Ввод данных в таблицы
Для того, чтобы БД Факультет могла функционировать нормально, необходимо в каждую таблицу ввести необходимый минимум данных. На рис. 13 – 16 представлены данные для четырех таблиц БД (данные таблицы Учетная карта представлены на рис. 6).
ЗАДАНИЕ 6. Ввод данных в таблицы
Откройте таблицу Учетная карта в режиме Таблицы и продолжите набор данных согласно рис. 13. Обратите внимание, как работают маски в полях № бил и № гр. Для поля Форма опл. воспользуйтесь созданным в предыдущем ЗАДАНИИ 5 списком подстановки.
Откройте таблицу Ведомость в режиме таблицы.
В этом задании при заполнении поля ФИО таблицы Ведомость (а также и других таблиц) используйте прием копирования данных через буфер обмена. Этот способ не очень удобен, но на данном уровне знакомства с Access пока что является единственно доступным для ускорения ввода данных. Познакомившись с приемами связывания таблиц, создания запросов и форм, можно будет использовать более эффективные способы заполнения таблиц.
Итак, чтобы ускорить ввод данных и соблюсти однозначное соответствие записей в ключевом поле, перенесем данные в поле ФИО из таблицы Учетная карта, используя буфер обмена. Для этого выполните следующие действия.
Откройте таблицу Учетная карта и в опции Окно выберите расположение Слева направо.
Выделите столбец ФИО, щелкнув по названию поля. Выполните команду Правка>Копировать.
Перейдите к полю ФИО таблицы Ведомость. Выполните команду Правка>Добавить из буфера. На эти действия Access выдаст предупреждение (рис. 17).
Рис.13. Таблица Ведомость открыта в режиме Таблицы для ввода записей
Рис.14. Таблица Преподаватели открыта в режиме Таблицы для ввода записей
Подтвердите вставку записей. В результате таблица Ведомость будет иметь столько же записей, что и Учетная карта.
Перейдите в режим конструктора и проставьте в полях, где должны быть введены результаты зачетов (1_р, 2_р, 3_р) Значение по умолчанию "з".
Рис.15. Таблица Группы открыта в режиме Таблицы для ввода записей
Рис.16. Таблица Кафедры открыта в режиме Таблицы для ввода записей
Рис. 17. Предупреждение Access о попытке вставить записи
Перейдите в режим таблицы и, сравнивая таблицу с рис. 13, исправьте те записи, где стоит "н".
Введите остальные оценки. Закройте таблицы Учетная карта и Ведомость.
Откройте таблицу Преподаватели в режиме Таблицы и введите в нее данные согласно рис. 14. Обратите внимание, как работает маска в поле Кафедра. Воспользуйтесь списком подстановок для ввода должности преподавателя.
Откройте таблицу Группы в режиме Таблицы. Заполните ее согласно рис. 15. Можете воспользоваться буфером обмена для ввода фамилий кураторов и старост, копируя в него соответствующие фамилии из таблиц Учетная карта, Преподаватели.
Откройте таблицу Кафедры в режиме Таблицы. Заполните ее согласно рис. 16. Обратите внимание, как работает маска в поле Кафедра. Фамилии в поле Зав.каф. можно копировать из таблицы Преподаватели.
Закройте все таблицы. Обратите внимание, потребует ли программа от вас процедуры сохранения ? Почему?
Итак, на данном этапе создания базы данных вы обеспечили контроль и форматирование данных на этапе ввода, создали списки подстановок, научились работать сразу с несколькими таблицами, видоизменяя их расположение в окне. Кроме того, вы заполнили таблицы базы данных значениями, относящимися к студентам II и III курсов. Ввод значений для студентов I курса будем осуществлять позднее, используя более эффективные методы работы с программой Access.