Створення зведеної таблиці
Діалогове вікно Створення зведеної таблиці.
Коли дані будуть готові, помістіть курсор у будь-яку клітинку даних. У результаті до звіту буде долучено всі клітинки аркуша. Також можна виділити дані, і тому звіт буде створено лише з них. Після цього на вкладці ставлення, у групі Таблиці натисніть кнопку Зведена таблиця та виберіть пункт Зведена таблиця. Відкриється діалогове вікно Створення зведеної таблиці.
Перемикач Виберіть таблицю або діапазон уже вибрано. У полі Таблиця/Діапазон показано діапазон виділених даних. Також вибрано перемикач новий аркуш як місце розташування звіту (можна вибрати варіант Наявний аркуш, якщо для звіту не потрібно створювати новий аркуш).
Основні елементи звіту зведеної таблиці
Область
розмітки для звіту зведеної таблиці.
Список
полів зведеної таблиці.
Ось що ви побачите на новому аркуші після закриття діалогового вікна Створення зведеної таблиці.
З одного боку міститься область розмітки, готова до розташування звіту зведеної таблиці, а з іншого боку — Список полів зведеної таблиці. У цьому списку відображено заголовки стовпців вихідних даних. Як було сказано вище, кожен заголовок являє собою поле: «Країна», «Продавець» тощо.
Звіт зведеної таблиці створюється шляхом перемащення полів до області розмітки. Для цього потрібно або установити прапорець біля імені поля, або клацнути ім'я поля правою кнопкою миші та вибрати місце для переміщення.
Якщо клацнути за межами області розмітки (звіту зведеної таблиці), список полів зникне. Щоб повернути його, клацніть область розмітки.
Побудова звіту зведеної таблиці
Тепер ви готові до складання звіту зведеної таблиці. Склад полів, вибраних для звіту, залежить від запитань, відповіді на які має дати звіт.
Спочатку спробуємо визначити, скільки товарів продав кожен продавець. Щоб отримати відповідь, нам потрібні дані про продавців. Тому у Списку полів зведеної таблиці встановіть прапорець біля поля Продавець. Також знадобляться дані про обсяг проданих товарів, тому встановіть прапорець біля поля Обсяг замовлень. Пам'ятайте, що для звіту не обов'язково використовувати всі поля, наявні у списку.
Коли поле вибрано, воно автоматично розташовується у прийнятій за промовчанням зоні області розмітки. Якщо потрібно, поле можна перемістити до іншої зони — наприклад, з області рядків до області стовпців.
Дані поля Продавець (прізвища продавців), які не містять чисел, автоматично відображаються як рядки в лівій частині звіту. Дані поля Обсяг замовлень, які містять числа, правильно відображаються в області праворуч.
Над даними продавців міститься заголовок «Позначки рядків». Над обсягами замовлень розташовано заголовок «Сума за полем Обсяг замовлень»; частина «Сума за полем» використовується тому, що в Excel поля з числами додаються за допомогою функції «Сума».
Слід зазначити, що порядок вибору полів (Продавець перед полем Обсяг замовлень або після нього) не має значення. Excel автоматично розташовує поля на потрібному місці. Поля, які не містять чисел, опиняються з лівого боку, а поля з числами розташовуються праворуч незалежно від того, в якій послідовності їх вибрано.
Excel наочно демонструє, як виглядають дані в різних областях звіту. Якщо створений звіт не відповідає вашим бажанням, лічених секунд вистачить на розташування даних іншим шляхом, переміщення полів, поки не буде досягнуто їх бажану комбінацію, або створення звіту із самого початку.