лицом, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

Нормативный документ – документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Нормативы – документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т. д.).

Нормы – документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (норма выработки, выдачи чего-либо).

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-хи­ми­че­ской сохранности документов и их учет.

Обзор – документ, составленный в целях информирования подведомственных и других организаций о работах в той или иной области.

Обработка персональных данных – действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

Обращение гражданина (далее – обращение) – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.

Общероссийский классификатор (технико-экономи­чес­кой и социальной информации) – нормативный документ, устанавливающий систематизированный перечень наименований и кодов объектов классификации и/или классификационных группировок с присвоенными им кодами.

Общий бланк документа – бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.

Объект защиты – информация или носитель информации или информационный процесс, в отношении которых необходимо обеспечивать защиту в соответствии с поставленной целью защиты информации.

Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю.

Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация защиты информации – содержание и порядок действий по обеспечению защиты информации.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Оригинал документа – экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Отдел кадров – основное структурное подразделение по управлению персоналом в организациях, выполняющее функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки.

Отзыв – документ, содержащий мнение специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

Отметка о поступлении документа в организацию – реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отраслевая система документации – совокупность информационно связанных функциональных систем документации, соответствующих составу и особенностям управленческих функций в определенной отрасли экономики или социальной жизни общества и отражающих ее специфику.

Оттиск печати – изображение печатной формы на бумаге.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Оферта – см. Предложение.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Переписка – письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи между организациями, учреждениями, предприятиями и частными лицами (см. письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, электронное сообщение).

Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Персональные данные – любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

Персональные данные работника (согласно Трудовому кодексу Российской Федерации) – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями, касающаяся конкретного работника.

Печать – а) устройство, содержащее печатную форму и предназначенное для нанесения на бумагу оттисков этой формы; б) реквизит документа, удостоверяющий подлинность подписи должностного лица (см. Оттиск печати).

Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Письмо – а) почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением; б) обобщенное наименование различных по содержанию документов, передаваемых с помощью средств почтовой связи.

Письмо-извещение – письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается.

Письмо информационное – письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или планируемом мероприятии.

Письмо-напоминание – письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте.

Письмо-подтверждение – письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т. д.

Письмо-просьба – письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей.

План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей.

Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.

Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Положение – а) документ, устанавливающий статус, задачи, функции и порядок деятельности организации, органа управления, структурного подразделения; б) правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) в целях разрешения важных и принципиальных задач, установления стабильных норм, правил.

Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Постоянное хранение документов – бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.

Пояснительная записка – документ, разъясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта документа).

Правила – правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт организации, устанавливающий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы трудовых отношений в организации.

Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Предложение – а) документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу; б) рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения, изготовляемой продукции.

Претензионное письмо – письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации.

Приказ о приеме на работу – распорядительный документ, применяющийся для учета вновь принятых на работу сотрудников.

Приказы по личному составу – основные распорядительные документы, определяющие служебное положение работников и служащие основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.

Приказы по основной деятельности – приказы по организации работы трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам.

Программа – плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития или этапы и срок осуществления крупных работ, испытаний.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Распорядительные документы – документы, в которых фиксируется решение в учреждениях административных и организационных вопросов.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, его заместителями, в отдельных случаях руководителями структурных подразделений в целях доведения до исполнителей оперативных вопросов.

Регистрационная карточка – карточка, предназначенная для внесения сведений о документе в целях его учета и поиска.

Регистрация документа – а) запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; б) присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный штамп – штамп, проставляемый на документе при его поступлении в учреждении.

Регламент – а) правовой акт, регламентирующий порядок деятельности аппарата управления, коллегиального или совещательного органа; б) совокупность правил, устанавливающих порядок проведения работ или осуществления деятельности.

Регламент административной и служебной деятельности – совокупность правил, устанавливающих порядок деятельности администрации, менеджеров и исполнителей организации в рамках согласованных рабочих процессов, обеспечивающих достижение заявленных целей.

Регламентирование – способ организационного воздействия, заключающийся в разработке и реализации положений, обязательных для исполнения регламента.

Реестр – перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве.

Резюме – сжатая краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место.

Резолюция – решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т. п. по обсуждаемому вопросу.

Резолюция на документе – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Реквизит документа – обязательный информационный элемент оформления официального документа.

Решение – а) правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции; б) совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными, общественными и др.).

Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Свидетельство – удостоверение, дающее определенные права.

Сводка – документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к оформлению.

Система управления документами – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебные (управленческие) документы – официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Соглашение – правовой акт, регулирующий социально-трудо­вые отношения и устанавливающий общие принципы регулирования связанных с ними экономических отношений, заключаемый между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, межрегиональном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях социального партнерства в пределах их компетенции.

Сопроводительное письмо – письмо, составляемое для отправки приложенных к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей.

Список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов, составленный в целях информации, регистрации или учета.

Справка – а) документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству; б) документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.

Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-пра­во­вым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Стандарт – документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт может содержать также требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

Стенограмма – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц по каждой должности.

Табель форм документов – перечень унифицированных форм документов, разрешенных к применению в организации.

Таблица – форма представления текста документа или его части, имеющая два уровня членения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).

Текст документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Телеграмма – краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи.

Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телеграфной сети.

Телефакс – см. Факсограмма (факс).

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Товарный знак (знак обслуживания) – обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

Трафаретный текст – унифицированный текст документа, содержащий постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, характеризующей конкретную ситуацию.

Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату в полном объеме и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством РФ, коллективным трудовым договором или соглашением сторон.

Указ – а) наиболее важный подзаконный акт, издаваемый главой государства; б) нормативный акт, распоряжение верховного органа власти или главы государства, имеющее силу закона.

Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-ме­то­ди­че­ско­го характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Управление документами – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Устав – организационный учредительный документ, устанавливающий правовой статус юридического лица, предмет его деятельности, права, возможности, обязанности, наименование, порядок распределения прибыли и другое, а также необходимый для государственной регистрации предприятия.

Учредительный договор – договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созданию юридического лица.

Факсимиле – а) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки; б) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Фондообразователь – юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Функциональные системы документации – это системы документации, выделенные в соответствии с конкретной функцией управления и являющиеся механизмом ее реализации.

Характеристика – документ, который составляется для оценки личности работника по качествам, которые он проявил, находясь на рабочем месте.

Ценность архивного документа – свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.

Циркулярное письмо – письмо, направленное из одного источника по нескольким адресам.

Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Штамп – вид печати прямоугольной формы.

Штатное расписание – документ, содержащий перечень должностей в учреждении с указанием размеров должностных окладов.

Экспедиция – специальный аппарат учреждения по приемке документов.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Электронное сообщение – документ, переданный по системе связи между автоматизированными базами данных, получаемый в виде видеограммы или бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Эмблема – символическое изображение какого-либо понятия, образа, идеи.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издаваемого органа.