Тема 11. Приймання працівників на роботу Порядок прийняття на роботу

Порядок прийому на роботу – це чітка послідовність дій працівника та роботодавця, спрямована на виникнення між ними трудових правовідносин.

Так, зі сторони працівника вимагається подання достовірних документів, що посвідчують його особу, трудової книжки, у визначених випадках також документа про освіту, стан здоров’я та інших передбачених законодавством документів (ч. 2 ст. 24 Кодексу законів про працю – далі КЗпП). Разом з тим, роботодавцю забороняється вимагати відомості про партійну чи національну приналежність, походження, прописку та інші не передбачені законодавством відомості (ст. 25 КЗпП), що мають статус приватної інформації та можуть бути використані лише за згоди самої особи. На роботодавця ж покладається обов’язок оформити укладення трудового договору у формі видання наказу чи розпорядження про зарахування працівника на роботу (ч. 3 ст. 24 КЗпП). Недотримання цього тягне за собою не лише перехід особи в статус неофіційного працюючого, але несплату відповідних податків до бюджету та внесків до Пенсійного фонду і Фондів обов’язкового державного соціального страхування. В разі виявлення даних фактів на роботодавця будуть покладенні штрафні санкції, нагадування йому про що сприятиме офіційному оформленню трудових відносин із працівником. На вимогу працівника він також зобов’язаний укласти трудовий договір у письмовій формі у вигляді окремого документа (п. 4 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Згідно законодавства (ч. 4 ст. 24 КЗпП) трудовий договір вважається укладеним і тоді, коли працівник був фактично допущений до роботи, але наказ не було видано, що є значною гарантією для працівника від свавілля роботодавців, т. я. в разі звільнення дане положення не дасть йому уникнути виплати заробітної плати.

Під час прийому на роботу роботодавець зобов’язаний роз’яснити права і обов’язки працівника, повідомити про умови його праці, шкідливі та небезпечні виробничі фактори та наслідки їх впливу на організм людини, а також пільги, що надаються в зв’язку з цим, ознайомити з правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, визначити робоче місце, забезпечити необхідними для роботи засобами, проінструктувати з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони (ст. 29 КЗпП). Ще одним з обов’язків роботодавця, що виникає безпосередньо після укладення трудового договору є заведення трудової книжки на кожного працівника, в разі прийому його на перше робоче місце, або внесення відповідних записів до неї, в разі зміни попереднього місця роботи. Відповідно до спільного Наказу Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення № 58 від 29.07.1993 р. «Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників» трудові книжки заводяться на всіх хто працює понад 5 днів, незалежно від їх місця роботи. Заповнення вперше проводиться не пізніше тижневого строку з дня прийому на роботу [28, с. 485].

Однією з умов прийому на роботу є встановлення випробування для працівника (ч. 1 ст. 26 КЗпП). З даного приводу роботодавці дозволяють собі часті зловживання шляхом введення працівників в оману, що полягають в обіцянці укласти трудовий договір вже після спливу строку випробування в разі його проходження. Дана позиція є неправомірною, так як призначенню строку випробування повинен передувати наказ про прийому на роботу, а отже укладення трудового договору. Це зобов’язує роботодавця, незалежно від результатів випробування, проводити повний розрахунок з працівником, а також дотримуватись процедури звільнення у випадку, якщо працівник себе погано проявив. Також не слід забувати, що випробування не встановлюється для осіб, які не досягли 18 років, молодих робітників і спеціалістів після закінчення професійних навчально виховних закладів чи вузів, осіб, звільнених у запас з військової чи альтернативної служби, інвалідів, направлених на роботу, згідно рекомендацій МСЕК, при прийомі на роботу в іншу місцевість, при переведенні на інше підприємство, установу, організацію [27, с. 198].

Особливою гарантією забезпечення права громадян на працю є правовий захист від необґрунтованої відмови у прийомі на роботу (ст. 5-1, ч. 1 ст. 22 КЗпП). Необґрунтованою є відмова в разі наявності вакантної посади, відповідності працівника всім встановленим вимогам та неможливості роботодавця пояснити підставу відмови від укладення трудового договору.

В разі виявлення порушень згаданих вище норм законодавства з боку роботодавця при прийомі на роботу слід звертатись із письмовою заявою до органів прокуратури, які згідно ст. 121 Конституції України однією із своїх функцій мають нагляд за додержанням прав і свобод людини і громадянина, додержанням законів з цих питань органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, їх посадовими і службовими особами. Якщо ж з метою укладення трудового договору з боку роботодавця матиме місце факт натяку на необхідність його матеріальної винагороди за це, то одразу варто звертатись із заявою до прокуратури про вчинення злочину, передбаченого ст. 368 Кримінального кодексу України, - одержання хабара [5].

Основні завдання та напрями роботи відділу кадрів

Відділ кадрів традиційно являє собою самостійний структурний підрозділ підприємства, підлеглий керівникові підприємства, або його заступникові по кадровій роботі. Від виду й галузевої приналежності підприємства, кількості й структури кадрового потенціалу залежить структура й чисельний склад кадрової служби. Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо.

Кадрове діловодство ведеться у таких напрямах:

1. Облік особового складу установи та її підрозділів.

2. Підготовка звітів та необхідних довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього.

3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.

4. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.

5. Організація документообігу для забезпечення оперативного і чіткого виконання та проходження документів і доручень керівництва стосовно всіх напрямів роботи з кадрами, додержання загальних та специфічних для кадрової роботи правил складання та виконання документів.

6. Складання номенклатурних справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.

7. Підготовка документів з кадрів для передачі в архів на зберігання.

8. Механізація, автоматизація і комп’ютерна обробка даних з особового складу.

організація праці в кадрових службах передбачає вирішення ряду завдань, серед яких:

- чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;

- правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів;

- визначення критеріїв оцінки праці співробітників, їх навантаження;

- підвищення кваліфікації та культури праці персоналу кадрової служби;

- раціональна організація робочих місць, забезпечення персональними ЕОМ [36, с. 257].

Робоче місце кожного працівника кадрової служби має бути організоване таким чином, щоб розумові та фізичні зусилля спеціаліста спрямовувалися на виконання його функціональних обов’язків без будь-яких перешкод.

Робочі приміщення кадрової служби залежно від характеру робіт, як правило, поділяють на такі зони:

1. управління (робочі приміщення заступника керівника установи з роботи з кадрами, начальника відділу кадрів, начальника відділу підготовки кадрів тощо);

2. робота з відвідувачами (об’єднує зону робочого місця інспектора (референта) з кадрів і зону відвідувача, обладнану необхідним набором меблів);

3. роботи з документами (тут знаходяться робочі місця більшості співробітників кадрової служби, обладнані всім необхідним для одержання інформації, її обробки, зберігання та видачі документів та матеріалів);

4. очікування (тут відвідувачі чекають прийому і одночасно можуть отримати первинну інформацію про підприємство, в разі необхідності заповнити формуляри кадрових документів);

5. зберігання документів (тут зберігаються картотеки, особові справи та трудові книжки працівників, звіти про стан роботи з кадрами тощо)

Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

Основні завдання відділу кадрів проводить:

2.1. Забезпечення підрозділів згідно з штатним розписом необхідною кількістю працівників відповідної кваліфікації.

2.2. Оформлення прийому, переведення, переміщень і звільнення працівників, облік відпусток працівників і здійснення контролю за їх наданням.

2.3. Організація обліку особового складу підрозділів і звітності по кадрах, облік військовозобов'язаних і оформлення їх на спецоблік.

2.4. Виконання роботи по плануванню і організації різних форм навчання працівників, облік спеціалістів, які завершили навчання.

2.5. Забезпечення діяльності працівників, які виконують кадрову роботу в представництвах, надання їм методичної допомоги [37, с. 347].