Вправа 12. Фільтрування приховуванням вибраних елементів

Зараз ми приховаємо лише кілька елементів, залишивши основну частину на виду. Це може бути корисно, якщо потрібно бачити всі дані за винятком небагатьох рядків.

1. Угорі звіту, під написом Пляшки та підставки  (Bottles and Cages)зазначено, що загальна сума продажу за три роки становить 3102,65. Клацніть правою кнопкою миші рядок Автомобільна підставка (Road Bottle Cage).

2. Виберіть команду Фільтр, а потім команду Приховати виділені елементи. Рядок «Автомобільна підставка» зникне. Загальна сума за три роки тепер дорівнює 2311,53. Також змінилися суми за окремі роки.

3. Щоб очистити фільтр, клацніть правою кнопкою миші клітинку, наприклад, клітинку A7. Виберіть команду Фільтр, а потім команду Очистити фільтр із "Назва товару". Фільтр буде знято з поля «Назва товару», оскільки це поле містить назву товару «Автомобільна підставка».

Дані продажу автомобільних підставок відобразяться знову. Як можна помітити, загальна сума знову дорівнює 3102,65.

Порада.     Цифри років (2009, 2010 і 2011) на початку кожного стовпця вирівняно за лівим краєм клітинки, тоді як дані під ними вирівняно за правим краєм. За бажанням можна центрувати дані років або вирівняти їх за правим краєм клітинки, аналогічно до цифр продажу. Наприклад, щоб центрувати заголовки, виділіть клітинку B4 та перетягніть вказівник до клітинки D4. Клацніть вкладку Основне. У групі Вирівнювання натисніть кнопку По центру .

Вправа 13. Вставлення додаткового фільтра у зведену таблицю

У цій вправі ми додамо фільтр звіту. Він маж таку назву, оскільки фільтрує всі дані у звіті разом. Фільтр звіту можна використовувати для перегляду великих категорій даних, таких як обсяги продажу в усій країні або в регіоні, або продаж усієї лінійки товарів.

1. У списку полів зведеної таблиці клацніть поле Країна правою кнопкою миші.

2. Виберіть команду Додати до фільтра звіту.

Поле «Країна» з'явиться на початку звіту. Напис (Усі) праворуч від заголовка Країна означає, що відображаються дані для всіх країн. Іншими словами, дані ще не фільтровано.

Ми використаємо цей фільтр у наступній вправі.

Вправа 14. Фільтрування за значенням

У цій вправі ми відфільтруємо звіт за підсумками продажу, щоб дізнатися, які товари продавалися найгірше. Потім за допомогою фільтра звіту «Країна», підготованого в останній вправі, ми подивимося, як виглядають ці цифри в окремих країнах.

1. Клацніть стрілку біля напису Позначки рядків. Це тому, що ми збираємося фільтрувати назви товарів, щоб побачити всі продукти, сума продажу за якими не перевищує 25 000. Назви товарів відображаються в області звіту «Позначки рядків». Перевірте, чи вибрано у списку Виберіть поле пункт Назва товару.

2. Виберіть команду Фільтри значень, а потім команду Менше або дорівнює.

3. В останньому полі діалогового вікна Фільтр значень (Назва товару) введіть 25000, а потім натисніть кнопку ОК.

Тепер у звіті відображаються лише товари, для яких загальна сума продажу не перевищує 25 000.

4. За допомогою фільтра звіту «Країна» подивіться, як різняться дані в різних країнах. Угорі звіту клацніть стрілку біля напису (Усі) праворуч від Країна. Виберіть пункт Австралія та натисніть кнопку ОК. У цьому діапазону продажу Австралія має один гірський велосипед і калька дорожніх велосипедів.

Як можна помітити, у Списку полів зведеної таблиці з'явилася піктограма фільтра   біля поля Країна, що означає, що дані також фільтровано за країною. У самому звіті замість напису Усі з'явився напис(Австралія), а поруч із назвою країни з'явилася піктограма фільтра. Завдяки цьому легко дізнатися, які дані зараз відображаються.

Клацніть піктограму фільтра   праворуч від напису Австралія. Виберіть Франція та натисніть кнопку ОК. Тепер біля піктограми відображається Франція. Результати для Франції суттєво відрізняються. Товари з указаною сумою продажу присутні в усьому асортименті товарів Бюро пригод, від пляшок і підставок до жилетів.

5. Тепер повернемо відображення даних усіх країн. Клацніть піктограму фільтра   праворуч від напису Франція. Виберіть пункт (Усі), а потім натисніть кнопку ОК. У звіті буде відображено дані для всіх країн.

На відміну від інших фільтрів, які в разі очищення повністю зникають, фільтр «Країна» залишається доступним для нового використання. Цю зручну властивість має лише фільтр звіту. Щоб видалити фільтр звіту, потрібно зняти прапорець для даних цього фільтра у Списку полів зведеної таблиці. Одночасно можна використовувати кілька фільтрів звіту.

6. Щоб знову відобразити всі назви товарів, клацніть піктограму фільтра біля напису Позначки рядків. Переконайтеся, що поле Назва товару вибрано у списку Виберіть поле. Якщо ні, клацніть стрілку поруч зі списком Виберіть поле та виберіть пункт Назва товару.

Виберіть команду Очистити фільтр із "Назва товару". Установлений раніше фільтр значень буде видалено.