Построение сводных таблиц с помощью Мастера сводных таблиц или диаграмм происходит в три шага:
На первом шаге указывается источник данных для построения сводной таблицы или диаграммы и, непосредственно, что будем строить – сводную таблицу или диаграмму.
На втором шаге определяется диапазон исходных данных. В зависимости от того, какой вариант был выбран на предыдущем шаге, вид окна на шаге 2 будет изменяться. Если выбран вариант В списке или базе данных Microsoft Office Excel, то в параметре Диапазон надо указать диапазон данных, расположенных на открытом рабочем листе. Если необходимо указать внешний источник данных (в данном случае может выступать и файл), то нажать кнопку Обзор и выбрать необходимый источник.
Если перед запуском Мастера сводных таблиц на экране находился список, то Excel может автоматически его выделить. В противном случае надо выделить данные списка при помощи мыши (включить в выделение и заголовки столбцов).
По окончании выбора необходимых параметров нажать кнопку Далее и перейти на 3 шаг.
На третьем шаге следует указать место расположения сводной таблицы. Можно выбрать один из двух вариантов – новый лист (сводная таблица будет создана на новом рабочем листе) и существующий лист (в этом случае следует указать ячейку, начиная с которой будет вставлена сводная таблица – для этого достаточно щелкнуть по нужной ячейке левой кнопкой мыши).
После выполнения всех шагов мастера надо произвести настройку сводной таблицы.
Построение сводной таблицы с помощью команды вкладки Вставка:
Зайти на вкладку Вставка, группа Таблицы и выбрать команду Сводная таблица. Откроется окно, в котором надо указать параметры для построения сводных таблиц.
Выбрать таблицу или диапазон – в этом случае надо указать диапазон рабочего листа или таблицу.
Использовать внешний источник данных – в этом случае нажать кнопку Выбрать подключение и выбрать необходимый вариант.
На новый лист, на существующий лист – указать место, куда будет помещена сводная таблица.
Нажать кнопку ОК. Далее настроить сводную таблицу.
Настройка сводной таблицы
После создания сводной таблицы с помощью мастера или с помощью вкладки Вставка необходимо настроить сводную таблицу. Для этого в окне появляется новая панель Список полей сводной таблицы и область, куда будет помещена сводная таблица.
Рассмотрим панель Список полей сводной таблицы:
Выберите поля для добавления в отчет - Расположен список полей исходной таблицы. Можно перетащить поля данного списка в один из четырех описанных ниже списков. Установив/сняв галочку напротив названия необходимого поля, можно добавить/убрать поле в сводную таблицу.
Фильтр отчета – в этот список перемещаются поля, по которым будут фильтроваться данные отчета. За счет этого поля создается многомерность отчета.
Названия столбцов – в данный список стоит перемещать поля, значения которых будут располагаться в названиях столбцов сводной таблицы.
Названия строк – в данный список стоит перемещать поля, значения которых будут располагаться в названиях строк сводной таблицы.
Значения –помещаются поля, значения которых будут отображаться на пересечении строк и столбцов сводной таблицы. В поле Значения можно указать формулу для отображения данных, указав числовой формат (Используя параметры полей значений).
В окне Параметры поля значений можно изменить имя параметра, указав необходимое значение в поле Пользовательское имя. Вкладка Операция позволяет указать, как будут вычисляться поля значений таблицы. Для этого достаточно выбрать нужный вариант из списка. Во вкладке Дополнительные вычисления можно указать тип дополнительных вычислений и в зависимости от выбранного варианта указать поле и конкретный элемент поля для вычислений.