«Агрегатные системы»

П Р И К А З

15 февраля 2010 г. № 25

Москва

Об утверждении форм плановых

и отчетных документов

В целях совершенствования организации работы общества и во изменение порядка, установленного приказом генерального директора общества от 25 декабря 2009 г. № 81 "О планировании работы общества",

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить формы месячных планов работы и отчетов о работе подразделений общества (приложения 1, 2).

2. Ввести с 01 марта 2010 г. утверждение месячных планов работы и отчетов о работе подразделений общества заместителями генерального директора общества в соответствии с установленным распределением обязанностей между ними.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора общества Невзорова Д.М.

Генеральный директор Подпись С.С. Липатов

Оформление листа согласования (визирования) приказа

СОГЛАСОВАНО

Должность с указанием

подразделения (службы, отдела) Подпись И.О. Фамилия

Дата

Должность с указанием

подразделения (службы, отдела) Подпись И.О. Фамилия

Дата

Должность с указанием

подразделения (службы, отдела) Подпись И.О. Фамилия

Дата

…

Фамилия И.О. исполнителя (должность с указанием подразделения)

Телефон

3.2. Протокол заседания

Протокол заседания - документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.

Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

Коллегиальный способ принятия решения присутствует в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности, например, в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например, при генеральном директоре, могут создаваться совещания, дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводится в различной форме: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) или регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания имеют достаточные полномочия для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Составляется протокол на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если заседание стенографировалось или велась звукозапись, после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). При ведении стенографических или звукозаписей заседания их расшифровка проводится либо частями во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае срок, отводимый для оформления стенограммы и протокола заседания, не должен превышать 3-5 дней со дня заседания. Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон, после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью установленное время (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающим звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

Стенограммы заседаний высших органов государственной власти и управления (Совета Федерации, Государственной Думы, Правительства Российской Федерации), представительных органов субъектов Российской Федерации после их расшифровки и оформления визируются работником, непосредственно отвечающим за выпуск стенограмм, и передаются в подразделение, занимающееся оформлением протокола. В оперативном порядке стенограммы могут рассылаться всем заинтересованным лицам по списку. Если стенограммы публикуются, они проверяются на их соответствие стенографической записи или звукозаписи заседания и проходят редакторскую обработку.

В целом, ответственность за подготовку стенограммы и протокола заседания лежит на подразделении, обеспечивающим работу коллегиального органа (это может быть протокольный отдел или сектор, секретариат и т.п.) и персонально - на его руководителе (ответственном секретаре). Непосредственно это подразделение несет ответственность за правильность отражения хода заседания в протоколе и точность формулировки принятых решений, ответственность же за сами решения несут члены коллегиального органа и, прежде всего, его председатель.

Стенограммы заседаний подписываются руководителем протокольного отдела (сектора) или секретариата, протоколы - председателем коллегиального органа и ответственным секретарем (секретарем).

С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания).

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.

Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области.

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа:

ПРОТОКОЛ (чего ?) заседания комиссии по переоценке основных фондов

ПРОТОКОЛ (чего ?) заседания дирекции.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и отметка о наличии списка регистрации:

Присутствовали: члены Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).

Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, указываются после слова “Приглашенные:”, также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения.

Вопросы повестки дня строятся по формуле "О чем ?":

Повестка дня: 1. О формировании сметы расходов фирмы на 2011 г. Доклад финансового директора Мовчана С.А. 2. О подготовке рекламной кампании сезона “Весна-Лето-2011” Доклад зав. отделом рекламы Сомовой Н.Н.

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать существо обсуждаемого вопроса. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт “Разное”.

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ: … ВЫСТУПИЛИ: … РЕШИЛИ: (или: ПОСТАНОВИЛИ:). …

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова “СЛУШАЛИ:” в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом “о” излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст доклада прилагается).

В разделе “ВЫСТУПИЛИ:” последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются также как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола.

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и последовавшие ответы по следующей форме:

Вопрос: Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций? Ответ: Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.

Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.

В разделе “РЕШИЛИ:” (“ПОСТАНОВИЛИ:”) записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: “Утвердить...”, “Предусмотреть...”, “Внести изменения...”. По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных “за”, “против”, “воздержавшихся”, а также, если голосование было тайным, - количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например:

УТВЕРЖДЕНО Советом директоров ОАО "Росток" (протокол от 11.02.2011 № 2)

Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Подписи размещаются по ширине листа документа, сначала подпись председателя, затем секретаря.

В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения. Например, Федеральным законом "Об акционерных обществах" предусмотрено (ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Относительно оформления протокола заседания общего собрания акционеров, закон в ст. 63 устанавливает лишь, какие сведения указываются в протоколе:

• место и время проведения общего собрания акционеров;

• общее количество голосов, которыми обладают акционеры - владельцы голосующих акций общества;

• количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании;

• председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг своим постановлением от 31 мая 2002 г. № 17/пс "Об утверждении положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров" внесла ясность в этот вопрос: в положении сказано, что протоколы общих собраний акционеров подписываются председателем и секретарем общего собрания, то есть в этом случае действует общее правило.

В то же время существуют нормы подписания протоколов заседаний всеми членами органа, принимавшего решения. Например, тот же Федеральный закон "Об акционерных обществах" предусматривает подписание протоколов счетной комиссии по итогам голосования членами счетной комиссии или лицом, выполняющим ее функции.

Из примеров следует, что, оформляя протоколы заседаний нужно строго придерживаться положений, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами, поскольку, как мы видим, общая норма подписания протоколов двумя лицами – председателем и секретарем в некоторых случаях не действует.

В то же время нужно признать, что отступлений от общей нормы не так много, и в большинстве случаев протоколы заседаний подписываются именно двумя лицами – председателем (председательствующим) на заседании и секретарем. Это положение, в частности подтверждено Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536).

Нужно иметь в виду и то, что отдельные разновидности протоколов приобретают юридическую силу после их утверждения руководителем данной или вышестоящей организации. В частности, утверждаются протоколы заседаний постоянно действующих экспертных комиссий организаций.

Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, печатается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а фамилии выступивших – в порядке их выступления после фамилии докладчика). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение (постановление).

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит "Отметка о заверении копии", оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.