Группировка в дела отдельных категорий документов

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам (приказы, распоряжения, указания, решения) и по хронологии. Раздельно группируются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказы по основной деятельности группируются вместе с приложениями к ним. Приказы по личному составу группируются в дело отдельно от документов, являющихся основаниями к ним.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если они утверждались без издания распорядительного документа, то формируются в самостоятельные дела.

Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы коллеги, протоколы совета директоров и т.д.). Вместе с протоколами помещаются: повестка дня, доклады, тезисы, проекты решений и др. Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их можно формировать в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Стенограммы заседаний, как правило, формируются в отдельные дела.

Утвержденные планы, отчеты группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся, независимо от времени составления, например, отчет за 2008 г., составленный в 2009 г., должен быть подшит в дело 2008 г.; план на 2009 г., составленный в 2008 г., - в дело 2009 г. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана.

Документы в отчетах необходимо располагать в систематическом порядке: пояснительная записка к отчету, отчет, приложения.

Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются по алфавиту фамилий.

Переписку рекомендуется группировать в дела в хронологической последовательности разрешения вопросов, начиная с более ранних документов и заканчивая более поздними. При возобновлении переписки, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В личных делах документы группируются в следующей последовательности: внутренняя опись документов личного дела; заявление о приеме на работу; направление или представление; анкета (личный листок по учету кадров); автобиография; документы об образовании; трудовой договор, копии или выписки из приказов о приеме (назначении), перемещении, увольнении; дополнение к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке.

При формировании дел по обращениям граждан раздельно группируются предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования работы организаций и заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту фамилий заявителей. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагаются по хронологии.