5. Порядок архивирования документов

Архивирование является важной частью документооборота и должно производиться высококвалифицированными сотрудниками канцелярии совместно с администратором баз данных информационной системы.

В каждом муниципальном учреждении приняты свои принципы архивирования бумажных подлинников. Этот принцип необходимо уточнить и учитывать уже на этапе первичной регистрации документов, иначе при списании документов в архив объем работы будет слишком велик.

Для обеспечения правильного архивирования в карточке документа следует предусмотреть поле "Дело", в котором записывается номер учетной папки хранения подлинников документов. Целесообразно чтобы по умолчанию номер дела формировался по индексу документа и году, например, 4-21/3 (что заставляет внимательнее относится к системе индексов). Это позволяет без дополнительных операций в будущем, разложив письма по регистрационным номерам, легко найти письмо в соответствующей папке.

Что касается архивирования учетных электронных карточек документов, то следует различать текущее оперативное архивирование информации с компьютера для обеспечения работоспособности системы и целостности информации (дампирование и восстановление) и архивирование электронных карточек документов, как технологическую операцию в процессе автоматизированной обработки документов.

Для обеспечения архивирования, как технологической операции, предлагается следующее техническое решение.

По истечении принятого интервала списания документов (ранее - 5 лет, теперь, в особенности при наличии автоматизированной системы учета документов - 1 год) закрывается база данных и открывается новая. При этом из программы должны быть доступны до 10-ти баз данных. При дефиците физического места на диске на этом этапе можно удалить электронные копии всех подлинников (при наличии бумажных), относящихся к закрытым контрольным или не контрольным документам, так как в основном фактографическая информация, привязанная к карточкам нужна при текущей работе с документами.

База данных может быть удалена из области доступности по 2-м условиям:

- отсутствие незакрытых контрольных писем;

- истечение заданного срока (например 10 лет).

Должны ли эти условия выполнятся вместе или раздельно - решает администрация учреждения.

Удаление базы данных подразумевает списание ее на резервные носители - дискеты, магнитные ленты, или другой компьютер. В случае отсутствия бумажного подлинника и наличия необходимости в хранении электронной копии, удаление базы данных из области доступности должно производится корректнее.

6. Технология организации сквозного документооборота

6.1. Цель создания протокола взаимодействия в автоматизированной среде сквозного документооборота

Основная цель организации сквозного документооборота муниципальных учреждений - технологическое обеспечение автоматизированного обмена документами и данными.

Достижение этой цели связано с выполнением следующих основных задач:

• формализация взаимодействия при автоматизированном обмене документами и данными между муниципальными учреждениями в интересах общегородской межведомственной информационной системы;

• унификация технологии взаимодействия при автоматизированном обмене документами и данными между муниципальными учреждениями при использовании различных вычислительных средств;

• создание прозрачного и понятного для пользователей интерфейса взаимодействия с телекоммуникационной средой, адекватного технологическим операциям обычной ("бумажной") почты и принятой системе документооборота.

Средством достижения данной цели является стандартизация унифицированного информационного файла и протокола обмена для интеграции различных автоматизированных систем обработки документов.

Понятие "документ" в рамках данного протокола рассматривается в широком смысле - не только как понятие "документ" в среде автоматизированного документооборота, но и как формализованные запросы к муниципальным базам данных.

Такие запросы, как и документы, обязаны содержать указание на их происхождение, должны быть снабжены соответствующими реквизитами, придающими им юридическую силу и регистрироваться как у отправителя, так и у получателя. Такая информация подвергается обработке служащими муниципальных организаций в рамках их служебных обязанностей.

Доступ к муниципальным базам данных в рамках общегородской межведомственной информационной системы следует организовывать по сообщению-запросу к соответствующей муниципальной организации, владеющей данным информационным ресурсом и юридически отвечающей за его ведение.

Такие запросы и ответы на них должны регистрироваться, как и посылающей, так и принимающей - отвечающей сторонами

Доступ ко всем общегородским базам данных строго регламентирован и на доступ каждого пользователя необходимы специальные санкции администраторов по месту ведения базы соответствующих данных и по месту регистрации обратившегося к ней пользователя.

Объектом внедрения предлагаемого протокола взаимодействия являются: муниципальные организации, ведущие обмен документами с использованием средств телекоммуникаций и вычислительной техники.

Первоочередными объектами являются те городские учреждения, которые осуществляют использование и ведение городских информационных ресурсов (баз данных). Такими узлами ведения баз данных по документам и объектам городского хозяйства являются Управление делами и аппарат Городской администрации, и его комитеты, Районные Администрации и подчиненные им учреждения.

Протокол взаимодействия предусматривает использование любых средств передачи данных (дискеты, телефонные каналы общего пользования, выделенные телефонные каналы, широкополосные линии связи, радиоканалы и т.д.) и широкий спектр средств вычислительной техники у пользователей.

На первом этапе в среде автоматизированного сквозного документооборота с использованием предлагаемого протокола взаимодействия рассматриваются средства "Электронной почты", которые выполняют функции передачи документов и функции "электронной экспедиции".

Взаимодействие в среде "Электронной почты" может быть осуществлено либо в рамках локальной вычислительной сети одного учреждения (в качестве программного обеспечения транспортного уровня используется сетевое программное обеспечение), либо в рамках общегородской системы с использованием средств телекоммуникаций.

Настоящий проект предусматривает описание протокол взаимодействия и использования "Электронной почты" на пользовательском уровне для выполнения следующих первоочередных задач:

• создание единой технологической цепочки от формирования документа, его согласования, рассылки копий до контроля исполнения вместе с порожденными им документами, архивирования и списания подлинников;

• доступ сотрудников муниципальных учреждений в единой унифицированной общегородской телекоммуникационной среде к документам для их оперативного согласования до момента их формального визирования и подписания;

• обеспечение сотрудников муниципальных учреждений информацией об исполнении решений городских органов управления;

• доступ к совокупности уже отработанных документов, описывающих предысторию вопроса, затронутого в рассматриваемом документе;

• рассылка по многим адресам решений, распоряжений, отчетов, инструкций, методических материалов, в том числе контрольных, с требованием ответа;

• стыковка автоматизированных систем обработки документации с предметными базами данных муниципальных учреждений, а также решение общих задач интеграционного характера;

• обеспечение санкционированного доступа к общегородским информационным ресурсам.

С позиций компьютерного обмена данными в муниципальном управлении функциональным назначением настоящего протокола является задача формализации взаимодействия по всей технологической цепочке обмена информацией с использованием таких понятий, как пользователь, транспортный уровень, сообщение, документ и т.д.

На рис. 6.1. показано место настоящего протокола в общей системе взаимодействия муниципальных организаций и пользователей.

Рис. 6.1. Уровень определения протокола взаимодействия

В среде сквозного автоматизированного документооборота в качестве пользователей выступают электронные канцелярии муниципальных организаций.

Услуги "Электронной почты" предоставляются только зарегистрированным пользователям в соответствии с их правами доступа к информации. Регистрация и санкционированный доступ к информации связаны как с особым характером используемых информационных ресурсов, содержащих сведения, касающиеся государственной, коммерческой, тайны и свобод граждан, так и с необходимостью контроля за использованием вычислительных ресурсов, контроля за расходом финансовых средств.

В интересах унификации документооборота между учреждениями целесообразно создать муниципальный стандарт на представление электронной карточки документа в форме текстового файла и на обмен такими файлами.

В рамках стандарта регламентируются:

• формальное описание структуры электронных карточек на один документ и на папку документов;

• перечень, состав и значения полей;

• таблица (или несколько таблиц) соответствия перевода значений полей отправляемого в одном учреждении документа в значения полей получаемого в другом учреждении документа;

• структура стандартного текстового файла, в который преобразуются записи базы данных автоматизированной канцелярии для передачи по "Электронной почте".

Стандарт разрабатывается в тесной увязке со справочником абонентов "Электронной почты".