7. Условное форматирование

Условное форматирование применяют для выделения из общего массива данных, отвечающих некоторым условиям.

Данные, отвечающие заданным условиям, выделяются специальными элементами оформления или измененным форматированием (параметры шрифта, границы, заливки).

Условный формат можно установить для одной ячейки или диапазона ячеек. На ячейку или диапазон ячеек можно накладывать до нескольких разных условий.

Установка условного форматирования ограничивает обычное форматирование ячеек, то есть, параметры формата, определяемые наложенным условием, невозможно изменить обычными средствами.

Выделение значений

С помощью условного форматирования можно выделить значения, отвечающие какому либо условию (больше, меньше, между, равно и др.).

1. Выделить ячейку или диапазон ячеек.

2. Вкладка Главная – группа Стили – кнопка Условное форматирование – в галерее выбрать команду Правила выделения ячеек, а затем в подчиненном меню выбрать условие.

3. Настроить параметры условия и выбрать способ выделения.

Название и содержание окна настройки параметров условия зависит от выбранного условия. Например, при выборе условия Между можно указать минимальное и максимальное значения, а также выбрать способ выделения.

При выборе условия Дата можно выбрать отношение выделяемых ячеек к сегодняшней дате (Вчера, Сегодня, Завтра, За последние 7 дней и т.д.) и выбрать способ выделения.

С помощью условного форматирования можно выделить максимальные или минимальные значения:

1. Выделить ячейку или диапазон ячеек.

2. Вкладка Главная – группа Стили – кнопка Условное форматирование – в галерее выбрать команду Правила отбора первых и последних значений, а затем в подчиненном меню выбрать принцип отбора.

3. Настроить параметры отбора и выбрать способ выделения.

Поиск ячеек с условным форматированием

Для выделения всех диапазонов листа, к ячейкам которых применено условное форматирование необходимо на вкладке Главная в группе Редактирование нажать кнопку Найти и выделить и в меню выбрать команду Условное форматирование.

8. Сортировка данных таблицы

Сортировка - расположение данных на листе в определенном порядке.

Чаще всего необходимо сортировать строки с данными, при этом упорядочиваются целиком строки.

Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию. Сортируемый диапазон не должен иметь пустых столбцов. Наличие пустых строк допускается, но не рекомендуется.

При сортировке заголовки столбцов обычно не сортируются вместе с данными.

Скрытые строки не перемещаются при сортировке строк. Поэтому рекомендуется сделать видимыми скрытые строки и столбцы.

Простейшая сортировка производится по данным одного столбца.

1. Выделить одну любую ячейку в столбце, по данным которого сортируется таблица.

2. Вкладка Главная – группа Редактирование – кнопка Сортировка и фильтр и выбрать направление сортировки.

Для сортировки можно также использовать кнопки группы Сортировка и фильтр вкладки Данные.

Кроме того, для сортировки таблицы по данным одного столбца можно использовать автофильтр.

Сортировка по формату:

1. Выделить одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных.

2. Вкладка Главная – группа Редактирование – кнопка Сортировка и фильтр и Выбрать команду Настраиваемая сортировка.

3. В окне Сортировка в раскрывающемся списке Столбец выбрать название столбца, по данным которого будет выполняться сортировка. В раскрывающемся списке Сортировка выбрать признак сортировки (цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки).

4. Щелкнуть по стрелке раскрывающегося списка Порядок и выбрать цвет или значок. Строки, содержащие ячейки с выбранным оформлением, будут располагаться в верхней части сортируемого диапазона. При желании или необходимости в рядом расположенном раскрывающемся списке можно выбрать Внизу, чтобы строки располагались в нижней части диапазона данных.

5. В окне Сортировка нажать кнопку Копировать уровень и после того, как появится новая строка, щелкнуть по стрелке раскрывающегося списка Порядок и выбрать другой цвет (значок). Строки, содержащие ячейки с выбранным оформлением, будут располагаться ниже. Повторить это действие для других цветов (значков).

6. После выбора всех необходимых цветов (значков) нажать кнопку ОК.

Пользуясь кнопками Вверх и Вниз окна Сортировка можно изменять последовательность уровней сортировки.

Ошибочно созданный или не нужный уровень сортировки можно удалить.

1. Выделить строку в окне Сортировка.

2. Нажать кнопку Удалить уровень.

Сортировка по нескольким столбцам

Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце и последующего осуществления сортировки другого столбца или строки в этих группах с одинаковыми значениями. Например, если взять столбцы "Отдел" и "Сотрудник", сначала можно отсортировать строки по столбцу "Отдел" (для группировки всех сотрудников одного отдела), а затем по имени (для расположения имен сотрудников в каждом отделе в алфавитном порядке). Можно одновременно осуществлять сортировку по 64 столбцам.

1. Выделите одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных.

2. Вкладка Главная – группа Редактирование – кнопка Сортировка и фильтр – команда Настраиваемая сортировка или

Вкладка Данные – группа Сортировка и фильтр – кнопка Сортировка

3. В окне Сортировка в раскрывающемся списке Столбец выбрать название столбца, по данным которого будет выполняться сортировка. В раскрывающемся списке Сортировка выбрать признак сортировки (значение, цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки). Затем щелкнуть по стрелке раскрывающегося списка Порядок и выбрать направление сортировки или цвет (значок).

4. В окне Сортировка нажать кнопку Добавить уровень и после того, как появится новая строка, выбрать название столбца, по данным которого будет выполняться последующая сортировка. Аналогично предыдущему пункту настроить порядок сортировки. При необходимости повторить это действие для других столбцов.

5. После выбора всех необходимых уровней сортировки нажать кнопку ОК.