7.3.5. Завдання 5. Формування типових бухгалтерські операції

Для більшості господарських операцій існує фіксований набір бухгалтерських проводок та визначений алгоритм розкладення вихідної суми операції на складові.

Наприклад, типова операція придбання сплачених матеріалів, при умові, що податок на додану вартість (ПДВ) включений в вартість (рис. 4).

Рахунок Дт	Субрахунок Дт	Рахунок Кт	Субрахунок Кт	Формула розкладання суми
010	Хх	060	Хх	С*100/(10+ПДВ)
019	Хх	060	Хх	С*ПДВ/(100+ПДВ)
060	Хх	051		= С

Рис. 4. Типова операція покупки сплачених товарно - матеріальних цінностей. С – сума по операції, ПДВ – ставка податку на додану вартість

Наприклад, типова операція покупки і оплати основних засобів, передачі їх в експлуатацію (рис. 5).

Рахунок Дт	Субрахунок Дт	Рахунок Кт	Субрахунок Кт	Формула розкладання суми
008	Хх	060	Хх	С*100/(10+ПДВ)
019	Хх	060	Хх	С*ПДВ/(100+ПДВ)
060	Хх	051		= С
001	Хх	008	Хх	= С*100/(ПДВ+100)

Рис.5. Типова операція покупки придбання основних засобів

С – вартість основних засобів, ПДВ – ставка податку на додану вартість, включений в вартість

Частіше повторювані господарські операції оголошуються типовими. Для зручності підготовки бухгалтерських проводок та автоматизації розрахунків сум по проводкам створюються шаблони типових операцій.

Типові операції готовляться на окремому листі - Типові операції. Необхідно забезпечити вибір рахунка субрахунка по дебету і кредиту проводки з плану рахунків; настройку значень параметрів типової операції.

Типова операція складається з двох типів:

• параметри операції (для кожного параметра виділений окремий рядок);

• типові проводки операції.

Рядок однієї типової операції послідовно нумеруються мають загальну назву, яка указується в полі Операція. Рядки параметрів містять назву і значення параметрів, значення параметрів указується в полі Сума, назву параметра – в полі Пояснення

Послідовність виконання

1. Відкрити файл БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ.XLS.

2. Надати ім'я новому листу - ТО.

3. Ввести імена стовпців (імена містять фіксоване число символів, використовуються для автоматичного формування імен інших стовпців):

• в ячейку А1 ввести ім'я стовпця: Д Дс (3 пробілу між літерами Д і Д);

• в ячейку В1 ввести ім’я стовпця: К Кс (3 пробілу між літерами К і К);

1. Створити поля з списками для вибору рахунка, субрахунку дебетової та кредитової части проводки:

• виділити стовпці А і В;

• виконати команду меню Данные - Проверка, вказати тип даних - Список, джерело – блок Вибір.

1. Ввести назву стовпців: Операція, № п/п, Дата, Сума, Пояснення, Дата, № Документа, Сума, Пояснення.

2. Задати формати комірок стовпців:

• виділити стовпчик F, тип даних - Дата, формат дати - 14.03.01;

• виділити стовпчик L, тип даних - Денежный.

1. Введення формул в комірки першого рядка таблиці для формування заголовків стовпців:

• формула виділення дебетового рахунка – комірка G1:

= ЛЕВСИМВ (А1;3);

• формула виділення дебетового субрахунка – комірка Н1:

= ПСТР (А1;5;2);

• формула виділення кредитового рахунка – комірка І 1:

= ЛЕВСИМВ (В1;3);

• формула виділення кредитового субрахунка – комірка J1:

= ПСТР (В1;5;2).

8. Ввести умову перевірки в комірці стовпця F для дати проводки:

• виділити стовпчик F;

• виконати команду меню Данные - Проверка, вказати тип даних – Дата, наприклад значення между 01.01.2007 и 01.01.2008.

1. Для строк параметрів типової операції заповнити:

• назва типової операції – в полі Операція (на Листі ДОВІДНИКИ у ячейку В1 вводимо назву блока Операція, заповнюємо ячейки колонки назвами типових операцій, після чого створюємо іменований блок Операція;

• перейти на лист ТО, виділити ячуйку D2 та виконати команду меню Данные - Проверка, указати тип даних - Список, Источник - блок комірок Операція (Источник: =Операція); скопіювати параметр до решти ячейок;

• порядковий номер параметра – в полі № п/п;

• довільний текст – в полі Пояснення.

1. Для рядків шаблонів бухгалтерських проводок заповнити:

• після вибору в стовпцях А и В кореспонденції рахунків автоматично заповнюються поля: Д, Дс, К, Кс;

• назва операції – в полі Операція (шляхом копіювання значення з попереднього запису типової операції чи з строки параметра типової операції);

• номери по порядку – в полі № п/п (режим автозаполнения);

• формула для обчислення суми проводки – в полі Сума (формула може містити посилання на параметри типової операції);

• коментар – в полі Пояснення.

ПРИМІТКА. Лист Типовые операції може містити кожне число типових операцій. Для нової типової операції необхідно забезпечити формули в комірках стовпців G –J, автозаповнення назви операції і номери рядка.

Строки типових операцій можна упорядкувати за допомогою команди меню Данные - Сортировка, ключі сортування: Операція и № п/п.

Підготовка бухгалтерських проводок на базі типових операцій

Для підготовки бухгалтерських проводок на базі типових операцій потрібно:

• Відфільтрувати записи списку типових сперацій за назвами операцій –команда меню Данные – Фильтр - Автофильтр, встановити фільтр по полю Операція;

• Заповнити вихідні дані шаблонів операцій і значення параметрів (дата, номер документа, пояснення);

• Виділити блок ячейок, які переносяться в ЖГО та скопіювати;

• Перейти на лист ЖГО, виконати команду меню Правка - Специальная вставка, вказати Значення;

Для зручності виконання спеціальної вставки (без виклику меню) можна створити макрос, який запускається за допомогою “гарячих” клавіш після встановлення курсору в місце Натиснути кнопку на листі ЖГО.

Послідовність дій для створення макросу

• Скопіювати підготовлені проводки на листі ТО в буфер обміну;

• Перейти на лист ЖГО;

• Виконати команду меню Сервис – Макрос - Начать запись;

• В діалоговому вікні Запис макросу ввести: ім’я макросу , сполучення клавіш для виклику макросу CTRL+Q (або будь які інші), вказати збереження макросу в даній робочій книзі, далі - ОК;

• На панелі інструментів Остановить запись натиснути кнопку относительная ссылка;

• Встановити курсор в місце вставки буферу обміну;

• На панелі інструментів Остановить запись натиснути кнопку Остановить запись.