4.4. Структура регистрационного номера документа

Регистрационным номером внутренних документов, формируемых в дела по названиям (приказы, распоряжения, докладные записки и др.), является порядковый номер документа в пределах регистрируемого массива в течение календарного года. Если документы одного вида подразделяются на самостоятельные группы (например, приказы по основной деятельности и приказы по кадрам), к порядковому номеру добавляется буквенный или цифровой индекс разновидности документов, например приказы по кадрам, как правило, имеют после порядкового номера букву "к", например: № 46-к. Регистрационные номера распорядительных документов коллегиальных органов, издаваемых на основании протоколов заседаний (постановлений, решений), как правило, состоят из двух частей: регистрационного номера протокола и номера вопроса (по порядку их рассмотрения на заседании), например: постановление № 12-3 (протокол № 12, вопрос по порядку рассмотрения – третий).

Регистрационный номер входящих документов состоит из порядкового номера поступления в пределах календарного документа, дополняемого, после вынесения резолюции руководителем, номером дела по номенклатуре, состоящим из индекса подразделения и порядкового номера дела. Порядковый номер документа отделяется от номера дела по номенклатуре косой чертой, например: 285/09-14.

Регистрационный номер исходящих документов состоит из тех же элементов, но расположенных в обратной последовательности: сначала номер дела по номенклатуре, в которое поступает документ на хранение и, отделяемого косой чертой, порядкового номера отправления, например: 08-15/187.

При регистрации обращений граждан номер формируется иначе, в него включается начальная буква фамилии автора обращения и порядковый номер поступления, например, К-121. Регистрационный номер может дополняться другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан, в частности, - кодом вопроса по тематическому (предметно-вопросному) классификатору, кодом подразделения, в которое направлено обращение на рассмотрение и др. Регистрационным номером ответа на обращение является регистрационный номер поступившего документа, дополненный номером дела по номенклатуре дел организации, например: К-121-01-14.

Регистрационный номер совместных документов, например, договоров, состоит из порядковых регистрационных номеров, присвоенных документу каждой организацией и разделенных косой чертой, например: договор купли-продажи № 38/14.

4.5. Контроль за исполнением документов

Система контроля исполнения документов необходима для обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся в документах, получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Контроль исполнения документов в организации, как правило, ведется, на нескольких уровнях: контроль исполнения решений по существу - ведут руководитель организации, руководители подразделений и ответственные исполнители, контроль за сроками исполнения документов ведет служба контроля, которая структурно входит в канцелярию (общий отдел, отдел делопроизводства). В небольших организациях функции службы контроля может выполнять один из работников канцелярии или секретарь. Кроме того, контроль исполнения документов, поступивших в подразделение и находящихся у исполнителей, ведут ответственные за делопроизводство в подразделении (секретари структурных подразделений).