Примерная номенклатура дел службы доу

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню⁷

Примечание

1

2

3

4

5

01. Служба ДОУ

01-01

Законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, относящиеся к деятельности организации. Копии

ДМН⁸, ст. 1

01-02

Законодательные и иные нормативные правовые акты субъекта Федерации, органов местного самоуправления, относящиеся к деятельности организации. Копии

ДМН, ст. 2

01-03

Протоколы общих собраний акционеров и приложения к ним

Пост.⁹ * ¹⁰ Ст. 18и

Бюллетени голосования – до прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения – ЭПК.

01-04

Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) и приложения к ним

Пост.* Ст. 18б

Присланные для сведения - ДМН

01-05

Протоколы заседаний правления и приложения к ним

Пост.* Ст. 18б

Присланные для сведения – ДМН

01-06

Приказы (распоряжения) организации по основной (профильной) деятельности и приложения к ним

Пост.* Ст. 19а

01-07

Приказы (распоряжения) организации по административно-хозяйственным вопросам и приложения к ним

5 л. Ст.19в

01-08

Проекты приказов (распоряжений) и документы к ним

1 г. Ст. 20

01-09

Устав организации (положение об организации) и изменения к нему

Пост.*

Ст. 50

В других организациях – 3 г. после замены новыми

01-10

Учредительный договор и изменения к нему

Пост.* Ст. 14

01-11

Свидетельства организации (о государственной регистрации, постановке на налоговый учет и др.), уведомления об открытии филиалов, представительств

Пост.* Ст. 39

01-12

Лицензии (их дубликаты, заверенные копии)

Пост.* Ст. 97

01-13

Договоры о правах и обязанностях с членами коллегиальных (совещательных) органов организации

5 л. ЭПК Ст. 78

После истечения срока действия договора

01-14

Положения о филиалах (отделениях, представительствах) организации

Пост.* Ст. 55

01-15

Положения о структурных подразделениях организации

Пост.* Ст. 55

01-16

Положение о службе ДОУ и должностные инструкции работников. Копии

До минования надобности

01-17

Инструкции по документационному обеспечению управления, конфиденциальному делопроизводству

Пост.* Ст. 27

01-18

Табель форм документов (альбом форм документов), применяемых в организации

Пост. Ст. 201

01-19

Номенклатура дел организации на 0000 год

Пост. Ст. 200

01-20

Списки лиц, имеющих право доступа к информации конфиденциального характера

5 л. Ст. 209

После снятия грифа ограничения доступа к информации

01-21

Документы (докладные, служебные записки, справки, сводки) по вопросам основной деятельности, представляемые руководству организации

5 л. ЭПК. Ст. 21, 87, 88

1

2

3

4

5

01-22

Документы (докладные записки, справки, переписка) по вопросам делопроизводства и архивного дела

5 л. ЭПК Ст. 212, 256

01-23

Договоры о проектировании, разработке, внедрении автоматизированных систем и программных продуктов

5 л. ЭПК Ст. 215

После истечения срока действия договора (копии – ДМН)

01-24

Договоры с архивными учреждениями по вопросам архивного дела и делопроизводства

5 л. ЭПК Ст. 254

После истечения срока действия договора (копии – ДМН)

01-25

Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков документов, бланков строгой отчетности, печатей, штампов

3 г. Ст. 206

01-26

Списки адресов обязательной рассылки документов, постоянных корреспондентов

3 г. Ст. 204

После замены новыми

01-27

Отчеты, справки об объеме документооборота

1 г. Ст. 257

01-28

Дело фонда (исторические и тематические справки, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния дел, акты приема-передачи дел, акты выделения документов и дел к уничтожению, акты об утратах и повреждениях документов)

Пост. Ст. 246

В государственные, муниципальные архивы передается при ликвидации организации

01-29

Описи дел постоянного хранения (утвержденные)

Пост.* Ст. 248а

Не утвержденные – ДМН

01-30

Описи дел по личному составу

Пост. Ст. 248б

На постоянное хранение в государственный, муниципальный архив передаются после ликвидации организации

01-31

Описи дел временного хранения

3 г. Ст. 248в

После уничтожения документов

01-32

Переписка с федеральными органами государственной власти, органами власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным направлениям деятельности

5 л. ЭПК Ст. 32

После уничтожения дел

1

2

3

4

5

01-33

Переписка с вышестоящей организацией по основным направлениям деятельности

5 л. ЭПК Ст. 33

01-34

Переписка с подведомственными организациями по основным направлениям деятельности

5 л. ЭПК Ст. 34

01-35

Переписка с другими организациями по основным направлениям деятельности

5 л. ЭПК Ст. 35

01-36

Переписка о нарушении правил пересылки документов

1 г. Ст. 205

01-37

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы) творческого характера, о серьезных недостатках, злоупотреблениях, коррупции и документы по их рассмотрению

Пост. Ст. 183а

01-38

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы) личного характера и документы по их рассмотрению

5 л. ЭПК Ст. 183б

В случае неоднократного обращения – 5 л. После последнего рассмотрения

01-39

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы) оперативного характера и документы по их рассмотрению

5 л. Ст. 183в

В случае неоднократного обращения – 5 л. После последнего рассмотрения

01-40

Списки, книги адресов и телефонов

1 г. Ст. 419

После замены новыми

01-41

Журнал (картотека, база данных) регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности

Пост.* Ст. 258а

Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата

01-42

Журнал (картотека) регистрации поступающих и отправляемых документов

(или: АБД «Регистрация и контроль». На МН)

5 л. Ст. 258г

01-43

Журнал (картотека) регистрации обращений граждан

5 л. Ст. 258е

01-44

Журнал (картотека) регистрации поступающих и отправляемых телеграмм, телексов, факсов

3 г. Ст. 72г

01-45

Журнал (книга, лист) учета посетителей

3 г. Ст. 359а

01-46

Лист (список, указатель) рассылки документов

2 г. Ст. 359б

1

2

3

4

5

01-47

Журнал учета выдачи и возврата бланков документов организации, бланков строгой отчетности

3 л. Ст. 359г

01-48

Книга (журнал) учета электронных носителей и их выдачи

5 л. Ст. 260а,б

01-49

Книга (журнал) учета выдачи архивных справок, копий документов, выписок из документов

5 л. Ст. 252

01-50

01-51

По срокам

Всего

В том числе:

хранения

переходящих

с отметкой ЭПК

1

2

3

4

постоянного

временного (свыше 10 лет)

временного (до 10 лет включительно)

Итого: