8 Свидетельства и наблюдения аудита, их определения и классификация. Требования к объективным свидетельствам аудита. Способы анализа наблюдений аудита.
Свидетельство аудита – запись, изложение фактов и др. информация, которая связана с критериями аудита и может быть проверена.
Свидетельство аудита может быть количественное и качественное.
Основными характеристиками являются его достаточность и достоверность. Достоверное – если не вызывает сомнений у аудиторов. Достаточность зависит от соответствия его целям аудита.
При сборе свидетельств аудита учитывают то, что: 1 Свидетельства составляют основу аудита и без доказательств не могут считаться достоверными. 2 Свидетельства могут считаться объективными если содержат информацию, основанную на фактах (результаты наблюдений или измерений). 3 Получая свидетельство от соблюдения процедур аудитор должен быть уверен, что процедуры будут соблюдаться до следующей проверки. 4 Достоверность свидетельства зависит от квалификации аудитора и определяют уровень риска составления ошибочного заключения по результатам аудита.
Объективными свидетельствами аудита являются факты, подтверждающие:
1 Идентичность действий нормам, установленным документации СМ. 2 Выполнение требований стандартов ИСО 9001 и 14001. 3 Наличие и выполнение мероприятий в области качества и экологии. 4 Оценивание результативности процессов. 5 Результативность корректирующих и предупреждающих действий. 6 Постоянное улучшение СМ и всей деятельности организации.
После сбора свидетельства аудита оцениваются. Результатами оценивания являются наблюдения аудита.
Сбор информации (факты)Свидетельство аудитаустановление свидетельствнаблюдение аудита.
Анализ наблюдений аудита: Наблюдение аудита это результат оценивания свидетельств аудита. Для анализа наблюдения аудита используют статистические методы (контрольные листки, диаграмма Парето и др.)
9 Обнаружение несоответствий. Определение несоответствия и формы его проявления. Степени значимости несоответствий. Особый статус отступлений и отклонений. Порядок документирования несоответствий.
Несоответствие – невыполнение установленных требований.
Аудитор должен идентифицировать каждое несоответствие и определить его значимость. По форме проявления несоответствие м.б. фактическим или потенциальным.
Фактическое д.б. доказано свидетельством конкретного невыполнения установленного требования.
Потенциальное – несоответствие, вероятность появления которого в будущем весьма вероятно.
По степени значимости несоответствия м.б значительными и незначительными.
Значимость несоответствия- это величина риска негативных последствий от данного несоответствия.
Значительным несоответствием считается несоответствия в системе менеджмента, которое с большой вероятностью может вызвать невыполнение требований к качеству продукции или экологии.
а) необоснованное отсутствие деятельности, предусмотренное требованиями стандарта ИСО серии 9000 или 14000
б) невыполнение любого обязательного требования стандарта ИСО 9001 или 14001
в) неоднократное (более 2х раз) несоблюдение документа системы менеджмента
г) нерезультативность процесса
Незначительными несоответствиями считаются отдельные несистематические упущения, недочеты в функционировании системы менеджмента, кот могут привести к невыполнению требований к качеству или экологии.
Например:
а) отсутствие объективных доказательств ознакомления сотрудников подразделения с документами системы менеджмента
б) отдельные нечеткие записи при регистрации данных
в) отсутствие актуализированных копий документированных процедур
г) регистрация данных с нарушением установленных норм
Если аудитор обнаружил несоответствие или сделал заключение он должен обсудить его с руководителем проверяемого подразделения. Это делается чтобы руководитель понял важность несоответствия. Если при обсуждении возникают противоположные мнения, то все они д.б. записаны.
К числу несоответствий не относят отклонения или отступления, разрешенное уполномоченными лицами.
Разрешение на отступление – это разрешение на отступление от исходных, установленных требований к продукции до ее производства. Это разрешение обычно ограничено количеством продукции или временем ее выпуска.
Разрешение на отклонение – разрешение на использование или выпуск продукции не соответствующей установленным требованиям. Обычно распространяется на поставщиков и устанавливается в договоре.
Каждый случай отступления или отклонения документируется и ограничивается по времени. Выход отступления или отклонения за временные рамки рассматривается как несоответствие.
Документирование несоответствия.
Выявленное аудитором и подтвержденная представителем проверяемого подразделения несоответствие или замечание документируется в форме протокола о несоответствии.
В протоколе д.б. отмечены:
Время и место выявления несоответствия (замечания)
Краткое содержание несоответствия
Значимость несоответствия
Ссылка на нарушенное требование с указанием документа где это требование записано
Необходимость корректирующих действий
Протокол несоответствий не должен содержать ни мнений аудитора, ни его рекомендации по устранению несоответствий, ни каких-либо категорических замечаний (за исключением протокола внутреннего аудита)
Для эмоционального воздействия на коллектив проверяемого подразделения аудитор одновременно с оформлением протокола может выписать красную карточку с надписью «значительное несоответствие». Эта карточка прикрепляется к политике организации в области качества. Эта карточка снимается аудитором после инспекционного контроля и устранения несоответствия. На карточке указывают содержание и срок выполнения корректирующих действий.
Вместе с документированием каждого несоответствия аудитор должен документировать и замечания (уведомление).
Замечание- это свидетельство аудита не носящая характер несоответствия и фиксированная с целью предотвращения возможности появления несоответствия в будущем.
Замечания аудитора носят характер предупреждения и имеют большую ценность как основание для проведения предупреждающих действий.
Примерная форма протокола несоответствия:
