Расположение заголовков дел в номенклатуре дел

Заголовки дел в разделах номенклатуры располагаются в зависимости от степени их важности и срока хранения следующим образом:

• законодательные, иные нормативные правовые акты органов власти и управления;

• распорядительные документы вышестоящих органов;

• распорядительные документы руководителя организации (по основной деятельности, по личному составу);

• организационно-правовые документы (уставы, положения, штатное расписание организации, регламенты, инструкции, правила);

• плановая документы (перспективные, годовые, полугодовые, квартальные, месячные);

• отчетные документы (в той же последовательности, как и плановые);

• документы, отражающие функциональную деятельность подразделения (протоколы, акты, справки, докладные записки, заключения, ведомости, расчеты и др.);

• переписка: сначала с вышестоящими, затем – с подведомственными организациями, затем – со сторонними организациями;

• картотеки, журналы (регистрационные, контрольные, учетные).

Индексация дел в номенклатуре дел

Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь индекс. Индекс дела складывается из индекса структурного подразделения (или индекса направления деятельности) и порядкового номера дела в пределах раздела. Например, если подразделение имеет индекс 09, то индексы дел будут: 09-01, 09-02, 09-03 и т.д. Желательно, чтобы индексация подразделений в организации была постоянной.

При наличии в деле нескольких томов или частей индекс проставляется на каждом томе или части следующим образом: № 09-12. Т. 1; № 09-12. Т.2.

Сроки хранения документов

Сроки хранения устанавливаются для обеспечения сохранности значимых и ценных документов и уничтожения документов, утративших свое значение. С точки зрения срока хранения все документы подразделяются на две категории:

• временного хранения;

• постоянного (вечного) хранения.

Среди документов временного хранения выделяются документы до 10 лет хранения и свыше 10 лет.

Для определения сроков хранения используются перечни документов со сроками хранения, разработанные Росархивом и ведомственные перечни.

Ведомственные перечни разрабатываются министерствами и ведомствами на основе общих типовых перечней для организаций одной отрасли, поэтому они более полно отражают отраслевые документы предприятий и организаций. При определении срока хранения в первую очередь используется ведомственный перечень, если он имеется, а при его отсутствии – типовой.

Сроки хранения дел, указанные в перечне должны строго соблюдаться.

Перечни не могут вместить всех документов, создаваемых в деятельности организаций. Определением сроков хранения дел, не указанных в перечне, занимается экспертная комиссия организации (см. раздел "Экспертиза ценности документов") с привлечением ведущих специалистов, сроки определяются в этом случае методом экспертной оценки.

Срок хранения документов проставляется в 4-й графе номенклатуры дел, при этом указывается не только срок хранения (постоянно, 3 года, 5 лет и т.д.), но и номер статьи по соответствующему перечню, в которой этот срок установлен. Если в перечне рядом со сроком хранения документов стоит отметка ЭПК (ЭК), она также переносится в номенклатуру дел. Эта отметка означает, что по истечении установленного срока хранения, уничтожить документы дела можно только с разрешения экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного органа или экспертной комиссии (ЭК) организации.

Срок хранения документов исчисляется со следующего года, который следует за годом окончания дела, например, срок хранения дела, завершенного в 2008 г., будет отсчитываться с 1 января 2009 г.