4.3. Методические указания по учёту расчётов с поставщиками

Производственные запасы материалов наполняются за счет их поставок предприятиями-поставщиками на основе договоров. В дого­воре предусмотрено следующее: наименование материалов, количест­во, цена, сроки поставки, порядок расчетов, способы транспорти­ровки, санкции за несоблюдение условий договора и т.п.

Предприятие-поставщик на отгруженную продукцию выписывает платежные требования и счета-фактуры, передает их банку для оплаты и пересылает почтой предприятию-покупателю. По мере оплаты банком покупателя этих документов бухгалтерия получает выписку из расчетного счета о списании денежных: средств в пользу поставщика.

Учет расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей и услуг организуется на основном расчётном пассивном счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет по отношению к балансу пассивный, сальдо по кредиту свидетельствует о суммах кредиторской задолженности предприятия перед поставщиками по неоплаченным счетам. Оборот по кредиту отражает увеличение кредиторской задолженности перед поставщиком при поступлении материалов, т.е, суммы, принятые к оплате по акцептованным платежным документам. Оборот по дебету отражает суммы оплат, списаний за отчетный месяц. Сальдо может быть дебетовое, оно отражает дебиторскую задолженность постав­щика перед предприятием в случае предоплаты, возникновения пре­тензий.

Получив платежное требование, бухгалтер по учету расчетов с поставщиками прикладывает к нему реестр приходных ордеров, выписанных по мере поступления груза на склад. В тече­ние отчетного месяца бухгалтерия (бухгалтер по учету расчетов с поставщиками) предприятия получает и накапливает платежные требования поставщиков (акцептованные отделом снабже­ния), принимает приходные накладные и приемные акты складов, получает выписки с расчетного счета. Накапливающиеся сведения в хронологическом порядке отражаются в реестре. Затем в конце месяца на основании этих документов составляется журнал-ордер №6.

В журнале-ордере №6 аналитический учет ведется в раз­резе каждого платежного документа, приходного документа или прием­ного акта. Кроме справочных данных (номер счета, регистрационный номер, наименование поставщика) в журнале-ордере №6 запи­сывается номер приходного документа, склада, стоимость поступивших материалов по учетным ценам предприятия и стоимость по платеж­ному документу поставщика с выделением в отдельную графу суммы налога на добавленную стоимость, указанного в расчетном докумен­те.

На основании полученных счетов-фактур бухгалтер по учету расчетов с поставщиками заполняет Книгу покупок и Журнал регистрации полученных счет- фактур.

Согласно выписке банка, бухгалтер по учету расчетов с по­ставщиками производит отметку об оплате каждого платежного документа.

4.4. Методические указания по учёту расчётов с подотчётными лицами

Подотчетным лицом называется работник организации, получивший денежные суммы (аванс) под отчет для предстоящих расхо­дов. Выдача денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером.

Расходование подотчетных сумм может быть осуществлено по следующим направлениям: командировочные расходы; хозяйствен­ные расходы; расходы, связанные с получением и отгрузкой про­дукции. Командировочные расходы занимают наибольший удельный вес в расчетах с подотчетными лицами, они состоят из проездных, суточных и квартирных расходов.

Проездные расходы - это стоимость проезда командированного лица к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Возмещаются расходы в размере стоимости проезда воздушным, же­лезнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего поль­зования (кроме такси), включая страховые платежи по государст­венному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. Проездной билет является основанием для оплаты стоимости проезда. Если билеты не могут быть представлены, оплата проезда производится по минимальной стоимости.

Суточные расходы возмещаются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке. Квартирные - это рас­ходы по найму жилья на основании предъявленных счетов гостиницы. Оплата суточных и квартирных расходов производится в соответст­вии с принятыми нормативами.

Подотчетное лицо обязано представить бухгалтерии предприятия в течение трех дней по возвращению из командировки авансовый отчет о расходе подотчетных сумм. К авансовому отчету прилага­ются оправдательные документы: командировочное удостоверение с отметками о месте и времени нахождения в командировке; проезд­ные билеты; квитанции гостиницы; письменный отчет о командировке

При хозяйственных расходах представляются также счета на покуп­ку товарно-материальных ценностей, квитанции, накладные, прочие документы. На них должны быть подписи лиц, принявших материалы на свою ответственность.

На лицевой стороне авансового отчета указывается остаток от предыдущего аванса, вновь полученная и израсходованная сумма. Если аванс превышает утвержденную сумму расходов, записывается остаток, который должен быть возвращен в кассу. Если аванс меньше расходов, определяется сумма перерасхода, подлежащая возмещению. На оборотной стороне авансового отчета указывается, на какие це­ли были израсходованы суммы. Каждая сумма расхода должна быть подтверждена документами. Отчет подписывается подотчетным лицом и сдается в бухгалтерию.

Бухгалтер по учету расчетов с подотчетными лицами проверяет авансовые отчеты с точки зрения обоснованности командировочных расходов и их размеров. В соответствии с условием настоящего задания авансовые отчеты передаются на подпись и проверку глав­ному бухгалтеру, а затем для утверждения суммы расходов - руково­дителю хозяйства. Авансовый отчет директора фирмы утверждает его заместитель.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведут на основном расчётном активном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета показывают сальдо начальное - задолженность подотчетного лица предприятию, суммы выданных авансов, то есть увеличение деби­торской задолженности подотчетного лица, сальдо конечное. По кредиту счета показывают списание долга с подотчетного лица, то есть уменьшение его дебиторской задолженности. При перерасхо­де подотчетных сумм, когда отражается кредиторская задолженность хозяйства, сальдо может быть кредитовым.

Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведут в журнале-ордере №7 на основании кассовых и авансовых отчетов. В зависимости от количества подотчетных лиц журнал-ордер №7 открывается на месяц, квартал, полугодие, год. Аналитический учет ведут позиционным способом по каждому подотчетному лицу. В одной строке записывают сальдо начальное - дебетовое или кредитовое, переходящее с прошлого месяца; выдан­ный аванс или возмещение перерасхода (дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»); суммы расхода на основании утвержденного авансового отчета, суммы воз­врата и удержания неиспользованных подотчетных сумм с одновременным отнесением их с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет соответствую­щих счетов; сальдо конечное - дебетовое или кредитовое. В послед­них графах журнала-ордера по каждому подотчетному лицу расшифро­вывают суммы командировочных расходов, в том числе суточные и переносят на оборотную сторону журнала-ордера. Эти данные исполь­зуют в целях контроля за соблюдением сметы административно-управ­ленческих расходов.

В конце месяца подсчитывают итоги, для синтетического учета используют итоговые суммы, отражающие корреспонденцию счетов по дебету и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В соответствии с условиями настоящего задания журнал-ордер №7 сверяют с журналом-ордером №1.

Кредитовый оборот по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» переносят в Главную книгу, а суммы его составляющие - в дебет соответствующих счетов. Ввиду условности настоящего задания допускается заполнение дебе­товой части Главной книги на основании дебетовых оборотов журна­ла-ордера № 7, в то время, как эти данные должны быть запи­саны на основании кредитовых оборотов других журналов-ордеров. При подсчете сальдо в Главной книге следует иметь в виду, что оно может быть развернутым, то есть одновременно по дебету и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Сальдо дебетовое означает наличие дебиторской задолженности подотчетного лица перед предприятием, сальдо кре­дитовое - кредиторскую задолженность предприятия перед подотчетными лицами. Развёрнутое сальдо по счёту 71 «Расчеты с подотчетными лицами» переносится в квартальный баланс. Сальдо дебетовое отражается во втором разделе актива баланса «Оборотные активы» по строкам «Дебиторская задолженность (платёжи которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчётной даты)» или «Дебиторская задолженность (платежи которой ожидаются более чем в течение 12 месяцев после отчётной даты). Кредитовое сальдо показывается в пятом разделе пассива «Краткосрочные обязательства» по строке «Прочие кредиторы».