Создание отчетов базы данных
Отчет в Access создается почти так же, как форма. Разница между этими двумя объектами базы данных состоит не в технологии их построения, а в их целевом назначении. Если с формой работают на экране, то отчет предназначен для печати и представляет ценность как материальная копия документа, полученного из базы данных.
Способы формирования отчета аналогичны способам построения форм: они могут быть созданы с помощью
автоотчета,
Мастера,
конструктора,
запросов.
Использование функций автоотчета
Автоотчет – самый простой инструментарий, с помощью которого можно начать знакомство с отчетами. Все, что он позволяет сделать – это указать таблицу или запрос, которые должны стать источником данных для создаваемого отчета, а также выбрать макет будущего автоотчета («в столбец» или «ленточный»). Возможность выбора полей не предусмотрена: в автоотчет помещаются все поля исходной таблицы или запроса.
ЗАДАНИЕ 21. Построение автоотчета для таблицы Учетная карта
В окне базы данных перейти на вкладку Отчеты. Нажать кнопку Создать на панели инструментов. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выбрать категорию Автоотчет в столбец, а из раскрывающегося списка в нижней части окна таблицу Учетная карта. После завершения выбора нажать клавишу OK.
На экране отобразится новый отчет в выбранном формате в режиме «Предварительный просмотр» (рис. 45).
Если Вас устраивает внешний вид нового объекта, выполните команду Файл>Сохранить.
Если внешний вид отчета не удовлетворяет пользователя, отчет можно доработать в режиме Конструктора, например, так же, как это было сделано с формой в ЗАДАНИИ 18.
Рис. 45. Фрагмент отчета Учетная карта в режиме предварительного
просмотра
Использование Мастера отчетов
Мастер создания отчетов – это более гибкий инструмент создания внешнего вида и стиля оформления отчета, позволяющий выбирать поля из разных источников. Мастер допускает группировку записей по некоторым логическим категориям. Он позволяет быстро создавать структуру отчета, которую потом можно доработать в режиме конструктора.
В качестве примера, создадим отчет ведомости групп на экзамен 1_э1 на основе запроса Общая ведомость.
ЗАДАНИЕ 22. Создание отчета Экзаменационная ведомость групп
В окне базы данных создайте новый отчет с помощью Мастера.
Выбор полей. В окне Новый отчет из раскрывающегося списка Таблицы и запросы выберите запрос Общая ведомость. Заполните область Доступные поля полями ФИО, Nst, Ngr, 1_e1, используя кнопку со значком или дважды щелкнув на имени поля.
Если потребуется включить поля из других таблиц, это можно будет сделать, выбрав из раскрывающегося списка другой источник данных, повторив все действия пункта 2.
Вид представления данных. В следующем окне, которое активизируется только в том случае, если включены поля из нескольких таблиц, для данного запроса Мастер позволяет сгруппировать информацию отчета на основе данных полей из любого источника, указанного в списке. В качестве подсказки справа отображается образец будущей страницы согласно схеме организации. Нажмите клавише Далее.
Группировка записей. В данном случае предложенная Мастером организация группировки по полю Ngr соответствует задаче построения ведомости группы (рис. 46 а).
Чтобы изменить предложенный Мастером вариант группировки, можно выбрать другие поля для группировки, используя уже известные приемы выбора полей. В данном случае этот этап можно пропустить.
Сортировка данных и вычисления. Следующее окно Мастера (Рис. 46 б) позволяет выбрать порядок сортировка для записей отчета, которые будут отображаться непосредственно в группах. Мастер позволяет выбрать до четырех полей сортировки. Чтобы задать поле, по которому будет производиться сортировка, выберите имя нужного поля – в данном случае ФИО – из раскрывающегося списка под номером 1. Справа от этого списка расположена кнопка, на которой указан порядок сортировки. Кнопка действует как переключатель: чтобы изменить принятый по умолчанию порядок сортировки по возрастанию на обратный, надо щелкнуть на данной кнопке.
Щелчок на кнопке Итоги, расположенной под полями сортировки, открывает диалоговое окно, в котором можно установить флажки для применения к числовым полям некоторых статистических функций. В данном случае желательно вывести средний бал (Avg) для поля 1_э1.
Макет отчета. Новое окно предлагает выбрать макет отчета с помощью группы переключателей. Слева расположена область предварительного просмотра, в которой можно ознакомиться с видом макета для разных переключателей. Кроме того, в текущем окне Мастера можно выбрать ориентацию нового отчета (книжная или альбомная). Нажав кнопку Далее, перейдите в следующее окно.
Стилевое оформление отчета. Список всех стилей представлен справа, выбрав любой из них, можно предварительно оценить стиль будущего отчета.
На заключительном этапе Мастер предлагает указать заголовок для отчета. Введите Экзаменационная ведомость. Нажав на кнопке Готово, можно открыть отчет в режиме предварительного просмотра (рис. 47).
а)
б)
Рис. 46. а) Если отчет строится на основе нескольких таблиц, данные можно группировать; б) Выбор порядка сортировки для записей
отчета внутри организованных групп
Рис. 47. Фрагмент отчета Экзаменационная ведомость в режиме предварительного просмотра