4. Документування результатів і формування матеріалів перевірок суб’єктів зед.

Порядок оформлення результатів проведення митними органами на підприємствах перевірок системи звітності та обліку товарів і транспортних засобів, що переміщуються через митний кордон України затверджений Наказом ДМСУ «Про затвердження Порядку оформлення результатів проведення митними органами на підприємствах перевірок системи звітності та обліку товарів і транспортних засобів, що переміщуються через митний кордон України» від 30.03.2006 р. № 254.

Документування результатів митного пост-аудиту – це формування масиву документально зафіксованої інформації констатувального та аналітичного характеру про організаційно-правову та зовнішньоекономічну діяльність суб'єкта господарювання, де проводились контрольні заходи, який повинен забезпечувати розкриття теми контрольного заходу.

Матеріали контрольного заходу - це сформована группа документів, складених за його результатами, та інформація про вжиті за його підсумками заходи суб'єктом господарювання, у якого вони проводилися, та/або відповідним міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади.

Документація результатів перевірок складається з робочих, офіційних, додаткових та супровідних документів.

Робоча документація являє собою допоміжні неофіційні записи, в яких фіксується отримана інформація та може бути оформлена у вигляді простих записів, таблиць з групуванням цифрових чи інших даних та їх аналізом тощо. Після завершення перевірки робоча документація знищується особою, що безпосередньо її склала, за винятком передбачених законодавством випадків.

Офіційна документація є основною частиною матеріалів контрольних заходів і являє собою обов'язкові для складання документи (акти перевірок, довідки, протоколи).

Додаткова документація являє собою оформлену як додатки (частіше всього у вигляді зведених реєстрів, розрахунків, пояснень тощо) інформацію, що підтверджує підсумки дослідження за окремими напрямами або процесами контрольного заходу, які зафіксовані в офіційній документації. Зміст і форма її довільна.

Супровідна документація може мати характер:

- офіційної (листування з органами державної влади та органами місцевого самоврядування, суб'єктами господарювання і громадянами, інші офіційні документи, оформлені після закінчення перевірки);

- неофіційної (внутрішні документи контролерів стосовно розгляду або оцінки результатів перевірки).

Схему документування митного пост-аудиту наведено на рис. 2.2.

Журнал реєстрації актів про проведення перевірок

Рис. 2.2. Схема документування митного пост-аудиту

Акт про відмову в допуску до проведення перевірки - документ, який складається посадовими особами митного органу, уповноваженими на проведення перевірки, у разі відмови посадових осіб підприємства в допуску до проведення перевірки.

Акт про відмову в допуску до проведення перевірки складається у трьох примірниках, які розподіляються таким чином:

– один примірник акта залишається в митному органі, посадові особи якого прибули на підприємство для проведення перевірки;

– один примірник акта надається підприємству, посадовими особами якого відмовлено в допуску до проведення перевірки;

– один примірник акта надсилається податковому органу, на обліку кого перебуває підприємство.

Акт про відмову в допуску до проведення перевірки підписується посадовими особами митного органу, уповноваженими на проведення перевірки.

Результати митного пост-аудиту оформлюються Актом про результати перевірки (додаток Е) та Інформативними додатками.

Акт про результати перевірки – це службовий документ, який підтверджує факт проведення перевірки, відображає її результати, зокрема виявлені й систематизовані за тематичною однорідністю порушення законодавства України з питань митної справи.

Акт про результати перевірки складається з 3-х основних частин:

1. Вступна частина. Вона повинна містити такі дані:

   • дату підписання акта перевірки (число, місяць, рік підписання акта посадовими особами, що проводили перевірку, та керівником і головним бухгалтером підприємства (у разі їх відсутності - посадовими особами, які мають право підпису фінансових документів);

   • місцезнаходження / місце проживання;

   • номер акта перевірки;

   • підставу для проведення перевірки;

   • дату та номер посвідчення на право проведення перевірки, найменування митного органу, який його видав;

   • посади, назву структурного підрозділу, найменування митного органу, прізвища, імена та по батькові посадових осіб митного органу, уповноважених на проведення перевірки;

   • тип перевірки (планова, позапланова);

   • період, за який проводиться перевірка підприємства;

   • інформацію про направлення повідомлення підприємству про проведення перевірки (у разі проведення планової перевірки);

   • інформацію, з відома яких посадових осіб підприємства проведено перевірку;

   • інформацію про наявність журналу реєстрації перевірок та вчинення в ньому запису про проведення перевірки;

   • спосіб проведення перевірки (суцільний, вибірковий);

   • тривалість проведення перевірки (за потреби зазначити перерву в роботі);

   • інформацію про посадових осіб, відповідальних за фінансово-господарську діяльність підприємства (керівник і головний бухгалтер) за період, що перевіряється, із зазначенням наказів про призначення та звільнення із займаної посади;

   • дані про державну реєстрацію підприємства (назва документа, найменування органу реєстрації, дата, реєстраційний номер);

   • код форми власності, підпорядкованість для державних підприємств;

   • місцезнаходження відповідно до установчих документів / місце проживання;

   • фактичну адресу із зазначенням номерів телефонів підприємства;

   • дані про розмір статутного фонду підприємства, його засновників, розмір їх внесків до статутного фонду, форму внесення (у разі необхідності), а також ідентифікаційні коди за ЄДРПОУ - для юридичних осіб;

   • перелік відокремлених підрозділів підприємства, які здійснюють зовнішньоекономічну діяльність, із зазначенням їх місцезнаходження;

   • інформацію про основні види діяльності, які здійснювало підприємство, у тому числі у сфері зовнішньоекономічної діяльності;

   • інформацію про проведення попередньої перевірки (планової чи позапланової) із зазначенням митного органу, який її проводив;

   • інформацію про зустрічні перевірки, проведені в ході перевірки, про надіслані митним органом, посадові особи якого проводять перевірку, запити про їх проведення до інших митних органів;

   • інформацію про використані в ході перевірки документи із зазначенням охопленого періоду діяльності підприємства.

2. Описова частина. В ній зазначаються:

• загальні відомості про зовнішньоекономічну діяльність підприємства;

• сукупність дій, здійснених посадовими особами митного органу на підприємстві, результат яких дає змогу однозначно стверджувати про дотримання або недотримання підприємством вимог законодавства України з питань митної справи;

• виявлені факти порушень законодавства України з питань митної справи, зокрема, розмір заниженого (завищеного) податкового зобов’язання, на підставі якого здійснено донарахування податків і зборів (обов’язкових платежів) справляння яких покладено на митні органи.

У разі виявлення перевіркою порушень законодавства України з питань митної справи необхідно:

• порівняти відповідність даних, які містяться в документах, поданих підприємством під час митного оформлення, фактичним даним, виявленим у ході перевірки, на підставі первинних документів підприємства;

• чітко викласти зміст порушення з посиланням на конкретні норми законодавства, порушені підприємством;

• зазначити первинні документи, що свідчать про наявність порушення, з подальшим відображенням зазначених у них операцій (навести кореспонденцію рахунків операцій) у регістрах, відомостях, головній книзі, балансі тощо;

• зазначити перелік документів, не наданих під час проведення перевірки (у разі відмови посадових осіб підприємства надати посадовим особам митного органу письмові пояснення щодо причин ненадання документів факт відмови відобразити в акті перевірки).

3. Висновок. У цій частині акта перевірки відображається узагальнений опис виявлених перевіркою порушень законодавства України з питань митної справи з посиланням на норми законодавства.

Виявлені порушення відображаються в акті перевірки в національній валюті України в розрізі видів податків і зборів (обов’язкових платежів) з обов’язковим зазначенням необхідності сплати коштів до бюджету. Акт перевірки повинен обов’язково містити роз’яснення підприємству процедури оскарження акта перевірки. Також відображається кількість складених примірників акта перевірки. Акт складається у трьох примірниках: по одному - в митний орган, підприємству та податковому органу, на обліку якого перебуває суб’єкт ЗЕД.

Акт перевірки реєструється в журналі реєстрації актів про проведення перевірок, форму якого наведено в додатку Ж.

До інформативних додатків відносяться:

1. акти інвентаризації основних фондів, товарно-матеріальних цінностей і коштів;

2. акти обстеження виробничих, складських, торговельних та інших приміщень підприємства;

3. акти контрольних обмірів обсягів будівельних, монтажних, ремонтних та інших робіт, контрольних запусків сировини і матеріалів у виробництво, контрольних аналізів сировини, матеріалів, готової продукції;

4. розрахунки донарахованих сум податків і зборів (обов’язкових платежів);

5. акти зустрічних перевірок;

6. інші матеріали.

Акт про результати перевірки та Інформативні додатки підписуються головою комісії, керівником та головним бухгалтером об’єкта контролю.

У разі відмови від підписання цих документів складається Акт про відмову від підписання акта перевірки - документ, який засвідчує відмову посадових осіб підприємства від підписання акта перевірки.

Проміжний акт перевірки - службовий документ, який складається в разі виявлення фактів порушень підприємством законодавства з питань митної справи, які вимагають ужиття термінових заходів щодо їх усунення.