Наименование вида документа

Реквизит присутствует в бланках конкретного вида документов. Наименование вида документа указывается в соответствии со сложившимися в системе делопроизводства традициями. Для закрепления видов и разновидностей документов разрабатывают Табели форм документов, применяемых в организации. Нельзя использовать в качестве названия вида документа слова "мероприятия", "информация", "порядок" и др. Документы должны называться: план, справка, докладная записка, инструкция и т.п.

В служебной переписке наименование вида и разновидности письма указывать не принято.

Дата документа

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:

• цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.02.2011;

• словесно-цифровым способом: 05 февраля 2011 г.

Стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности – год, месяц, число: 2011.02.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.

Датой документа может быть дата:

• подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных записках, письмах, договорах и др.);

• утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях, регламентах и др.);

• события (в протоколах и актах).

Нужно также иметь в виду при работе с документами, что датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Дата и регистрационный номер документа могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.

Регистрационный номер документа

Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит используется только в бланках писем. Но на бланке содержится отметка, указывающая место расположения реквизита:

На № __________ от ____________

Реквизит входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа. Конкретные сведения о документе вносятся при подготовке документа-ответа.

Использование этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от информации вспомогательного, справочного характера.

Место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения (например: Москва, г. Тверь).

Место составления или издания документа не указывается, если название территории, на которой располагается организация, включено в состав ее официального наименования, например: "Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова" (за исключением случаев создания документа не в месте нахождения организации).

В бланках документов, авторами которых являются филиалы, отделения, представительства организации, указывается место нахождения последних.

При продольном расположении реквизитов бланка место составления или издания документа указывается по середине строки между датой и регистрационным номером документа (см. образцы бланков в разделе «Бланки документов»), а при угловом расположении реквизитов – под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля.