9. Отбор данных. Автофильтр. Расширенный фильтр

Простейшим инструментом для выбора и отбора данных является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца.

При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Установка фильтра

Фильтры можно установить для любого диапазона, расположенного в любом месте листа. Диапазон не должен иметь полностью пустых строк и столбцов, отдельные пустые ячейки допускаются.

1. Выделить одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры.

2. Вкладка Главная – группа Редактирование – кнопка Сортировка и фильтр – команда Фильтр

или

Вкладка Данные – группа Сортировка и фильтр – кнопка Фильтр

3. После установки фильтров в названиях столбцов таблицы появятся значки раскрывающих списков.

Для удаления фильтров выделить одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры, нажать кнопку

Вкладка Главная – группа Редактирование – кнопка Сортировка и фильтр – команда Фильтр

или

Вкладка Данные – группа Сортировка и фильтр – кнопка Фильтр

Работа с фильтром

Для выборки данных с использованием фильтра следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать значение или параметр выборки.

На значках раскрывающихся списков в названиях столбцов, по которым была произведена выборка, появляется особая отметка. В строке состояния окна Excel в течение некоторого времени отображается текст с указанием количества найденных записей и общего количества записей в таблице.

Количество столбцов, по которым производится выборка, не ограничено.

Отбор по значению

Можно выбрать строки по одному или нескольким значениям одного или нескольких столбцов:

1. Щелкнуть по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.

2. Отметить флажками значения, по которым производится отбор.

3. Нажать кнопку ОК.

При работе с календарными значениями автоматически производится группировка данных и выборку можно производить не только по конкретным значениям, но и по периодам: год или месяц.

Отбор по формату

Можно выбрать строки по цвету ячейки, цвету текста или значку одного или нескольких столбцов.

1. Щелкнуть по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.

2. Выбрать команду Формат по цвету, а затем в подчиненном меню выбрать цвет ячейки, цвет шрифта или значок.

3. ОК.

Отбор по условию

Можно производить выборку не только по конкретному значению, но и по условию.

Условие можно применять для числовых значений.

1. Щелкнуть по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.

2. Выбрать команду Числовые фильтры, а затем в подчиненном меню выбрать применяемое условие.

3. При использовании условий: равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно установить значение условия в окне Пользовательский автофильтр. Значение условия можно выбрать из списка или ввести с клавиатуры.

Некоторые особенности имеет применение условий для дат.

1. Щелкнуть по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.

2. Выбрать команду Фильтры по дате, а затем в подчиненном меню выбрать применяемое условие.

3. При использовании условий: До, После или Между установить значение условия в окне Пользовательский автофильтр. Значение условия можно выбрать из списка или ввести с клавиатуры. Можно также щелкнуть по кнопке Выбор даты и выбрать значение даты из календаря.

Условия можно использовать при отборе и для текстовых значений.

1. Щелкнуть по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.

2. Выбрать команду Текстовые фильтры, а затем в подчиненном меню выбрать применяемое условие.

3. При использовании условий: равно, не равно, содержит, не содержит, начинается с, не начинается с, заканчивается на, не заканчивается на установить значение условия в окне Пользовательский автофильтр. Значение условия обычно вводят с клавиатуры.

Во всех случаях при использовании окна Пользовательский автофильтр одновременно можно применять два условия отбора, объединяя их союзом И, если требуется, чтобы данные удовлетворяли обоим условиям, или союзом ИЛИ, если требуется, чтобы данные удовлетворяли хотя бы одному из них.

Отбор наибольших и наименьших значений

Для числовых значений можно отобрать строки по наибольшим или наименьшим значениям в каком-либо столбце.

1. Щелкнуть по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.

2. Выбрать команду Числовые фильтры, а затем в подчиненном меню выбрать команду Первые 10.

3. В окне Наложение условия по списку установить количество (или процент от общего числа) отбираемых элементов, выбрать принцип отбора (наибольшие или наименьшие значения) и режим отбора: отображение строк с наибольшими или наименьшими значениями (элементов списка) или отображение строк с набольшими или наименьшими значениями в процентном отношении (% от количества элементов).

Кроме того, можно выбрать значения выше или ниже среднего.

Отбор по ячейке

Данные можно быстро отфильтровать с помощью условия, отражающего характеристики содержимого активной ячейки.

1. По ячейке щелкнуть правой кнопкой мыши.

2. В контекстном меню выбрать команду Фильтр, а затем в подчиненном меню принцип отбора: по значению в ячейке, цвету ячейки, цвету текста или значку.

Отказ от отбора

1. Щелкнуть по значку раскрывающегося списка столбца, по которому произведен отбор.

2. Выбрать команду Удалить фильтр.