Кореспонденцію рахунків з обліку медикаментів відображено в табл. 28.1

Таблиця 28.1

Кореспонденція рахунків з обліку медикаментів

№ з/п	Зміст господарських операцій	Кореспонденція рахунків
№ з/п	Зміст господарських операцій	Дебет	Кредит
1	Оприбутковано медикаменти (вартість без ПДВ) що сплачені в порядку планових платежів придбані підзвітною особою що сплачені шляхом попередньої оплати що сплачені після їх отримання	233	361 362 364 675
2	Сума ПДВ з медикаментів придбаних
	за рахунок коштів загального фонду	801, 802	361, 362 364, 675
	за рахунок коштів спеціального фонду: якщо ПДВ не включеного до податкового кредиту якщо ПДВ включеного до податкового кредиту	811 641	361, 362 364, 675
3	Отримання медикаментів як гуманітарної допомоги	233	364
4	Отримані установою – замовником від установи – закупника за операціями з внутрівідомчої передачі
	за загальним фондом	233	683
	за спеціальним фондом	233	684
5	Списання медикаментів, придбаних за рахунок: загального фонду спеціального фонду	801, 802 81	233
6	Передані закуплені за операціями з внутрівідомчої передачі з балансу установи – закупника на баланс установи – замовника
	за загальним фондом	683	233
	за спеціальним фондом	684	233
7	Списуються установою – замовником, придбані за операціями з внутрівідомчої передачі використані запаси
	за загальним фондом	683	233
	за спеціальним фондом	684	233
8	Згідно з отриманими актами від установи – замовника на фактичні видатки зараховують суми використаних медикаментів установою – закупником, придбаних за операціями з внутрівідомчої передачі за загальним фондом за спеціальним фондом	801, 802 813	683 684
9	Списання недостач запасів у межах встановлених норм, а також недостач і втрат від псування медикаментів, віднесених на рахунок установи (винних осіб не встановлено), придбаних у поточному році, у минулих роках, за розрахунками з внутрівідомчої передачі	80, 81 431, 432 683, 684	233
10	Списання недостач і втрат запасів, придбаних у поточному році, у минулих роках; за розрахунками з внутрівідомчої передачі	80, 81 431, 432 683, 684	233
10	Водночас робиться другий запис: на суму вартості відшкодування збитків, яка віднесена на рахунок винних осіб коли винних осіб не встановлено, справи знаходяться в слідчих органах	363 05	711

Синтетичний облік надходження медикаментів, перев’язувальних предметів і виробів медичного призначення бюджетними установами здійснюється в меморіальних ордерах 4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами» (т. ф. 408 (бюджет)), 6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами» (т. ф. 409 (бюджет)), 7 «Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів» (т. ф. 410 (бюджет)), 8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами» (т. ф. 386(бюджет)), меморіальний ордер форми 274.

Синтетичний облік медикаментів, перев’язувальних предметів і виробів медичного призначення бюджетними установами здійснюється в меморіальному ордері 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів» (т. ф. 396 (бюджет)).

Облік продуктів харчування (склад, класифікація, оцінка та завдання обліку продуктів харчування, складський облік надходження продуктів харчування, облік використання продуктів харчування, відображення операцій з обліку продуктів харчування у бухгалтерії бюджетних установ на синтетичних та аналітичних рахунках бухгалтерського обліку).

Склад, класифікація, оцінка та завдання обліку продуктів харчування

Закупівля продуктів харчування, як і інших товарно-матеріальних цінностей за кошти загального і спеціального фондів у межах кошторисних призначень здійснюється через проведення процедури закупівель в результаті проведення торгів (конкурсних торгів) відповідно до вимог Закону України «Про здійснення державних закупівель» (від 01.06.2010р № 2289-VI) за умови, що вартість предмета закупівлі товару (товарів) дорівнює або перевищує 100 тисяч гривень.

Доставка продуктів харчування визначається умовами договору й може здійснюватись як експедиторами постачальника, так і представниками установи. Механізм доставки продуктів харчування та фіксування первинної інформації в облікових документах. Продукти харчування, що надходять до установи, як складова запасів підлягають предметно-сортовому обліку на складі. Для зберігання продуктів харчування використовується спеціально обладнане окреме приміщення – комора чи продуктовий склад. Завідувач складу й комори несе повну матеріальну індивідуальну відповідальність за повне збереження продуктів харчування і тари під час приймання, зберігання і відпуску. Під час надходження на склад (до комори) продукти харчування мають бути перевірені як на кількісну (асортимент, маса, об’єм, кількість місць), так і якісну відповідність фактичної наявності документальній. Кількісна перевірка здійснюється простим підрахунком та вимірюванням об’ємно-масових характеристик, якісна – попереднім оглядом цінностей та вивченням зовнішніх ознак, а в разі потреби – залученням санітарно-епідеміологічних служб для проведення відповідних лабораторних аналізів.

У разі виявлення в результаті попереднього огляду відхилень за якісними характеристиками комірник залучає до подальшої роботи з приймання дієтсестру (дієтлікаря) або чергового лікаря.

У разі встановлення факту недоброякісності продуктів харчування складається акт, а недоброякісні продукти харчування передаються постачальникові разом з висновком лікаря чи санепідемстанції. Якщо під час надходження продуктів харчування виявлено кількісні розбіжності – нестача чи надлишки – приймання продуктів харчування зупиняється і відновлюється після створення наказом керівника установи спеціальної комісії, яка й проводить остаточну роботу з приймання. За результатами роботи дана комісія складає акт у 2-х примірниках (для оприбуткування матеріальних цінностей в установі та для подання претензій постачальнику).

Під час приймання продуктів харчування матеріально відповідальна особа повинна здійснити приймання тари на підставі документів на продукти харчування, де окремим рядком зазначається найменування тари, їх кількість, ціна й сума. Під час приймання тари перевіряється її відповідність чинним стандартам, технічним умовам, а також наявність маркування. У разі виявлення відхилень дії аналогічні описаним раніше. Порожня тара повертається постачальникам.

Облік продуктів харчування забезпечує:

повний облік надходження однойменних матеріальних цінностей та своєчасне відображення даних щодо їхнього руху в системі бухгалтерського обліку;

контроль за раціональним і цільовим використанням коштів, що виділені за КЕКВ 1133 «Продукти харчування» кошторису установи;

контроль за збереженням продуктів харчування, дотриманням установлених правил оформлення їх приймання і відпуску, проведення інвентаризації.

Складський облік надходження продуктів харчування

Аналітичний складський облік продуктів харчування бюджетними установами здійснюється за типовими формами:

З–9 «Книга складського обліку запасів» – для обліку продуктів харчування на складі;
З–4 «Меню вимога на видачу продуктів харчування» – для оформлення відпуску продуктів зі складу;
З–4 а «Меню вимога на видачу продуктів харчування» – для оформлення видачі продуктів зі складу при автоматизованому обліку;
14–МЗ «Вимога на видачу продуктів харчування» – для оформлення систематичного відпуску продуктів харчування зі складу протягом місяця;
22–МЗ «Звіт про наявність хворих» – інформація про наявність хворих за дієтичними столами лікувального харчування;
44–МЗ «Меню – розкладка» – для оформлення систематичного відпуску продуктів харчування зі складу протягом місяця;
45–МЗ «Вимога на видачу продуктів харчування зі складу» – для оформлення відпуску продуктів харчування зі складу згідно меню-розкладки.

Складський облік продуктів харчування і тари ведеться у книзі складського обліку (ф. З – 9), оформленій у встановленому порядку. Книгу ведуть за найменуваннями, номенклатурними номерами, ґатунками в кількісному вираженні. Підставою для внесення записів є прибутково-видаткові первинні документи, зокрема рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, накладні, акти приймання матеріалів, меню-вимога (ф. З – 4), вимоги на видачу продуктів харчування (ф. 14 – МЗ), накладні (вимоги).

Оскільки щоденна потреба у продуктах харчування до видачі залежить від кількості осіб, що отримують харчування, передачі продуктів харчування зі складу до харчоблоку передує поточне збирання інформації щодо окремих кількісних показників.

Відпуск продуктів харчування зі складу (комори) до харчоблоку здійснюється через шеф-кухаря за вимогами (ф. 45 – МЗ) чи меню-вимогами (ф. З – 4). Один примірник зазначених документів залишається в шеф-кухаря, другий – у комірника, на підставі якого він робить записи у книгу складського обліку. Сформовані та згруповані первинні прибутково-видаткові документи комірник здає із реєстром здавання – прийняття документів до бухгалтерії.

Відображення операцій з обліку продуктів харчування у бухгалтерії бюджетних установ на синтетичних та аналітичних рахунках бухгалтерського обліку

Аналітичний облік надходження продуктів харчування у бухгалтерії бюджетними установами здійснюється за типовими формами:

З–11»Оборотна відомість» – для звірки даних складського та бухгалтерського обліку;
З–12 «Накопичувальна відомість з надходження продуктів харчування» – для обліку надходження продуктів харчування;
З–13 «Накопичувальна відомість з витрачання продуктів харчування» – для обліку витрачання продуктів харчування протягом місяця.

У бухгалтерії облік надходження продуктів харчування здійснюється в накопичувальній відомості (ф. З–12), яка складається за матеріально відповідальними особами на підставі первинних документів у кількісному й сумарному виразі та є основою для заповнення зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування ф. 398 - меморіальний ордер 11.

Облік витрачання продуктів харчування ведеться також у накопичувальній відомості (ф. З–13) за матеріально відповідальними особами (обслуговуючими установами) на підставі меню-вимог та вимог на видачу продуктів харчування. На їх підставі формується Зведення накопичувальних відомостей з витрачання продуктів харчування (ф. 411 – меморіальний ордер 12).

На підставі накопичувальних відомостей у бухгалтерії складається також реєстр аналітичного обліку – ґатункова оборотна відомість (ф. З – 11), яка ведеться за найменуваннями, ґатунком, кількістю, вартістю тощо.

Документування з надходження продуктів харчування

Книга (картки) складського обліку ф. № 3 – 9, З – 9а

Документування з витрачання продуктів харчування

агальну схема обліку продуктів харчування відображено на рис. 29.1.