7. Первоочередные работы и перспективы

Подводя итоги вышесказанному можно сформулировать следующие основные требования к информационным системам единого документооборота:

1. Параллельное существование бумажного и автоматизированного документооборота, стыковка по основным технологическим операциям.

2. Типизация регистрации документов различных типов - входящих и исходящих, распоряжений и протоколов и т. д.

3. Реализация регистрации документов не линейно, а в виде "папки" документов, связанных одной проблемой - объектом переписки в служебной корреспонденции, совещанием у протоколов и распоряжений, автором в личной переписке.

4. Наличие возможности привязки фактографической информации в виде файлов различной структуры и просмотра их без выхода из основной программы.

Внедрение единого автоматизированного документооборота следует проводить в соответствии с этими требованиями, вести поэтапно, с учетом возможности технической и программной базы разработок систем документооборота в городе, скоординировано с внедрением средств "Электронной почты" муниципальных организаций.

Стыковка систем единого документооборота различных муниципальных организаций через электронную почту позволит организовать единую систему сквозного документооборота муниципальных организаций города.

С точки зрения создания единой информационной системы города внедрение технологии автоматизированного документооборота в Городской Администрации с оперативным обменом документами по электронной почте позволит:

• начать опытную эксплуатацию межведомственной городской информационной системы;

• проверить и опробовать технические решения, заложенные в межведомственную информационную систему;

• расширить в перспективе сеть объектов, охваченных единым документооборотом до уровня муниципальных округов.

Разработка первой очереди автоматизированной системы документооборота потребует выполнения следующих работ:

• разработка логических стандартов на обмен типовыми документами;

• разработка телекоммуникационного интерфейса программного обеспечения пользователей;

• адаптации технических и программных средств в муниципальных организациях;

• обучения пользователей.

При дальнейшем развитии системы, исходя из оценки потребностей и возможностей возможна разработка центральной базы данных наиболее значимых документов с использованием мощной системы управления базами данных, например, типа Progress.

Выбор базы данных определяется следующими критериями:

• возможность поддержания больших объемов информации (большого числа записей);

• развитая система поддержки средств телекоммуникации;

• простота переносимости на различные технические платформы и в различные операционные системы, в том числе и многопользовательские.

При рассмотрении вопроса об использовании автоматизированных систем обработки документов важно оценить объемы данных.

Сложность хранения и физического размещения больших объемов данных преодолевается аппаратно: серийно выпускаются магнитные диски объемом в несколько гигабайт, с аппаратным дублированием информации и ее сжатием; оптические диски большого объема и с таким важным качеством для хранения документов, как практически 100 процентная надежность хранения информации и невозможность ее перезаписи.

Существенную трудность представляет работа с базами данных с большим числом записей. Обычные широко распространенные на РС продукты типа dBase, Paradox, FoxPro и т. д. позволяют работать без серьезных издержек с числом записей до 10 - 20 тысяч. При большем числе записей резко замедляется процесс обработки запросов, возможно разрушение базы. Если в одной базе данных необходимо хранить много больше (сотни тысяч и миллионы) записей, надо переходить с персональных компьютеров на более мощные ЭВМ типа специализированных серверов на базе 486 процессоров, VAX, Sun, c большим объемом памяти и с развитой системой телекоммуникации и на программные продукты другого, более высокого класса (например, базы данных типа упоминаемой Progress).

Особенность системы, предлагаемой на первом этапе внедрения - в обеспечении распределенного хранения документов в разных учреждениях (в каждом своя база данных) и автоматизированном обмене документами между ними, т.к. большинство задач обработки документов решаются на местах и не требуют сбора всей информации одновременно.

Фактор различия потребностей пользователей выражается в наличии двух групп:

- пользователи, юридически ответственные за ведение делопроизводства;

- пользователи, не ведущие исключительно обработку документов, а лишь обращающиеся к документам время от времени.

Первой группе необходимы хорошие локальные вычислительные сети со специализированными рабочими местами и наличием мощных компьютеров в качестве файл - серверов.

Второй группе пользователей достаточно иметь обычные РС АТ стандартной конфигурации и возможность обращения по локальной вычислительной сети к программе документообработки.

ВЫВОДЫ

1. Необходимо поэтапное развитие системы автоматизированной документообработки на базе имеющихся в распоряжении пользователей персональных компьютеров и локальных вычислительных сетей.

2. Использование "больших" ЭВМ может быть целесообразно лишь для специфических задач отдельных учреждений.

3. Перспективное развитие системы обработки документов в городе целесообразно планировать в два этапа:

1-й этап - Внедрение децентрализованных автоматизированных систем в каждой отдельной организации на основе единых принципов регистрации, обработки и архивирования. Техническая база - персональные компьютеры и локальные вычислительные сети на их базе. Обмен документами в пределах города осуществляется по согласованным форматам по электронной почте в качестве транспортного уровня.

2-й этап - Реализация централизованной системы учета прохождения документов через муниципальные службы на базе компьютеров и баз данных высокого уровня.

При реализации технологии обмена документами в соответствии с протоколом взаимодействия особое внимание следует обратить на решение следующих задач:

- обеспечение согласованного и автоматизированного ведения системных справочников;

- обеспечение санкционированного доступа и передачи информации.

Пути решения этих задач определяются технологией организации и эксплуатации сквозного документооборота и являются в первую очередь организационно-технологическими.

Только на стадии реализации, с учетом используемых технических средств, организационной структуры обеспечения функционирования "Электронной почты", регламента взаимодействия как пользователей, так и администраторов системы возможно принять те или иные решения. Часть функций должна выполняться персоналом в соответствии с их должностными обязанностями, а часть функций - автоматически, используемыми вычислительными средствами.

При реализации подсистемы ведения справочников особое внимание следует обратить на то, что они ведутся как локальные в различных, удаленных друг от друга организациях.

Поэтому одной из первоочередных задач является задача согласованного и санкционированного действия администраторов систем организаций, с четким разделением их полномочий и прав, что должно обеспечить целостность и непротиворечивость всей системы в целом.

Важной является и задача автоматизации рассылки копий справочников и контроль за их доставкой и обновлением.

При реализации подсистемы обеспечения санкционированного доступа и передачи информации кроме задачи обеспечения конфиденциальности и защиты информации важными также являются задачи согласования прав пользователей, определения и построение иерархии этих прав (права пользователя не могут больше прав почтового отделения и т.д.) и сочетания прав (права доступа к доскам объявления не должны противоречить правам отправки/получения сообщений, правам члена группы и т.д.).

Первоначально основное внимание следует уделить вопросам организации технологии взаимодействия пользователей и схеме администрирования.

Вопросы перекодировки информации, возникающие в частности в силу возможного различия таблиц кодировки символов, следует возложить на программное обеспечение пользователей.

Затем на этапе опытной эксплуатации следует уточнить характеристики используемых технических и программных средств, уточнить технологическую схему обмена документами и формат унифицированное описание файла обмена.

Особое внимание следует уделить вопросам стандартизации используемых словарей; определению регламента взаимодействия канцелярий различных муниципальных учреждений; организации средств автоматической перекодировки информации и организации интерфейсов ("мостов") в другие системы автоматизированного документооборота.

Важно унифицировать и более детально описать понятие "документ", в первую очередь текстовый, определить его основные реквизиты и структуру содержательной части.

Следует стандартизовать понятие "текстовый файл", представляющий собой просто набор текстовых строк и управляющих символов, создаваемые теми или иными текстовыми редакторами, и файлы типа "текстовый документ", имеющие унифицированную структуру.

После этого можно приступить к полномасштабному внедрению предложенной технологии и ее развитию.

Для обработки документов в муниципальных учреждениях необходимо формирование запроса на поисковые операции более широкого типа:

• получение копии документа по указанию его учетных параметров;

• получение группы несвязанных документов по произвольному набору параметров поиска;

• получение сведений о пути перемещения документа, его изменений, списка ознакомившихся;

• получение совокупности документов, описывающих историю вопроса.

Столь широкие запросы реализуются программным обеспечением пользователей - автоматизированными системами обработки документов, которые подлежат стандартизации вместе со стандартизацией соответствующих им файлов сообщений.

38