Информационные ресурсыорганизации

Функционирование организации связано с потреблением финансовых,тех-нико-технологических,кадровых,интеллектуальныхиинформационныхре-сурсов.Длянормальногофункционирования требуетсяинформацияовнут-реннейивнешнейсредеорганизации(рис.8).Сбор,накопление,анализиис-пользованиетакойинформациипозволяетформироватьинформационныере-сурсы,потребляемыеорганизациейвпроцессебизнес-планирования,осу-ществлениявнешнеэкономической,маркетинговой,инвестиционнойиинойдеятельности.

В процессе формирования информационных ресурсов организациявыполня-ет следующиезадачи:

• выявление потребностей винформации;

• выявление параметров внешней среды, организация мониторингазначенийэтихпараметров;

• выявление ресурсов мирового рынка информации, которыеудовлетворяютпотребностямуправления;

• заключение контрактов с информационными агентствами навозможностьдоступа к их ресурсам, получение и изучение документации, освоениетехноло-

гий работы с ресурсамиагентств;

• организация поиска информации в выделенных ресурсах припоявленииконкретных требований к информации и при организации мониторингаотдель-ных параметров внешнейсреды;

• использование полученной информации при обоснованиипринимаемыхуправленческихрешений;

• анализ затрат на получение необходимойинформации.

10. .Как создаетсяинформационныйресурсиобеспечиваетсядоступкнему?

Информационное обеспечение управления и планирования накаждомуровнедолжновключатьадекватнуюназаданномотрезкевремениинформа-цию о внешней среде (макроуровень - правовая, технологическая, социальнаяидр., микроуровень - информация о рынках (сбыта, продаж, финансов,кадров),информацию о внутренней среде: производственно-экономическая: организа-ционная структура, используемые технологии, оборудование, материалы,кадрыит.д.,финансовая:системасчетовипроводоквобъемеполноценногоуправ-ленческого учета иконтроля.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить всетехниче-ские средства обработки цифровой и текстовой информации в единуювнутри-фирменную систему информации. Наиболее эффективной считаетсясистемаинформации, основанная на одновременном использованиивычислительнойтехники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.Ав-томатизированные системы быстрого поиска и выдачи информациисоздаютсядля хранения большого числа различных документов и облегченияпользованияими.

Организация за долгие годы работы накапливает много информации,абыстрый поиск становится возможным при эффективном размещении ихране-нии этой информации. Информационные базы данных включают веськомплексстатистических показателей, характеризующих хозяйственнуюдеятельностьфирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а такжефакти-ческийматериалотносительновсехфакторов,влияющихнасостояниеитен-денцииразвитияфирмы.Наборстатистическихпоказателейдлябазыданныхтщательно разрабатывается и уточняется и охватывает те показатели,которыенеобходимы для глубокого всестороннего экономического анализарезультатови перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базыдан-ных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а такжеобос-нованной увязки данных, их взаимной согласованности, возможностипроведе-ния сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Базыданныхнепрерывнообновляютсянаопределеннойсистематическойосновесучетомтребований управляющих - основных пользователей базойданных.

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранитсяинформацияо кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимальнопо-дробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выборин-формации делается с выводом на печатающее устройство компьютера, чтопоз-воляет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадроввнутрифирмы, набором и увольнением работников, повышением ихквалификации.

Пользование банками данных, введенными в персональныйкомпьютер,резко ускоряет процесс получения информации из круга источниковпервичнойинформации и обеспечивает возможность выбора правильного и точногомето-да исследований для решения современных научных и техническихпроблем.

Создание пакетов прикладных программ получила в современныхуслови-ях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься испециа-лизированные небольшие фирмы. Одни из них ориентированы наразработкупрограмм для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой,другие

• на разработку прикладного программного обеспечения для разных видовпер-сональных компьютеров. Разработкой программного обеспечениязанимаютсятакже специалисты государственных учреждений, университетов наосновеконкретных заказов иликонтрактов.

Комплексная автоматизированная обработка информациипредполагаетобъединениевединыйкомплексвсехтехническихсредствобработкиинфор-мации с использованием новейшей технологии, методологии и различныхпро-цедур по обработкеинформации.

Создание комплексной автоматизированной системы включаетпоследова-тельныеэтапы:

·автоматизация процессов сбора, хранения и выдачиданных;

·использование устройств для автоматизированной обработки текстовойин-формации и фотонаборныхустройств;

·интеграция обособленных процессов обработки информации в единуювнут-рифирменнуюсистему;

·объединение технических средств цифровой и текстовой информациипосред-ством электроннойпочты;

·использование всего комплекса технических средств обработкиинформации,переход к единой системе обработки всех видовинформации.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информацииприн-ципиальноотличныотЭВМ,используемыхдляобработкиданных.Этообу-словлено тем, что обработка текста, выраженного словами, предложениями,па-раграфами, не может осуществляться с помощью пакетов прикладныхпро-грамм. Составление и редактирование текста может производиться толькоче-ловеком, взаимодействующим с устройством обработки текстовойинформа-

ции.Компьютерыиспользуетсяимтолькокаксредстводляпечатииредакти-рованиятекста.

Внедрение персональных компьютеров винформационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение иразви-тие новых видов профессиональной деятельности, связанных собслуживаниемкомпьютеров, а именно программистов, операторов, систематизаторов,обра-ботчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этомнаблюдаетсяпостоянное снижение стоимости персональных компьютеров иповышениеуровня заработной платы обслуживающегоперсонала.

Об автоматизации деятельности по управлению персоналом вРоссииначали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно иактивноприменяются практически во всех структурах, то над автоматизациейтрудакадровыхработниковзадумывалисьмало,аспроснатакиесистемывпослед-нее время значительно вырос. Автоматизация деятельности поуправлениюперсоналомдает:

-оперативность контроля возможность получения непротиворечивых иполныхданных о структуре предприятия, позициях штатного расписания исотрудни-ках;

-жесткий контроль за деятельностью дочернихпредприятий;

-настраиваемую систему разработки отчетнойдокументации;

-переход на новые технологии и методыработы;

-улучшение условийтруда;

-и гибкостьуправления.

Комплексные системы управления персоналом могут использоватьсядляавтоматизации работы отдела кадров, планово-экономического ирасчетногоотделов, обучения персонала на любом предприятии. Что являетсяосновойуправленческой деятельности? В первую очередь - это делопроизводство,охва-тывающее процесс создания документов и организацию работы с ними. Отто-го, как организован документооборот на предприятии, зависитэффективностьработы предприятия в целом. На качество управления предприятиемвлияюттакие факторы, как оперативность и качество формирования документов,прие-ма-передачи информации, согласованность работысправочно-информационнойслужбы, четкая организация хранения, поиска и использованиядокументов.Таким образом, автоматизация документооборота необходимадля:

-формирования целостной картины происходящего напредприятии;

-слаженной работы всехподразделений;

-улучшения качества обслуживанияклиентов;

-эффективного использования людских, коммуникационных,инвестиционныхи других производственныхресурсов.

Для организации эффективного механизма управления регионом набазесовременных информационных технологий целесообразно повозможностипроектировать (разрабатывать) информатизацию и автоматизациюсистемыуправлениясверху-внизвотличиеотсложившейсятрадицииначинатьин-форматизацию отдельных ведомственно-ориентированных направлений,при-водящей к порождению несогласованных по номенклатуре и структуре однихитех же данных в разных информационныхподсистемах.

Автоматизированная система (АС) управления регионом должна соднойстороны, взаимодействовать с автоматизированными системамиуправлениярайонов,сАСпредприятийиобъединений.Сдругойстороны,онадолжнавперспективе стать составной частью интегрированнойтелекоммуникационнойсистемы РоссийскойФедерации.

Все указанные АС должны иметь возможность информационногообменаи согласования данных справочного характера с ведомственнымиинформаци-онно - аналитическими системами ведения регистров и кадастров: например,порегистрацииюридическихлиц,повыдачелицензийнаразличныевидыдея-тельности, по регистрации физических лиц, ит.п.

Разработку системы управления инновационным развитием (СУИР)реги-она целесообразно рассматривать как идейно целостный проект, в основукото-рого должна быть положена информационно - аналитическая поддержкаконту-ра многоуровневого управления, включающегоэтапы:

• формирование генеральногоплана,

• формирование процессов исполнения генеральногоплана,

• учет и оценка состояния исполнения генеральногоплана,

• координации управляющих воздействий, связанных как скоррекциейпроцессов реализации планов, так и с возможной коррекциейсистемыглобальных целейдеятельности.

Разработка СУИР предполагает сочетание современных технологийпо-строенияинформационныхсистемсразвитойаналитическойчастьюнабаземоделей крупномасштабных многоресурсных систем, механизмовцелевогопланирования и комплексного (многокритериального) оценивания. Этообеспе-чит повышение качества управления и планирования как на оперативном, такина стратегическом уровнях (управление не только функционированием, ноиразвитием).

При выборе и внедрении системы необходимо решить технические,адми-нистративные и организационные задачи. Информационная система естьплодсовместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешнойреализа-циипроекта:

• необходимо провести обследование и проектирование будущейсистемы.Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации имодельбудущейсистемы;

• разработчик должен произвести настройку системы. При внедрениитре-буется этап тестирования, с целью выявления потенциальныхошибок;

• внедрение разбивается на две крупные части: подготовкаадминистрато-ров из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем вот-делах иподразделениях.

Российские разработки при достаточно низких ценах иудовлетворитель-ной функциональности обладают ограниченными возможностями поконсуль-тированиюзаказчикаиориентированынабухгалтерскиеслужбы,аненаме-неджмент. Слабая проработка контрольных и управляющих функцийявляетсяахиллесовой пятой практически всех российскихсистем.

При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнеспри-ложений должны применяться непротиворечивые, согласующиесятехнологии.И, наконец, соблюдение единой технологии эксплуатации и обслуживанияси-стемы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общихтехни-ческих требований для любой информационнойсистемы:

• быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы(еди-ницы секунд) при вводе, поиске и обработкеинформации;

• надежная защита от несанкционированного доступа к данным иреги-страция действийперсонала;

• удобный пользовательский интерфейс рабочихмест;

• возможность масштабирования и развитиясистемы;

• интеграция с модулями, используемыми в системе передачиданных;

• возможность проведения конвертации данных из использовавшихсявпрошлом приложений в новуюсистему;

• высокая надежностьработы.

Система должна поддерживать такую схему взаимодействия междумоду-лями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бытребова-ниям и техническим возможностям пользователя. Важнейшимипараметрамиинформационной системы являются надежность, масштабируемость,безопас-ность, поэтому при создании таких систем используется архитектураклиент-сервер. Эта архитектура позволяет распределить работу между клиентскойисерверной частями системы, предусматривает развитие и совершенствованиевсоответствии с особенностями решаемых задач. В последние годынаблюдаетсяустойчивая тенденция увеличения спроса на клиент-серверные приложения,ко-торые обладают в области учета и управления большими возможностями,чемфайл-серверные системы при обработке больших объемов данных,возможно-стью создания распределенных систем, а также достаточной интеграцией сдру-гимисистемами.