4.2. Функциональный состав и архитектура автоматизированной системы документооборота с позиций информационной поддержки принятия решений

Автоматизированная информационная система документооборота предназначена, в значительной степени, для поддержки принятия решений руководителями муниципальных учреждений. Назначение системы определяется существующей в настоящее время технологией принятия решений, которая кратко может быть охарактеризована следующими составляющими:

• официальная деловая переписка с организациями (т.е. обмен информацией), предполагающая обработку большого числа текстовых документов,

• информационное обеспечение правовой и аналитической деятельности руководителей в процессе принятия ими решений.

Внедрение такой технологии повысит оперативность получения информации лицами, принимающими решения, а также повысит точность представляемой информации, так как информация на электронных носителях допускает более совершенные методы контроля, чем на бумажных носителях. Большую роль в повышении эффективности автоматизированных информационных систем документооборота, может сыграть разгрузка руководства муниципальных учреждений от потока малозначимых документов за счет передачи всех функций их обработки непосредственным исполнителям и на более низкие уровни управления. Но это потребует частичного перераспределения служебных обязанностей между отдельными исполнителями и соответствующих изменений в документообороте.

Объединение руководителей и исполнителей общей телекоммуникационной средой поможет решить следующие проблемы:

• формализовать взаимодействие между муниципальными учреждениями в интересах координации деятельности в масштабах города путем автоматизации обмена документами и данными, что облегчит координацию деятельности в целом;

• унифицировать технологии взаимодействия при автоматизированном обмене документами и данными между муниципальными учреждениями при использовании различных вычислительных средств;

• создать удобный и понятный для пользователей интерфейс взаимодействия с телекоммуникационной средой, адекватный технологическим операциям обычной ("бумажной") служебной почты и принятой системе документооборота.

Единая технология автоматизированной обработки документов предназначена для оперативного представления руководству и другим субъектам муниципальных учреждений, причастным к управлению, достоверной информации о ходе исполнения документов, как внутреннего, так и городского значения.

При проектировании такой технологии автоматизированной обработки документов необходимо организовать санкционированный доступ к зарегистрированным документам с рабочих мест руководителей, их помощников и исполнителей.

Необходимо также:

- автоматизировать сбор оперативных и регулярных сводок и справок о ходе выполнения работ;

- реализовать оперативный обмен информацией для скорейшего исполнения и контроля за документами между базой данных документов, регистрируемых канцелярией, и исполнителями;

- организовать обмен информацией между организациями - пересылку документов и регистрационных карточек по электронной почте;

- предусмотреть возможность комплексной оценки состояния дел, касающихся исполнительской дисциплины, выделения узловых проблем в тематике введенных в базу данных документов путем формирования сводок по ходу исполнения поручений для заданного периода.

В автоматизированной системе указанная информационная технология накладывает жесткие требования на нормативно-техническую документацию и общий свод понятий. Необходима поддержка программно-технических средств соответствующими муниципальными стандартами и общегородскими справочниками.

Система должна создаваться не взамен существующих разнородных компонентов автоматизации, а как их развитие и интегрирующая среда на основе предложенной модели для поддержки связей между ними.

Ведущий принцип архитектурного построения информационной системы - максимально распределенная обработка документов на стадии подготовки решения и интеграция функций контроля исполнения в канцеляриях.

Система является открытой, распределенной, многоуровневой, сетевой, инвариантной по отношению к постоянно меняющемуся составу использующих ее структур административного управления.

Подготовка решения поддерживается электронной пересылкой информации между исполнителями в виде произвольных файлов. Контроль и исполнение нацелены на электронную форму доступа к картотекам документов с обязательным бумажным дублированием подписей, виз, печатей, подлинников документов.

Передачу данных следует построить по магистральному принципу, когда отдельные компоненты (подсистемы) подключаются на общую "информационную шину" и могут взаимодействовать непосредственно друг с другом. Информационная система любого муниципального учреждения является потребителем данных от локальных информационных систем других организаций и смежных муниципальных учреждений города.

Важнейшие типы информационных систем, с которыми предстоит взаимодействовать проектируемой информационной системе:

- общегородская межведомственная информационная система;

- информационные системы учреждений и предприятий, осуществляющих различные виды деятельности на территории города;

- информационно-справочные общегородские и федеральные системы, в том числе ориентированные на население;

- отраслевые и ведомственные информационные системы по принадлежности.

Предполагается, что обмен данными в рамках проектируемой интегрированной информационной системы будет вестись через многоуровневую телекоммуникационную среду в согласованных форматах по стандартизованным протоколам.

В составе такой информационной системы выделяются следующие базовые подсистемы (рис. 4.2.):

• электронная почта;

• электронная канцелярия (система автоматизированной обработки документов);

• автоматизированные рабочие места руководителей (помощников);

• автоматизированные рабочие места исполнителей,

которые образуют инструментарий поддержки принятия решений.

Рис 4.2. Базовые функциональные подсистемы информационной системы автоматизированного документооборота

Электронная почта обеспечивает обмен сообщениями и выполняет следующие функции:

- формирование сообщений и их пересылку;

- контроль переписки и получения ответов;

- пересылка файлов произвольной структуры;

- сбор оперативных сводок от исполнителей.

Электронная почта - базовая компонента информационной системы поддержки принятия решений, ее возможности используются при формировании других подсистем.

Электронная канцелярия обеспечивает выполнение следующих функций :

- регистрация документов различных типов (протоколы, письма);

- хранение введенной информации в базе данных;

- анализ состояния выполнения работ по цепочке связанных между собой документов;

- формирование различного рода справок по типам документов, по исполнителям, по контролерам;

- поиск документов по указанному набору реквизитов;

- печать напоминаний исполнителям, контролерам о неотработанных документах за определенное число дней до истечения контрольного срока, задаваемое контролером;

- комплексная оценка состояния дел, относящихся к исполнительской дисциплине, выделение узловых проблем в тематике путем формирования аналитических сводок по ходу исполнения документов.

Автоматизированное рабочее место руководителя (помощника) предназначена для выполнения следующих функций:

- доступ к базе данных электронной канцелярии для анализа, просмотра, печати справок и сводок по служебной корреспонденции;

- все функции рядовых исполнителей (см. ниже).

Автоматизированное рабочее место исполнителя предназначена для выполнения следующих функций:

- создание документов в виде текстовых файлов, файлов электронных таблиц, изображений и т.д.;

- согласование документов и их коррекция (редактирования файлов);

- доступ для просмотра отдельных документов (в пределах прав установленных администратором) к базе данных электронной канцелярии;

- доступ к программам и базам данных по предметной области.

Состав компонент может быть индивидуален для каждого конкретного исполнителя.

С позиции иерархии уровней управления информационная система (подсистема) внутри себя также поддерживает три уровня управления: принятие решений, контроль, исполнение.

• Принятие решений производится на уровне руководителей, их помощников и заместителей.

• Контроль исполнения в основном осуществляется через канцелярии.

• Исполнение возложено на сотрудников аппарата муниципальных организаций.

Ядром автоматизированной системы документооборота должна быть электронная канцелярия.