Контрольные вопросы
Для чего служат запросы на выборку?
Почему запросы не занимают в базе данных много места?
Перечислите все способы включения полей таблицы в бланк запроса.
Какие виды запросов были использованы при конструировании БД Факультет?
Как с помощью запроса провести сортировку записей по какому-либо полю?
Для чего в запрос вставляют ссылки на таблицы?
Как включают в запрос условия отбора?
Для чего служит оператор Like?
Какие преимущества дает запрос с параметром?
Что такое выражения и функции?
Как строится выражение в Access?
Какие действия допустимы с полями текстового типа? логического типа?
Как работает функция управления IIf?
Какие операции допустимы в вычисляемых полях? Сохраняются ли значения таких полей в файле базы данных?
Для чего используется Построитель выражений?
Для чего предназначена операция группировки? В чем суть итогового запроса?
Какие итоговые функции вы знаете?
Оформление отчета
Отчет о лабораторной работе должен содержать:
Описание в тетради основных этапов проделанной работы, их логическую последовательность.
Ответы на контрольные вопросы.
Лабораторная работа № 3 «СОЗДАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМ И ОТЧЕТОВ»
Цель работы2
Данная лабораторная работа предназначена для приобретения начальных навыков работы по созданию форм и отчетов в реляционной базе данных, а именно:
а) построение автоформы и автоотчета,
б) знакомство с режимом Мастеров формы и отчета,
в) знакомство со структурой формы и отчета в режиме Конструктора,
г) изучение приемов работы со связанными записями, объектами OLE,
д) знакомство с приемами создания оболочек для баз данных.
Назначение формы
Такие объекты базы данных, как формы, предназначены в первую очередь для работы одновременно только с одной записью. Формы избавляют от неудобств, которые неизбежно возникают при работе с таблицами и запросами, имеющими большое количество полей. В режиме формы можно всё внимание уделить одной записи, не пользуясь прокруткой для поиска нужного поля в длинной чреде столбцов таблицы, а имея перед глазами всю информацию, например, по конкретному студенту или преподавателю. Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, с которых происходит ввод данных – анкет, заявлений, ведомостей и т.п.
Как и другие объекты Access, формы можно создавать вручную или автоматически, причем, несколькими способами. Если при изучении таблиц и запросов целесообразно было не пользоваться автоматическими средствами, то с формами дело обстоит несколько иначе. Они состоят из многочисленных элементов управления, и от того, насколько аккуратно эти элементы расположены на экране, зависит внешний вид формы. Автоматические средства позволяют создавать аккуратные формы и не задают пользователю лишних вопросов. Поэтому работу лучше начинать с них.
Использование автоформы
Автоформы – самый простой вид автоматических форм. Автоформа помещает в новую форму все без исключения поля исходной таблицы или запроса. Для нашей базы данных Факультет автоформу можно использовать для ввода новых записей. Допустим, необходимо в базу данных ввести данные об абитуриентах, успешно сдавших вступительные экзамены и зачисленных на I курс. Номера студенческих билетов начинаются с цифры 3‑01 и т.д. Создав автоформу, введите в таблицу несколько (пока не больше 1 – 2) новых записей с данными о студентах вашей группы, разделив их по вашему усмотрению на 2 группы. Для 2003/2004 учебного года это будут студенты групп А-3, Б-3.
ЗАДАНИЕ 16. Добавление в базу данных записи, используя автоформу
Открыть вкладку Формы в окне базы данных и щелкнуть на кнопке Создать – откроется окно Новая форма (рис. 39), в котором доступно несколько вариантов форм.
Рис. 39. Диалоговое окно Новая форма предлагает разные способы
создания формы
Из списка, предложенного в окне Новая Форма, выберите подходящий тип автоформы (например, форма «в столбец») и щелкните на нем.
Из раскрывающегося списка, расположенного в нижней части окна, выберите имя таблицы или запроса, для которых вы хотите создать форму, и щелкните на нем, а затем – щелкните на кнопке ОК. В данном случае выберите таблицу Учетная карта.
На экране появится выбранный вами вид формы, и, если в таблице уже имеются записи, в форме появятся данные. Используя клавиши прокрутки <PageUp>, <PageDown>, можно просматривать каждую запись.
Пролистайте все записи до конца, пока в форме не появится пустая (новая) запись. Или нажмите кнопку
в строке Запись
(внизу формы), чтобы сразу перейти к
новой записи. Введите в нее данные об
одном студенте.Для перехода к следующей записи щелкните на кнопке
в строке Запись.
Таким
образом введите еще одну-две записи.Сохраните форму с именем Учетная карта.
Перейдите в окно Таблицы, откройте таблицу Учетная карта и убедитесь, что в таблице появились новые записи.
Для того, чтобы ввести фамилии первокурсников в таблицу Ведомость, создайте запрос Новые студенты, в котором бы выводились фамилии этих студентов. Критерий отбора выберите самостоятельно: им может быть номер студенческого билета, начинающийся с цифры «3», или номер группы, заканчивающийся на «3». В случае первого выбора, можно порекомендовать поработать с функцией VAL(Nst), которая переведет символьное значение номера в числовое значение, тогда выбор можно будет реализовать сравнением с числом, например, для 2003/04 учебного года это 300.
Откройте запрос Новые студенты и таблицу Ведомость и выведите их на экран Слева направо. Затем, используя буфер обмена, введите фамилии новых студентов в таблицу Ведомость.
На основе таблицы Учетная карта создайте ленточную автоформу и оцените, какой вид формы удобнее для работы с данной таблицей.