2.5. Технология обработки документов

Для примера на концептуальном уровне опишем предлагаемую комплексную технологию подготовки и обработки документов в муниципальных учреждениях.

Таким образом, базовыми средствами обработки документов являются:

- текстовые редакторы и электронные таблицы для создания документов;

- электронная почта для пересылки документов;

- электронная канцелярия для хранения, учета, поиска документов и контроля их исполнения.

На рис. 2.3. приведена технологическая схема обработки документов в автоматизированной системе их обработки в рамках одной организации.

Ввод новых документов в автоматизированную систему осуществляется следующими путями:

• традиционным путем через прием бумажной почты в экспедиции, передачу ее в канцелярию и ввод с клавиатуры данных в регистрируемую электронную карточку непосредственно с бумажного подлинника;

• путем импорта присланных из другого учреждения стандартного текстового файла документа;

• путем регистрации электронных карточек на присланные исполнителями файлы произвольной структуры и присоединения к этим карточкам файлов приложений (как правило, внутри одной организации).

К операции ввода функционально примыкает присоединение растровых файлов изображения подлинника документа, предварительно полученных путем сканирования бумажных подлинников. Эта операция выполняется по специальной заявке руководства для оперативного доступа через компьютер к неформальным элементам документа, обычно опускаемым при вводе электронной карточки в базу данных.

Такими важными в некоторых случаях являются:

- изображения на бланке документа;

- визы, печати, подписи;

- графические схемы и чертежи и т.п.

Операции исполнения и согласования документа исполнителями, просмотра и переметки электронных карточек канцелярией многократно повторяются в ходе исполнения документа.

При этом возможен экспорт электронной карточки из базы данных в стандартный текстовый файл для пересылки исполнителям как своего, так и другого учреждения.

На фоне всех этих операций неформальное согласование документа между несколькими исполнителями производится пересылками файлов между исполнителями разных учреждений, либо несколькими исполнителями в данном учреждении по электронной почте, минуя канцелярию.

В некоторых случаях такое согласование заканчивается выводом документа на печать с последующим оформлением подлинника для отсылки в установленном порядке: визирование, подписание, заверение подписей печатью, рассылка.

Технология обработки документов определяет структуру функциональных компонент системы автоматизированной обработки документов "Электронная канцелярия".

Очевидно, что при различных схемах переписки, при обработке документов разного типа (письма личные и служебные, распорядительные документы) количество повторений каждой из технологических операций непредсказуемо.

Так документы "Для сведения" могут регистрироваться в канцелярии, архивироваться бумажные подлинники и на этом их обработка закончится.

А создание какого-либо протокола в правительственном учреждении может привести к многоступенчатой переписке многочисленных организаций по каждому пункту протокола, и все это время (может быть многие годы) протокол будет "горячим".

Важно только чтобы эта переписка при регистрации была "привязана" именно к первичному протоколу, тогда имеется реальная возможность отследить исполнение этого документа и структурировать переписку учреждения.

Можно выявить типовые технологические операции, так или иначе участвующие в общем технологическом цикле.

1. Подготовка подлинников документов (фактографической информации).

2. Регистрация (ввод новых) документов в базе данных, в том числе переметка документов (корректировка полей электронной карточки документов).

3. Контроль исполнительской дисциплины, в том числе:

• анализ состояния работ по пачке связанных документов путем просмотра и сравнения информации, хранящейся в базе данных для принятых решений;

• формирование справок по типам документов, по исполнителям, по контролерам и выдачи их на экран и на печать;

• печать напоминаний исполнителям, контролерам о неотработанных документах за задаваемое оператором число дней до истечения контрольного срока;

• комплексная оценка состояния дел с исполнительской дисциплиной, выделение узловых проблем в тематике введенных в базу данных документов путем формирования аналитических сводок по ходу исполнения документов за заданный период, в частности, поддержка разработки аналитических материалов путем вывода сводок в текстовый файл для последующего редактирования.

4. Архивирование документов.

Наиболее трудоемкая операция - ввод фактографической информации. Это может осуществляться как в процессе подготовки документа, если он готовится на компьютере, так и путем ввода имеющегося документа с бумажного носителя.

Возможны следующие варианты автоматизации операции ввод имеющегося документа с бумажного носителя:

• ввод документа с клавиатуры и его хранение в виде текстового файла - используется обычный текстовой редактор;

• ввод с клавиатуры не самого документа, а его электронной карточки - такой подход реализован в большинстве систем автоматизированного учета документов;

• ввод документа с помощью сканера и хранение его графического изображения документа, либо с последующим использованием программ автоматического распознавания текста для перевода его в текстовую форму;

• ввод документа с помощью сканера и хранение его графического изображения документа с автоматическим распознаванием стандартных полей.

Привязка к электронной карточке файла произвольной структуры с помощью ссылки на него - важная функция программ автоматизированного документооборота. Ссылаться можно не только на текстовый файл. Ссылки можно делать и на растровый файл изображения документа, введенный с помощью сканера. Разница между ними существенна: растровый файл нельзя редактировать, не выходя из программы работы с электронными карточками (только просмотр), зато быстрее вводить с бумажного носителя.

Важное место в автоматизированной обработке документа занимает выделение в документе ключевых слов, предмета и темы документа. Это обеспечивает быстрый поиск документа по различным рода критериям, организует связи документов общностью тематики, организации ссылок с документа на документ и т.д. Однако выделение ключевых слов носит не формальный характер, и автоматизировать этот процесс трудно. Задача усложняется еще и тем, что нет единой терминологии и одни и те же понятия и проблемы могут быть описаны по-разному.

Подготовка исходящих и входящих документов осуществляется специалистами муниципальных служб на своих рабочих местах, оснащенных персональными компьютерами с установленным на них специализированным программным обеспечением.

Важно обеспечить работнику широкий спектр функций общего назначения:

- средства работы с файлами;

- текстовый редактор;

- электронные таблицы;

- автономные базы данных.

Созданный документ чиновник может по электронной почте отправить на согласование своему коллеге по организации (внутри одной локальной вычислительной сети), либо в другое учреждение (по электронной почте). Документ может быть представлен к отправке в форме текстового файла, файла электронной таблицы или еще какого-либо файла. Такое согласование в рабочем порядке предоставляет сотрудникам возможность вести неофициальную (без юридически значимых подписей) переписку и резко сократить объем бумаг, носимых на подпись руководству для отправки малозначащих документов.

Кроме того, в качестве приложений к документу чиновник может посылать своему коллеге файлы приложений (картографические изображения, чертежи и т.п.)

Согласовав документ, муниципальный служащий со своего рабочего места может послать его в канцелярию в форме текстового файла для регистрации в базе данных. В этом случае сотрудницы канцелярии печатают документ, подписывают у руководства и следят за размножением подписанного бумажного подлинника документа.