Класіфікацыя дакументаў

1. Асабістыя дакументы.

2. Распарадчыя дакументы.

3. Арганізацыйныя дакументы.

4. Інфармацыйна-даведачныя дакументы.

Да асабістых дакументаў адносяцца заява, аўтабіяграфія, даверанасць, распіска.

Калі афіцыйна звяртаюцца да службовай асобы, ва ўстанову, грамадскую арганізацыю, пішуць заяву. Зверху справа ў заяве пішацца пасада службовай асобы, яе прозвішча, імя, імя па бацьку, порозвішча, імя, імя па бацьку таго, хто падае заяву. Калі неабходна, пішацца яго пасада і адрас. Праз адзін-два радкі пасярэдзіне ліста пішуць слова заява з маленькай літары. З чырвонага радка пачынаецца тэкст заявы. Калі да заявы дадаюцца дакументы, іх пералічваюць у канцы асноўнага тэксту. На заяве ўнізе злева ставяць дату, а справа — подпіс.

У аўтабіяграфіі коратка расказваюць пра свой жыццёвы шлях, таму гэта папера пішацца ад 1-ай асобы. У пачатку тэксту трэба назваць сваё прозвішча, імя, імя па бацьку, час і месца нараджэння, сказаць пра заняткі бацькоў. Пасля гэтага коратка гавораць пра асноўныя жыццёвыя падзеі. У канцы тэксту ставяць дату і подпіс.

Даверанасць можа выдавацца ўстановай або службовай ці прыват-най асобай. У даверанасці называюцца: 1) установа, якая давярае, або прозвішча, імя, імя па бацьку таго, хто давярае; 2) пасада, прозвішча, імя, імя па бацьку таго, каму давяраюць; 3) што і адкуль неабходна атрымаць; 4) дата і подпіс. Унізе даверанасці, выдадзенай установай, падпісваецца кіраўнік і ставіць пячатку. Калі даверанасць дае прыватная асоба, яе подпіс завяраецца па месцу вучобы ці працы.

Арганізацыйна-распарадчая

дакументацыя

Арганізацыйна-распарадчая дакументацыя выдзяляецца з адзінай па сваёй інфармацыйнай прыродзе дакументацыі ў залежнасці ад функцыі дзяржаўнага кіравання, установы, якая абслугоўвае справаводства.

Распарадчая дакументацыя

1. Пастанаўленне вызначана як «прававы акт, які прымаецца вышэйшымі органамі кіравання ў мэтах вырашэння найбольш важных задач, якія стаяць перад дадзенымі органамі, і ўсталявання стабільных нормаў правілаў паводзінаў».

2. Рашэнне як распарадчы дакумент з’яўляецца прававым актам, які прымаецца калегіяльным органам (калегія міністэрстваў, навуковых саветаў і г.д.).

3. Распараджэнне — акт кіравання дзяржаўнага органа, які мае ўладны характар і абавязковую сілу для грамадзян і ўстаноў, якім распараджэнне адрасавана (Савет Міністраў, калегійныя органы дзяржаўнага кіравання, адміністрацыя прадпрыемстваў і ўстаноў).

4. Загад — акт, выдадзены кіраўнікамі міністэрстваў, выканкамаў, кіраўнікамі ўстаноў і прадпрыемстваў. Загад выдаецца для вырашэння асноўных аператыўных задач, якія стаяць перад дадзеным органам. Па юрыдычнай прыродзе загад можа быць нарматыўным актаў кіравання, якія змяшчае нормы права, рэгулюе пэўныя сферы грамадскіх зносін, і актам прымянення нормаў права (напрыклад, а назначэнні на пасаду).

Загад з’яўляецца самым распаўсюджаным відам распарадчага дакумента. Ен выдаецца па пытаннях стварэння, ліквідавання, рэарганізацыі ўстановы, інструкцый, правілаў і іншых дакументаў, якія патрабуюць зацвярджэння, па ўсіх пытаннях ўнутранага жыцця ўстановы, а таксама па кадравых пытаннях прыёма, перамяшчэння, звальнення супрацоўнікаў. Пры дапамозе загада кіраўнік ставіць асноўныя задачы перад супрацоўнікамі, указвае шляхі вырашэння прынцыповых пытанняў. Загад абавязковы для усіх супрацоўнікаў дадзенай установы ці галіны.

Падрыхтоўка асноўных відаў распарадчых дакументаў у асноўным аналагічная. Яна ўяўляе сабой дастаткова складаны працэс, які мае адрозненні ў канчатковай стадыі афармлення дакументаў. Можна выдзеліць наступныя стадыі падрыхтоўкі дакумента:

вывучэнне сутнасці пытання;

падрыхтоўка праэкта дакумента;

абмеркаванне дакумента;

падпісанне.

Для пастанаўлення і рашэння дадаюцца стадыі абмеркавання і прыняцця гэтых дакументаў на паседжанне калегійнага органа.

Падрыхтоўка распарадчага дакумента можа быць даручана аднаму ці некалькім структурным падраздзяленням альбо службовым асобам. Пры распрацоўцы праэктаў складаных і вялікіх распарадчых дакументаў могуць стварацца працоўныя групы (камісіі), прыцягвацца навукоўцы ці кваліфікаваныя спецыялісты з ліку практычных супрацоўнікаў. Галоўная ўмова, якая забяспечвае якасць дакумента, — дастатковая кампетэнтнасць асоб, якія яго рыхтуюць. Чым вышэйшы ўзровень дакумента, тым вышэйшыя патрабаванні, якія прад’яўляюцца да яго складальнікаў (прафесіяналізм, глыбіня ведаў пытання, агульны культурны узровень, уменне перадаваць думкі).

Тэкст распарадчага дакумента часцей за ўсе складаецца з дзвюх ўзаемазвязаных частак — канстатуючай і распарадчай. Канстатуючая частка з’яўляецца ўводзінамі ў сутнасць разглядаемага пытання, прызвана растлумачыць, чым выкліканы распараджэнні. У ёй могуць быць пералічаны факты, дана ацэнка. Нярэдка ў гэтай частцы даецца пераказ акта вышэйшага органа, у выкананне якога выдаецца дадзены распарадчы дакумент. У гэтым выпадку вызначаюцца від акта, яго аўтар, поўная назва, нумар і дата, г.зн. прыводзяцца яго пошуковыя даныя. Канстатуючая частка неабавязковая, яна можа і адсутнічаць, калі няма неабходнасці даваць тлумачэнні.

Калі распарадчая частка ўключае розныя па характару дзеянні некалькіх выканаўцаў, яна дзеліцца на пункты, якія нумараюцца арабскімі лічбамі. У кожным пункце ўказваецца выканаўца — ў давальным склоне; дзеянне, якое прадпісваецца для выканання, — ў форме інфінітыва; тэрмін выканання — павінен быць рэальным, адпавядаць аб’ему працы па разглядаемых пытаннях.

Арганізацыйныя дакументы

Уставы — звод правілаў, якія рэгулюць дзейнасць устаноў, правы і абавязкі ў пэўнай сферы дзяржаўнага кіравання ці гаспадарчай дзейнасці. Тэкст iх разбiваецца структурна на падзелы: агульныя палажэннi(вызначаюць задачы, мэты установы); арганiзацыйныя адзiнства (структурныя падраздзеленнi, iх узаемасувязi); рэгламент дзейнасцi (формы кiравання, права, абавязкi службовых асоб); фiнансава-матэрыяльная база (устанауленне памерау асноуных i абаротных сродкау, крынiцы, парадак выкарыстання сродкау, кашноунасцей); парадак лiквiдацыi I адказнасць па справам установы. Структура: назва мiнiстэрства, назва установы, вiд дакумента, iндэкс, дата, месца выдання, грыф сцвярджэння.

Палажэнні — нарматыўныя акты, які вызначаюць парадак утварэння, структуру, функцыі, кампетэнцыю, абавязкі і арганізацыю работы органаў дзяржавы. У палажэнні абавязкова пішацца: назва ведамства, назва установы, назва структурнага падраздзелення, грыф сцвярджэння, назва вiда дакумента (палажэнне), дата, нумар, месца выдання, назва, тэкст, подпiсы, грыф сагласавання, вiзы.

Інструкцыі — прававыя акты, якія выдаюцца органамі дзяржаўнага кіравання з мэтай устанаўлення правілаў, якія рэгулююць арганізацыйныя пытанні, навукова-тэхнічныя, тэхналагічныя, фінансавыя і іншыя спцыяльныя бакі дзейнасці ўстаноў. Інструкцыі выдаюцца таксама для тлумачэння і вызначэння парадку прымянення заканадаўчых актаў і распарадчых дакументаў. Тэкст iх мае характар указання, рэкамендуюцца дакладныя формулiроукi з распарадчымi словамi (абавязан, мае права, не дапушаецца, забараняецца). Тэкст пiшацца ад iмя трэцяй асобы цi ў безасабовай форме. Структура: назва мiнiстэрства, ведамства, назва установы, якая выдае дакумент, назва структурнага падраздзялення, назва дакумента (Iнструкцыя), дата, нумар, месца выдання, Назва ў назоўным склоне, грыф сцвярджэння, тэкст, подпiс аўтара, грыф згоды — вiза.