Копирование автозаполнением

Автозаполнение можно использовать для копирования на рядом расположенные ячейки.

Для копирования следует выделить ячейку с копируемыми данными и перетащить маркер автозаполнения по строке или столбцу (рис.5.12).

В некоторых случаях вместо копирования может произойти автозаполнение последовательным рядом значений (например, при копировании дат). В этом случае следует щелкнуть по значку автозаполнения и в меню выбрать команду Копировать ячейки.

5. Установка числовых форматов

Форматирование чисел используется для более удобного представления данных на листе.

При установке формата отображение введенного числа в строке формул и в ячейке может отличаться. Но именно значение числа, отображаемое в строке формул, будет использоваться при вычислениях, сортировках и т.д.

Точно так же как отформатированное число отображается на листе, оно будет и напечатано.

Для установки числовых форматов используют:

• Вкладка Главная – элементы группы Число

• Вкладка Главная – группа Число – диалоговое окно Формат ячеек

Основные числовые форматы можно выбрать в раскрывающемся списке Числовой формат.

Общий формат

Общий числовой формат используется по умолчанию. В большинстве случаев числа, имеющие общий формат, отображаются так, как они были введены с клавиатуры.

Форматы отрицательных чисел

Для удобства просмотра данных можно установить отображение отрицательных чисел красным цветом. Знак минус (-) при этом можно отображать или не отображать:

1. Выделить ячейку или диапазон ячеек.

2. Вкладка Главная – группа Число - диалоговое окно Формат ячейки - закладка Число.

3. В списке Числовые форматы выбрать Числовой, в списке Отрицательные числа выбрать необходимый формат.

Форматы дробных чисел Изменение разрядности десятичных дробей позволяет изменять количество знаков после запятой, отображаемое в ячейке:

1. Выделите ячейку или диапазон ячеек.

2. Вкладка Главная – группа Число – кнопки Увеличить разрядность или Уменьшить разрядность. Одно нажатие соответствующей кнопки увеличивает или уменьшает на один знак количество отображаемых знаков после запятой.

Процентный формат

Процентный формат позволяет установить обозначение знака процента (%) для числа, отображаемого в ячейке:

1. Выделить ячейку или диапазон ячеек.

2. Вкладка Главная – группа Число – нажать кнопку Процентный формат.

По умолчанию в процентном формате число отображается без десятичных разрядов. Для установки необходимого количества десятичных разрядов процентного формата можно воспользоваться кнопками Увеличить разрядность или Уменьшить разрядность группы Число вкладки Главная.

Для чисел, введенных с клавиатуры, процентный формат изменяет отображение не только в ячейке, но и в строке формул. Например, число 0,4 после применения процентного формата будет отображаться и в ячейке, и в строке формул как 40%. На результатах вычислений это никак не сказывается.

Финансовый и денежный формат

Установка финансового или денежного формата позволяет отображать в ячейке число с указанием денежной единицы.

Финансовый формат можно установить с помощью:

Вкладка Главная – группа Число – кнопка Финансовый числовой формат.

1. Выделить ячейку или диапазон ячеек.

2. Щелкнуть по стрелке кнопки Финансовый числовой формат и выбрать обозначение денежной единицы.

3. Если требуемой денежной единицы нет в списке, выбрать команду Другие финансовые форматы.

4. В диалоговом окне Формат ячеек – на закладке Число – в раскрывающемся списке Обозначение выбрать обозначение нужной денежной единицы.

В денежном формате, в отличие от финансового, можно выбрать способ отображения отрицательных чисел. Кроме того, денежный и финансовый формат отличаются способом выравнивания обозначения денежной единицы и знака минус (-) у отрицательных значений:

1. Выделить ячейку или диапазон ячеек.

2. Вкладка Главная – группа Число – кнопка Диалогового окна Формат ячеек.

3. Отобразить закладку Число диалогового окна Формат ячейки.

4. В списке Числовые форматы выбрать Денежный, в раскрывающемся списке Обозначение выбрать обозначение нужной денежной единицы, в списке Обозначения числа выбрать необходимый формат.

Формат даты

Установка формата даты позволяет изменить представление даты, отображаемой в ячейке

1. Выделить ячейку или диапазон ячеек.

2. Отобразить закладку Число диалогового окна Формат ячейки.

3. В списке Числовые форматы выбрать Дата, в списке Тип выбрать необходимый формат. При необходимости предварительно в раскрывающемся списке Язык выбрать язык, в стандартах которого будет отображена дата.

Формат времени

Установка формата времени позволяет изменить представление времени, отображаемое в ячейке.

Сделать это можно с помощью диалогового окна Формат ячейки – закладка Число.

Текстовый формат

Текстовый формат используется в тех редких случаях, когда ячейку, содержащую числовые значения, необходимо оформлять как текстовую. Это может потребоваться, например, при создании в ячейке верхних и нижних индексов.

Сделать это можно с помощью диалогового окна Формат ячейки – закладка Число.

Дополнительные форматы

Дополнительные форматы используют для удобства ввода номеров телефонов, почтовых индексов, табельных номеров. Этот формат обычно устанавливают еще до ввода данных в ячейки.

Сделать это можно с помощью диалогового окна Формат ячейки – закладка Число.

Очистка (удаление) форматирования

Можно удалить сразу все параметры оформления (числовые форматы, параметры выравнивания, параметры шрифта, заливки, границы и т. д.).

1. Выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых удаляется оформление.

2. Вкладка Главная – группа Редактирование – кнопка Очистить – выбрать необходимую команду.

Установка параметров шрифта

Установка параметров шрифта изменяет отображение данных на листе и при печати. Отображение данных в строке формул не изменяется.

Параметры шрифта можно устанавливать для диапазона выделенных ячеек, а также для отдельных фрагментов текста ячеек. В этом случае необходимо войти в режим редактирования ячеек и выделить оформляемый фрагмент ячейки (символ, число, слово, несколько слов и т. п.). Параметры шрифта отдельных цифр в числах, датах или времени изменить невозможно.

Для установки параметров шрифта используют элементы группы Шрифт вкладки Главная, мини-панель инструментов, а также закладку Шрифт диалогового окна Формат ячеек.

Для перехода к вкладке Шрифт диалогового окна Формат ячеек можно щелкнуть по значку группы Шрифт вкладки Главная.

Выравнивание в ячейках

Выравнивание в ячейках изменяет отображение данных на листе и при печати. Отображение данных в строке формул не изменяется.

Для установки выравнивания используют элементы группы Выравнивание вкладки Главная, мини-панель инструментов, а также вкладку Выравнивание диалогового окна Формат ячеек.

Для перехода к вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек можно щелкнуть по значку группы Выравнивание вкладки Главная.

Горизонтальное выравнивание

По умолчанию в ячейках устанавливается горизонтальное выравнивание по значению: для текста - по левому краю, а для чисел, дат и времени - по правому краю. Числа, для которых установлен числовой формат Текстовый, выравниваются по левому краю.

Установка отступов

Отступы определяют расстояние содержимого ячейки до левого или правого края ячейки

Для ячеек, в которых установлено выравнивание по левому краю, отступы задаются от левого края ячейки. Для ячеек, в которых установлено выравнивание по правому краю, и отступы задаются от правого края.

Вертикальное выравнивание

По умолчанию в ячейках устанавливается вертикальное выравнивание по нижнему краю.

В тех случаях, когда высота ячейки (строки) превышает размер шрифта, можно устанавливать вертикальное выравнивание содержимого в ячейке.

Распределение текста в несколько строк

По умолчанию содержимое ячейки отображается в одну строку. В тех случаях, когда ширина ячейки (столбца) не позволяет разместить текст в одну строку, можно распределить текст в несколько строк в одной ячейке, то есть установить перенос по словам.

1. Выделите ячейку или диапазон ячеек.

2. Вкладка Главная – Выранивание - кнопка Перенос текста.

или

1. Выделите ячейку или диапазон ячеек.

2. Вкладка Главная – Ячейки - кнопка Формат – команда Формат ячеек – закладка Выравнивание – команда Переносить по словам.

Для отказа от распределения текста в несколько строк следует еще раз нажать кнопку Перенос текста на ленте.

Объединение ячеек

Объединение ячеек используется в основном при оформлении заголовков таблиц: