1.5. Учет хранения товаров и отчетность товаро-материальных лиц.

Учет товаров на складе торгового предприятия ведет материально-ответственное лицо. Складской учет ведется в натуральных показателях по номенклатурным номерам товаров и тары. Порядок учета товара может быть различен в зависимости от способа хранения товаров. Возможны следующие способы хранения товаров:

• сортовой;

• партионный;

• партионно-сортовой.

Материальная ответственность наступает с момента оприходования товара на склад на основании приходных документов и длится до момента выбытия, передачи товаров по расходным документам. При любом способе хранения ответственные лица ведут учет товаров в натуральном измерении на основании соответствующих приходных и расходных документов, одновременно можно учитывать и в стоимостном измерении.

Материально-ответственные лица на основании приходных и расходных документов составляют товарные отчеты. В титульной части отчета записываются: наименование и номер организации; фамилия и инициалы материально-ответственного лица; порядковый номер и отчетный период. Отчеты нумеруются по порядку с начала года, а если материально-ответственное лицо начало работать в текущем году, то с момента его работы в данном предприятии.

Затем материально-ответственное лицо заполняет левую часть отчета. Вначале записывается остаток товаров, на начало отчетного периода. Этот остаток должен соответствовать остатку товаров на конец отчетного периода по предыдущему отчету либо по инвентаризационной описи, если отчет составляется сразу после инвентаризации. Записи в товарный отчет производят ежедневно на основании приходных и расходных документов. Вначале записывают документы по приходу товаров, а затем — по их расходу. Каждый документ записывается отдельной строкой отчета. При этом в отдельных графах указываются дата составления и номер документа, наименование организации, от которой поступили товарно-материальные ценности или, наоборот, кому возвращены товары. В графах «Товары» проставляется общая стоимость по документу поступивших или выбывших товаров.

После записи всех документов за отчетный период подсчитывают итоги по приходу и расходу и определяют остатки товаров на конец отчетного периода. Итоги сумм по приходу записывают на следующей строке после записи последнего документа, а по расходу и остаткам на конец отчетного периода — на предназначенных для этого строках. Остатки на конец отчетного периода определяют арифметически — к остатку товаров и тары на начало отчетного периода прибавляют общую сумму прихода и вычитают общую сумму расхода.

Материально-ответственные лица торговых организаций обязаны вести учет в натуральном выражении по наименованиям и их ценам.

В конце отчета материально-ответственное лицо указывает общее количество приходных и расходных документов и ставит свою подпись. Отчеты составляют в двух экземплярах под копирку. Первый экземпляр вместе с документами материально-ответственное лицо сдает в бухгалтерию, а второй, с распиской бухгалтера о проверке и принятии отчета с документами, — остается у материально-ответственного лица.

Поступившие в бухгалтерию отчеты должны проверяться в день их поступления и, как правило, в присутствии материально-ответственного лица. При этом проверяют правильность нумерации отчетов, наличие документов, указанных в отчете, их оформление и запись в отчет по приходу и расходу товаров и тары, арифметические подсчеты. Если обнаружатся документы с нарушением установленного порядка оформления или действующего законодательства по приемке и расходованию товарно-материальных ценностей, денежных средств, то бухгалтер не должен принимать таких документов к учету. Их необходимо возвратить и потребовать устранения имеющихся недостатков. Затем сверяют суммы остатков товаров и тары на начало отчетного периода по данным предыдущего отчета материально-ответственного лица и по данным учета в журнале и проверяют правильность выведения остатков на конец отчетного периода. Особенно необходима тщательная проверка полноты оприходования и списания товаров. С этой целью записи должны быть проверены по книге учета выданных доверенностей. Одновременно проверяется ведомость движения тары в натуральном выражении, помещенная на оборотной стороне товарно-денежного отчета.

Если при приемке обнаружены ошибки в отчете, то они немедленно исправляются и подписываются материально-ответственным лицом. О сделанных исправлениях при приемке отчета указывается на оборотной стороне отчета и подтверждается подписями бухгалтера и материально-ответственного лица. Проверенные отчеты утверждаются руководителем организации. После утверждения отчеты материально-ответственных лиц подвергаются бухгалтерской обработке, то есть подготовке записей по ним в учетные регистры. Порядок подготовки документов зависит от того, как ведется бухгалтерский учет в бухгалтерии: в книгах и журналах или на ПЭВМ. Если учет ведется в книгах и журналах на каждом первичном документе, исходя из содержания хозяйственной операции проставляются корреспондирующие счета, соответствующие субсчета, в необходимых случаях номера статей издержек обращения, финансовых результатов, суммы операций и т. д. Затем эти данные переносят в отчет для группировки сумм по корреспондирующим счетам. В верхней части отчета, где отражается приход товаров и тары, производится группировка сумм для записи в журнал по дебету счета 41 и кредиту разных счетов.

В некоторых случаях при обработке приходных документов могут возникнуть записи, не затрагивающие счет 41 «товары». Например, в случае выявления при приемке товара недостачи, включения в счет-фактуру поставщиком транспортных расходов и др. Кредитуется во всех этих случаях счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Для отражения этих записей в приходной части отчета используют последнюю графу, которую называют «Кредит счета 60 в дебет счетов».

В расходной части отчета производится группировка сумм по кредиту счета 41 «Товары», и дебету разных счетов. При этом суммы расхода делятся на две группы: включаемые в товарооборот и прочие записи по кредиту субсчета «Товары». Розничный товарооборот отражается в специальных графах: «Розничный товарооборот, кроме мелкого опта» и «Розничный оборот — мелкий опт». По каждому документу розничный товарооборот записывается соответственно в графе «Сумма», а рядом указывается корреспондирующий счет. Итоги по этим графам проставляются по корреспондирующим счетам. Общий итог товарооборота по отчету и правильность корреспонденции счетов подтверждаются подписью главного бухгалтера. Суммы, не имеющие отношения к розничному товарообороту, записываются в другие (свободные) графы по корреспондирующим счетам, которые приводятся внизу отчета.

Итоги сумм по корреспондирующим счетам в приходной и расходной части отчета должны быть равны итогам сумм прихода и расхода товаров и тары.