17. Изменение структуры аппарата управления фирмы

В последние годы проводится большая работа по созданию и развитию различных коммерческих и производственных фирм, в том числе по удешевлению аппарата управления, внедрению автоматизированных систем управления фирмами, отделениями и дочерними компаниями с применением экономико-математических методов на базе вычислительной техники.

Организация управленческого труда включает в себя широкий круг вопросов. Это в первую очередь наем, оценка, подбор и расстановка работников, современная технология выполнения работ, совершенствование документооборота, организация рабочих мест и др. Вместе с тем зарубежный опыт показывает, что наибольшая эффективность от внедрения научной организации управленческого труда может быть достигнута за счет создания прогрессивных организационных структур управления фирмами и ее отделениями. Необходимо иметь такую организационную структуру аппарата управления фирмой, которая ставила бы руководителя в условия, когда он был бы заинтересован принимать современные и оптимальные решения, а также знал, как это сделать.

Известно, что научно обоснованное решение этой задачи заключается в определении рациональной структуры аппарата управления фирмой, в четком разграничении должностных обязанностей работников внутри структурных подразделений и обеспечении эффективного взаимодействия их в процессе работы. В этой связи существенное значение имеет определение степени влияния производственных факторов и информационной системы фирмы на образование ее структурных подразделений.

При проектировании организационных структур аппарата управления следует проводить укрупненный расчет экономической эффективности, который должен уточняться на всех этапах работы по организации управленческого труда. При разработке методов и критериев оценки необходимо исходить из того, что эффект от любого мероприятия по совершенствованию организации управленческого труда должен прямо или косвенно выражаться в снижении себестоимости выпускаемой продукции, улучшении использования производственных фондов и увеличении объема производства, что в свою очередь должно привести к увеличению прибыли фирмы и повышению рентабельности производства.

Известен уже ряд мероприятий, которые оказывают существенное влияние на повышение эффективности управленческого труда, снижают трудоемкость работ в аппарате управления, улучшают условия труда. К ним относятся: внедрение прогрессивной структуры аппарата управления и нормативов численности работников, совершенствование документооборота, рационализация методов и приемов труда и т.д.

В связи с этим в деловой игре значительное внимание должно уделяться факторам, влияющим на организационную структуру аппарата управления фирмы.

Аппарат управления фирмой в современных условиях должен удовлетворять ряду основных требований, он должен:

• во-первых, быть экономичным, т.е. выполнять возложенные на него функции с минимально возможными затратами труда и материалов;

• во-вторых, работать оперативно, т.е. своевременно выполнять возложенные на него функции;

• в-третьих, работать надежно, т.е. достоверно отображать фактическое состояние производства и принимаемые решения;

• в-четвертых, работать оптимально, т.е. находить наилучшие решения технических, экономических, организационных, социальных и других вопросов путем многовариантных расчетов и выбора наивыгоднейшего варианта.

Задача совершенствования структуры аппарата управления может быть решена в два связанных между собой этапа. Первый этап заключается в научно обоснованном разделении работников фирмы по функциям управления, что будет содействовать определению рациональной структуры аппарата управления фирмой. Второй этап состоит в четком разграничении должностных обязанностей работников внутри структурных подразделений аппарата управления.

Основными признаками разделения труда выступают:

• функции управления (линейное руководство, подготовка производства и др.);

• виды деятельности (проектирование, руководство, подготовка информации);

• сложность и ответственность выполняемых работ.

В соответствии с первым признаком должно быть обеспечено разделение труда работников по функциям управления.

Функции управления (линейное руководство, технологическая подготовка производства, финансовая деятельность, маркетинг и др.) определяют профиль подразделений и состав работников. Для четкой и слаженной работы требуется правильная расстановка работников по структурным подразделениям и функциональным службам.

Разделение труда по видам деятельности выражается в том, что сотрудники (руководящий состав, работники, занятые обслуживанием и подготовкой информации, и др.) группируются по характеру работы или содержанию процесса труда. К первой относятся: маркетологи, финансисты и др.; ко второй группе - руководители фирмы, их заместители, главные специалисты, начальники служб, департаментов и др.; в третью группу входят экономисты, бухгалтеры, делопроизводители и т.д. На основе этих признаков процессы труда и отдельные операции закрепляются за определенными категориями работников (руководители), специальностями (финансисты, маркетологи и т.п.) и должностями (главные специалисты, специалисты, старшие экономисты и т.д.).

При построении структуры аппарата управления фирмы необходимо закреплять за каждым структурным подразделением и исполнителем ограниченное по однородности количество видов работ. Это экономит труд, повышает качество работ, накапливает конкретный практический опыт. В то же время круг обязанностей должен быть достаточно широк, чтобы максимально использовать квалификацию работников.