Аудит качества

1 Понятие «Аудит». Назначение, особенности аудита качества и аудита экологии. Виды аудита качества. Назначение, достоинства, недостатки и задачи внутреннего аудита.

«Аудит» - «слушание» (латынь)

Для анализа деятельности организации используют шесть видов аудита:

- финансовый;

- контроллинг (оперативная финансовая проверка организации);

- экологический;

- технологический;

- энергетический;

- аудит качества.

Существует несколько видов аудита качества:

1 Внутренний (первой стороной)

2 Внешний (второй стороной (потребитель) и третьей стороной (орган по сертификации)

Масштабы аудита могут быть различными. Он может охватывать всю организацию, ее отдельные подразделения или некоторые производственные участки.

Аудит (проверка) – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельства аудита и объективного их оценивания с целью установления степени соответствия согласованных критериям. (ГОСТ Р ИСО 19011-2003)

В сущности аудит это форма оценки соответствия СМК.

Термины и основные положения в области аудита приводятся в стандартах СТ ИСО 9000:2005 ГОСТ Р ИСО 9000:2008 «СМК. основные положения и словарь» Требования к аудиту СМК приводятся в стандартах СТ ИСО 9001:2008 ГОСТ Р ИСО 9001:2008 «СМК. Требования» Методические рекомендации для проведения аудита содержатся в стандартах СТ ИСО 19011:2002 ГОСТ Р ИСО 19011:2003

Аудит качества предназначен для оценки соответствия деятельности организации требованиям стандарта ИСО 9001. В результате аудита собираются доказательства соответствия СМК требованиям.

Сущность аудита заключается в проверке всех элементов СМК предприятия в соответствии с обязательными требованиями стандарта ИСО 9001 и собственной документацией предприятия.

Результаты различных видов аудита различны.

Для аудита первой стороны готовность к внешнему аудиту и улучшения деятельности.

Результатом второй стороной является заключение контрактов на поставку продукции потребителям.

Для аудита третьей стороной получения сертификата СМК или его продления.

Независимо от вида аудита получаемая информация является данными для анализа СМК со стороны руководства.

Цели аудита заключаются в обеспечении уверенности всех заинтересованных сторон в том что СМК соответствуют требованиям эффективно внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.

В настоящее время приветствуется создание интегрированных систем менеджмента.

Отраслевой стандарт качества

ИСО 9001 ИСО 14001 OHSAS 18001

ИСО 31000

Поэтому при проведении аудита проверяются многие виды деятельности одновременно и аудит качества получает название аудит систем менеджмента.

«+» внутреннего аудита:

1 Внутренние аудиторы знают особенности своей организации и ее «слабые места»

2 Сотрудники проверяемых подразделений относятся к внутренним аудиторам менее насторожено, чем к внешним.

3 Внутренние аудиторы знают в своей организации специфические каналы получения информации.

4 Внутренние аудиторы знают не формальных лидеров своей организации, чья информация может быть полезной при аудите.

5 В отчете об аудите может быть использована конфиденциальная информация.

6 При подготовке к внутреннему аудиту и его проведение нет недостатка во времени поэтому объект проверки можно изучить подробно.

7 Объекты аудита могут быть проанализированы более глубоко, чем при внешнем аудите (10…100)/1 не соответствия.

8 Внутренние аудиторы могут одновременно выступать и в роли аудиторов и в роли экспертов.

9 Затраты на внутренний аудит значительно меньше затрат на внешний аудит.

«-» внутреннего аудита:

1 Объективность результатов ниже чем при внешнем аудите.

2 Интенсивность работы внутренних аудиторов ниже чем у внешних аудиторов.

3 Выявление недостатков в деятельности подразделений своей организации внутренних аудитор воспринимает более болезненно.

4 Уровень квалификации аудиторов ниже, чем у внешних.

5 Результаты внутреннего аудита менее значительные чем результаты внешнего аудита.

6 Результаты внутреннего аудита невозможно использовать для сертификации или регистрации систем менеджмента.

7 Результаты внутренних аудитов недостаточно авторитетны для рекламы организации.

8 Затраты на внутренний аудит определяется менее точно, чем затраты на внешний аудит.

Задачи внутреннего аудита

Внутренний аудит направлен на решение следующих задач:

1 Подтверждение соответствия деятельности в рамках системы менеждмента установленным требованиям.

2 Подтверждение достижений целей в области качества (экологии)

3 Подтверждение выполнения законодательных нормативных и других требований с которыми организация согласилась.

4 Подтверждение устранений несоответствий и выполнение корректирующих действий.

5 Определение рисков связанных с соблюдением установленных требований в процессах системы менеджмента.

6 Оценка готовности системы менеджмента к сертификации или регистрации (продление срока действия)

7 Выявление возможности улучшения деятельности.

8 Оценка поставщиков организации.

9 Самооценка организации.

К задачам внешнего аудита не относится выявление несоответствий (это только следствие работы).

2 Содержание компетентности аудитора качества. Личные качества аудитора. Аудиторская группа: определение, состав и функции представителей аудиторской группы. Описание процесса взаимодействия участников аудиторской проверки

Компетентность аудитора включает в себя составляющие:

1. знания и умения (общие и специальные в области качества или экологии);

2. образование (не ниже среднего специального);

3. опыт работы (не менее 4 лет в организации);

4. обучение по аудиту (не менее 20 часов);

5. опыт работы аудитором (не менее 3-4 проверок);

6. поддержание компетентности (регулярное участие в аудиторской работе и повышение квалификации);

7. личные качества.

Знания и умения аудитора.

Общие знания включают в себя:

1. знания о системах менеджмента и справочных документах.

2. знания законодательных и нормативных актов относящихся к проверяемой деятельности.

3. знание структуры и культурных традиций организации.

Специальное знание и умение.

1. терминология систем менеджмента

2. принципы системы менеджмента и их реализация.

3. процессы системы менеджмента.

4. методы оценки деятельности в системах.

5. технические характеристики, продукции.

6. работа в аудиторской группе.

Общие знания распространяются на всех аудиторов. Специальное на ведущего аудитора.

Обязанности, ответственность и права аудитора.

Аудитор обязан:

1. выполнять установленные процедуры внутреннего аудита

2. применять методы и инструменты аудита

3. собирать информацию для оценки состояния процессов.

4. вести записи в ходе аудита.

5. подтверждать достоверность достаточность и пригодность собранных доказательств.

6. оценивать возможные последствия при не устранении найденного не соответствия.

7. контролировать выполнение корректирующих и предупреждающих действий.

8. проводить анализ причин найденных несоответствий.

9. разъяснять требования к документам системы менеджмента.

10. соблюдать этические нормы поведения.

Аудитор несет ответственность за:

1. Разъяснение требований проверки сотрудникам подразделений.

2. Объективность собранных свидетельств.

3. Сообщение результатов наблюдений ведущему аудитору.

4. поддержание в порядке и сохранность. Данных об аудите.

5. своевременное информирование ведущего аудитора о выявлении в ходе проверке несоответствий.

Аудитор имеет право:

1. знакомиться с необходимой для проверки документацией.

2. общаться с сотрудниками проверяемого подразделения для получения информации.

3. запланировать дополнительную информацию для целей проверки.

4. прекращать проверку в случаи противодействия сотрудников проверяемого подразделения поставив об этом в известность ведущего аудитора.

Ведущий аудитор кроме этого обязан:

1. разработать план аудиторской проверки.

2. организовать работу аудиторской группы.

3. представить группу руководителю проверяемого подразделения.

4. разъяснять цели и методы проверки сотрудниками проверяемого подразделения.

5. своевременно информировать руководителя проверяемого подразделения о выявленных в ходе проверки несоответствий.

6. документировать результаты проверки.

7. готовить заключение по результатам аудита.

8. информировать руководителя проверяемого подразделения о результатах аудиторской проверки.

9. готовить отчет об аудиторской проверке.

10. участвовать в разработке корректирующих действий.

11. контролировать выполнение корректирующих и предупреждающих действий.

12. информировать руководителя службы внутренних аудитов о конфликтах возникших в ходе проверки.

Ведущий аудитор несет ответственность:

1. обеспечение достоверности, заключение о результатах аудиторской проверки.

2. подготовку и выполнение всех этапов проверки.

3. взаимодействие с руководителем проверяемого подразделения.

4. своевременность представление отчета об аудите.

5. соблюдение графика аудита.

Ведущий аудитор имеет право:

1. распределять обязанности между участниками группы.

2. запрашивать документы необходимые для проверки

3. принимать окончательное решение по результатам аудита.

4. принимать решение по устранению конфликтов возникающих в ходе проверки.

5. получать от руководителя проверяемого подразделения информацию подтверждающего выполнение корректирующих действий.

Положительные личные качества аудитора: способность к анализу, способность к общению, способность слушать собеседника, способность к освоению нового материала, способность к объективному оцениванию, доброжелательность, сдержанность, наблюдательность, настойчивость, принципиальность, пунктуальность, самостоятельность, тактичность.

Отрицательные личные качества аудитора: самоуверенность, несдержанность, склонность к спорам, необщительный замкнутый характер, упрямство, непоследовательность, невнимательность, нерешимость, поспешность в выводах.

Аудиторская группа – аудиторы, проводившие конкретную аудиторскую проверку.

Количество аудиторов в группе составляет от 1 до 3 человек, из которых 1 назначается ведущим аудитором. В группу не должны включаться представители проверяемого подразделения.

Ведущий аудитор распределяет обязанности в группе и занимается ведением всей документации аудита.

В целях обучения в кандидаты в аудиторы в группу включаются стажеры. Для консультирования аудиторов в области технических вопросов в группу включают технических экспертов. В некоторых случаях в состав группы входят наблюдатели , которые не имеют полномочий внутренних аудитов.

Если на предприятии действует интегрированная СМК в группу включают аудиторов всех систем.

При определении аудиторской группы учитывают: 1) Цель, объем и критерий аудиторской проверки; 2) Характер аудита (раздельный, комплексный или совместный); 3) Продолжительность аудита; 4) Компетентность аудиторов; 5) Необходимость обеспечения независимости аудиторов от проверяемой деятельности и исключение конфликта с проверяемой стороной. Для этой цели в группе присутствует наблюдатель.

Взаимодействие участников аудиторской проверки:

3 Документация аудитора качества. Опросный лист, контрольный вопросник, журнал аудитора: назначение, особенность, правила заполнения. Различия между контрольным вопросником и опросным листом. Области использования записей в журнале аудитора.

1.Виды документов аудитора.

для быстрого проведения аудита аудитор предварительно готовит формы документов:

1.опросный лист

2. контрольный вопросник(или чек лист)

3.журнал аудитора

В отдельную категорию входит программа и план аудита, а так же отчет и дело об аудиторской проверке.

2. опросный лист

Опросный лист- это анкета содержащая перечень вопросов для руководителя проверяемого подразделения, ответы на которые используют для предварительной оценки объекта проверки.

Опросный лист предназначен для

1. Сокращение времени проверки

2. Вовлечение руководителя подразделения в проверку в качестве ее участника

3. Психологической подготовки подразделения к проверке

Форма опросного листа имеет вид:

Критерии проверки(нормативный документ)	Опросный лист №__ По проведению аудита(проверки) ____________(организации)
	Наименование процесса/подразделения
	Наименование проверяемого вида деятельности
	Код и наименование документа
№пункта документа	№вопроса	вопрос	ответ		Пометки аудитора
			да	нет
1
2
…
Руководитель проверяемого подразделения(процесса)
Ведущий аудитор	Обозначение проверяемого процесса
	Подпись аудитора___________ фио дата

Подписанный опросный лист выступает в качестве официального документа и должен быть сохранен. Руководитель дает положительный ответ на вопрос опросного листа если он может подтвердить его документом или визуально. Опросный лист направляется руководителю подразделения вместе с извещением о проведении проверки(за 1-2 месяца до проверки).

Правила составления опросного листа.

1.вопросы опросного листа строятся на основе документа с критериями аудита и должны охватывать наиболее важные части критериев.

2. вопросы должны быть сформулированы лаконично понятно и однозначно.

3.вопросы должны располагаться в правильной последовательности чтобы служить путеводителем для аудитора.

4.вопросы должны допускать однозначные да или нет

5.количество должно быть минимальным, но достаточным для анализа состояния дел подразделения.

Правила обработки опросного листа.

1 заполненный опросный лист изучается аудитором дл оценки полноты, правильности и достоверности ответа

2 если ответ вызывает сомнение, его рассматривают с ведущим аудитором и руководителем проверяемого подразделения.

Сомнения и не правильный ответ могут быть следствием:

-не правильного понимания руководителем сути вопроса,

-не соответствие ответа информации полученной по результатам прошлых аудитов,

3 сомнительные результат должны подвергаться дополнительной проверке.

Контрольный вопросник

Контрольный вопросник (чек-лист) – это заранее составленный систематический перечень вопросов ответы, на которые аудитор собирает в ходе проверки

Контрольный вопросник позволяет подготовиться аудитору к проверке и ускорить ее.

Примерная схема контрольного вопросника

Объект проверки	Проверяемое подразделение	Критерии проверки	Должность и ФИО собеседника	Пометки аудитора
Контрольные вопросы

Аудитор ______(подпись) \ФИО\ _____(дата)

В отличии от опросного листа на вопросы контрольного вопросника даются развернутые ответы. При этом нужно избегать общих не конкретных вопросов.

В случае проверки любого объекта вопросы контрольного вопросника должны охватывать моменты:

-описание последовательности выполняемых действий (этапы процесса),

-каким образом организована работа в рамках процесса (наличие инструкций),

-в какие сроки выполняется работа,

-каким образом оцениваются результаты работы, и по каким показателям,

-что является критерием несоответствия процесса или работы,

-за кем закрепляется ответственность на данном этапе работы,

-определены ли для данного этапа внутренние потребители и поставщики и как осуществляется с ними обратная связь.

Различия между контрольным вопросником и опросным листом. Реко­мендации по составлению контрольного вопросника.

Между контрольным вопросником и контрольным листом есть принципиальное отличие:

-контрольный вопросник дает возможность разъяснить собеседнику поставленный вопрос,

-ответы собеседника на вопросы вопросника можно уточнить, заданием дополнительных вопросов,

-слушая ответы собеседника аудитор может запросить их подтверждение (вопрос типа «покажите…»),

-аудитор может задавать один и от вопрос нескольким собеседникам для получения объективной информации,

-ответы на вопросы контрольного вопросника более пригодны для анализа (потому что развернуты).

Контрольный вопросник – это официальный документ аудита, его подписывает аудитор и при необходимости его собеседник.

При составлении контрольного вопросника учитывают рекомендации:

-особое значение имеет на начальном этапе аудита,

-использование не должно ограничивать действие при проверке,

-со временем вопросы необходимо пересматривать для оценки не проверенных мест,

Журнал аудитора

Журнал аудитора (дневник аудитора, записная книжка или проверочный лист) – это бланк в котором аудитор фиксирует факты и другую информацию, получаемую при проверке.

Журнал аудитора служит удобной формой сбора информации, записи в журнале используют для подготовки заключения по результатам аудита.

Примерная форма журнала аудитора

Код проверки
Объект проверки
Проверяемое подразделение
Место проведения проверки
Дата и время проверки
Аудитор, проводивший проверку
Темы проверки (разделы или пункты нормативного документа, несоответствия, выявленные в ходе прошлых проверок)
Записи о состоянии объекта проверки (факты и наблюдения аудитора)

Записи в журнале аудитора могут использоваться:

-в качестве свидетельств аудита,

-для подготовки справки о несоответствиях, обнаруженных в ходе проверки,

-для подготовки заключения по результатам аудита,

-для подготовки справок об устранении ранее выявленных несоответствий,

-для обмена положительным опытом между подразделениями.

4 Программа внутреннего аудита качества. Назначение и порядок разработки. Блок-схема процесса управления программой аудита и её характеристика. Виды схем планирования аудиторских проверок. Содержание и основные разделы плана аудиторской проверки.

Программа аудита составляется для того внутренний аудит проводился в запланированное время.

Программу разрабатывает руководитель службы качества или службы внутренних аудитов.

Если на предприятии действует несколько систем менеджмента, программа может быть единой или раздельной.

Программа аудита составляется на:

- год,

-на полгода

-произвольный срок.

Учитывая статус проверяемого процесса и результаты прошлых проверок.

Статус процесса можно охарактеризовать 4 способами:

1 процесс прошел аудит в отчетный период, соответствует требованиям и результативен,

2 процесс прошел аудит в отчетный период, соответствует требованиям, но не результативен,

3 процесс прошел аудит в отчетный период, но не соответствует требованиям,

4 процесс не проходил аудиторскую проверку в отчетный период.

Вместе со статусом учитывается важность процесса. Процессы (по результатам предыдущего аудита):

-критические,

-важные,

-второстепенные.

Служба внутреннего аудита отвечает за доведение программ аудита до подразделения, за координацию, корректировку программу, за подбор аудиторской группы и контроль ход аудита.

Изменения в программу аудита вносит руководитель службы внутренних аудитов, в случае:

-введение в действие новых документов системы менеджмента,

-поступление информации от потребителей или надзорных органов о несоответствии качества или экологии установленным требованиям,

-по результатам рекомендаций ведущих аудиторов.

После корректировки программу аудита утверждает директор по качеству. Вместе с утверждением программы утверждается график повышения квалификации и аттестации аудиторов.

Управление программой аудита выполняются по принципу Деминга

(PDСA):

Управление программой осуществляется с рекомендациями стандарта ИСО 19011:2002. Его положения показаны на рисунке.

Схемы планирования аудиторских проверок

Практикой проведения аудита предусмотрены 2 схемы проверки:

-горизонтальная,

-вертикальная.Горизонтальная, предусматривает последовательную проверку одинаковых объектов во всех подразделениях организации. Ее рационально использовать для проверки соответствия отдельного процесса требованиям системы менеджмента и оценке его результативности в различных подразделениях.

Вертикальная схема аудита, заключается в последовательной проверке всех объектов в одном подразделении, затем в другом, третьем и т.д. Ее используют для проверки соответствия подразделения требованиям системы менеджмента и эффективности его работы.

Горизонтальная схема более трудоемкая, но ее результаты важнее потому что она затрагивает связи между подразделениями.

На основании утвержденной программы аудита составляется календарный график аудита.

Объект проверки	Проверяемое подразделение	Место проведения проверки	Критерии проверки	Ведущий аудитор	Месяцы года
					1	2	3	4	5	…	12	Примечания
					х

Х - записывается планируемая дата проверки

На основе годовой программы аудита на каждый аудит ведущий аудитор составляет план (пример на рисунке).

УТВЕРЖДАЮ

____________

_______ФИО

«__»_______г.

ПЛАН АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ

Объект проверки: (вид деятельности)

Проверяемы подразделения: (перечисляются подразделения)

Сроки проведения проверки: с…по…

Критерии проверки: (СТО, ГОСТ Р, инструкции с указанием конкретного раздела или пункта)Цель проверки: (например, подтверждение соответствия процесса требованиям)

Список аудиторской группы:

Ведущий аудитор: ФИО

Аудитор: ФИО

Технический эксперт: ФИО

Дата представления отчета:

Список должностных лиц, которым предоставляется копии отчета: (указывают должности)

Подписи:

Ведущий аудитор: _______(ФИО) ______(подпись)_____(дата)

Аудитор: _______(ФИО) ______(подпись)_____(дата)

Технический эксперт: _______(ФИО) ______(подпись)_____(дата)

После разработки и утверждения плана аудита, ведущий аудитор должен официально и заранее уведомить о проверке руководителя проверяемого подразделения. Уведомление оформляется в форме служебной записки.

Все дополнительные сведения указываются в плане аудита.

Аудиторская проверка никогда не должна быть сюрпризом, ее внезапность может привести а большим убыткам и к созданию враждебного отношения к службе внутреннего аудита.

Предварительное уведомление о проверке дает несколько положительных результатов:

-возможность подготовки подразделения к проверке и следовательно улучшение его деятельности,

-невозможность оправданий несоответствий подразделений тем, что время проверки было выбрано не удачно, например, в периоды аварийной деятельности

-возможность выявления существенных недостатков в работе подразделений, которые невозможно исправить за время подготовки к проверке.