Розділ 2. Технологія і методи розробки та прийняття управлінських рішень
4. Технологія розробки управлінських рішень.
4.1. Етапи прийняття і реалізації управлінського рішення.
Процес управління реалізовується через управлінські рішення, підготовку і прийняття яких умовно можна назвати технологією розробки (прийняття) рішень. Вона являє собою сукупність дій, що послідовно повторюються, що складаються з окремих етапів, процедур, операцій.
Існує багато схем розробки і реалізації управлінських рішень, що розрізнюються між собою мірою деталізації окремих процедур і операцій, розглянемо одну із них яка в тій чи іншій мірі відтворює технологію розробки, прийняття і реалізації управлінського рішення (рис.4.1)
Рис. 4.1. Етапи вироблення і реалізації управлінських рішень
Розглянемо ці етапи.
1. Виявлення й аналіз проблемної ситуації. Аналізується вихідна інформація про стан об'єкта дослідження і зовнішнього середовища; визначається місце і роль аналізованих об'єктів і об'єктів більш високого порядку; здійснюється виявлення, структуризація і ранжирування виявлених проблем.
Насамперед, визначаються стратегічні напрямки рішення виявлених проблем для наступного формування цілей. Наприклад, яким шляхом вирішувати проблему недостачі води в регіоні: підвищенням ефективності використання наявних водяних ресурсів, перекиданням води з інших регіонів чи якось інакше. Стратегічні варіанти вирішення виявлених проблем викладаються в сценарії. Під сценарієм розуміється вербально-аналітичний опис існуючого і прогнозованого станів об'єкта, принципових підходів до вирішення проблеми [5].
Сценарій містить попередній розрахунок ресурсів, необхідних для вирішення проблем у рамках різних стратегічних напрямків і реалізації.
Кінцевим результатом роботи на першому кроці етапу є виявлення так званих базових, кардинальних проблем, вирішення яких необхідно здійснити в першу чергу, ранжирування цих проблем і вибір стратегічного напрямку їхнього вирішення з попередньою ресурсною оцінкою (кінець етапу).
2. Формування цілей. Даний етап характерний визначенням і встановленням цілей вирішення кардинальних проблем. На практиці використовуються різні способи завдання цілей: від простого переліку до побудови графа (дерева) цілей з характеристиками їхніх пріоритетів. Мета повинна мати чіткі формулювання і кількісні характеристики, по яких можна судити про ступінь її досягнення.
3. Виявлення повного переліку альтернатив. На цьому етапі визначається як найбільш повна сукупність варіантів (способів, засобів) досягнення цілей (кінець етапу).
Треба мати на увазі, що звичайно розглядають два — три варіанти вирішення з метою зменшення трудомісткості аналізу і ймовірності грубої помилки, хоча, звичайно, шанси прийняти краще рішення зменшуються. Серед них взагалі може не бути найкращого. При більшому наборі варіантів рішень з'являється гарантія, що серед них є найкращий.
4. Вибір припустимих альтернатив. Виявлені альтернативи треба «пропустити» через «фільтр» різних обмежень (ресурсних, юридичних, соціальних, морально-етичних і ін.). Кінцевим результатом робіт на даному кроці є безліч альтернатив, що задовольняють прийняті обмеження.
5. Попередній вибір кращої альтернативи. Проводиться аналіз припустимих альтернатив з погляду досягнення поставлених цілей, витрат ресурсів, відповідності конкретним умовам реалізації альтернатив.
При вирішенні досить складних завдань на основі кількісних розрахунків найчастіше важко виробити однозначні рекомендації про перевагу однієї альтернативи над всіма іншими.
Можливе виділення групи кращих альтернатив. Кінцівка етапу характеризується винесенням судження про перевагу альтернативи, що і передається ОПР.
6. Оцінка альтернатив з боку ОПР. Роблячи висновок, ОПР може взяти до уваги додаткові дані, невраховані системними аналітиками.
Таким чином, спільне використання інтуїції, досвіду і методів аналізу (аналіз виконується фахівцями) дає можливість найбільш повно врахувати всі аспекти розв'язуваної проблеми. Власне кажучи, результати аналізу варто розглядати як один з видів інформації для ОПР при ухваленні рішення.
Судження ОПР є кінцевим результатом на даному етапі.
7. Експериментальна перевірка альтернатив. У випадках, якщо ОПР утрудняється в остаточному виборі найкращої альтернативи, і при цьому маються відповідні можливості (час, гроші, здійсненність) виробляється експериментальна перевірка двох-трьох найбільш кращих альтернатив. Але такий підхід характерний у прийнятті рішень далеко не у всіх областях науково-технічної і тим більше, економічної діяльності, у якій найчастіше просто неможливо виконати експеримент.
Кінцевим результатом етапу є одержання додаткової інформації. При неможливості одержання такий процес розробки рішення виключає даний етап.
8. Вибір єдиного рішення. ОПР приймає єдине рішення. Якщо експериментальної перевірки нема, то шостий і восьмий етапи сполучаються.
9. Визначення етапів, термінів і виконавців прийнятого рішення. На цьому етапі прийняте рішення поділяється на складені компоненти, що мають конкретну тимчасову, кількісну й адресну прив'язку.
Кінцевим результатом процедури є одержання відповідей на питання: "Що робити? Де робити? Кому робити? Коли робити? З ким робити? У якій послідовності робити?" і т.п.
Забезпечення робіт з виконання рішення. При цьому здійснюються наступні заходи: доведення завдань до виконавця, забезпечення виконавців усім необхідним, вибір раціональних методів роботи, підбір і навчання кадрів, роз'яснення виконавцям цілей рішення і їхньої конкретної ролі в його реалізації, визначення методів стимулювання ефективного виконання завдань.
Виконання рішень і контроль. Здійснюється оперативний контроль реалізації прийнятого рішення, усуваються відхилення від шляхів реалізації і вносяться в разі потреби потрібні корективи. Кінцевим результатом на даному кроці є виконане рішення, тобто досягнення мети у встановлений термін і в межах відпущених ресурсів.
Оцінка результатів і узагальнення накопиченого досвіду. Виробляється оцінка фактично отриманого результату в порівнянні з поставленою метою, аналіз реалізованого рішення для узагальнення, нагромадження досвіду і подальшого його застосування.
На цьому, власне, і закінчується весь процес підготовки, прийняття і реалізації рішення. Тут не виділені етапи збору інформації, побудови моделей, вибору оцінних критеріїв.
Усе це здійснюється на всіх ступенях вибору рішення. Наприклад, визначені оцінні (у загальному випадку різні) критерії використовуються і при виборі альтернатив рішення, і при визначенні ступеня виконання рішення і т.п. Практично досить чіткий і послідовний поділ на етапи важко здійснити, оскільки тією чи іншою мірою вони реалізуються паралельно.
Обґрунтувати і вирішити проблему з першого разу рідко вдається. Зміна в припустимих межах раніше сформульованих цілей дає можливість істотно підвищити ефективність рішення : шляхом використання більш діючих засобів її досягнення. З цією метою передбачене повернення з будь-якого етапу (кроку) до будь-якого попереднього.
Таким чином, процес носить ітеративний характер, тому в ході роботи необхідно виявляти гнучкість при виникненні нових факторів і ситуацій, внаслідок чого проводити переоцінку отриманих результатів, а іноді змінювати й ідеї, що лежать в основі рішення. Ці переоцінки не можна вважати даремною витратою часу і праці. Але і не можна постійно змінювати мету і засоби її досягнення, тому що подібні дії не сприяють чіткій спрямованості в діяльності й орієнтації фірми.