3.2. Принципы формализации процесса подготовки и оформления документов

Используя тесно связанные между собой понятия документа при ручной обработке и документа в среде автоматизированного документооборота, можно сформулировать требования к оформлению бумажных документов и рекомендации по организации делопроизводства, учитывающие особенности работы программ компьютерной обработки.

Принятые организационные технологические решения должны:

• упорядочить собственно "бумажное" делопроизводство;

• обеспечить информационную адекватность бумажных документов и экранных форм ввода информации в компьютерных программах;

• создать основу для стыковки различных систем автоматизированной обработки и регистрации документов, применяемых в муниципальных учреждениях

Конечной целью такого подхода должна быть разработка муниципального стандарта на вид и оформление документов и его регистрационной карточки, с одной стороны, и на вид, состав и структуру экранных форм программ регистрации, ввода и обработки документов, с другой стороны.

Несмотря на имеющиеся отличия в структуре, оформлении и порядке подготовки и обработки, все виды документов должны иметь определенный набор реквизитов, обеспечивающий их юридическую силу и способствующих оперативному исполнению.

В состав обязательных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа, должны входить:

- наименование организации-автора документа;

- регистрационный номер;

- дата документа;

- текст документа;

- подпись;

- адресат.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа и его обработка.

Наименование организации- автора документа должно быть приведено на бланке организации, если таковой имеется, с проставлением ее почтового адреса. Обычно адрес содержится в "шапке" бланка в виде почтового индекса, названия города, улицы, номера дома, корпуса, помещения.

Желательно также указать номера телефона, телекса, телефакса.

Регистрационный номер документа может иметь сложную структуру, зависящую от принятой в организации системы регистрации. Структура регистрационного номера приведена в п. 3.1.

Датой документа в зависимости от его вида и назначения является дата его подписания, утверждения или составления. Элементы даты приводятся в последовательности "дд.мм.гг" , где "дд" - день месяца, "мм" - месяц, "гг" - год, например, 01.12.93 - 1 декабря 1993 г.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа обязательна в документах-ответах.

Текст документа строится в зависимости от назначения документа и условно может быть подразделен на две части.

В первой части обычно излагаются причины появления документа, дается оценка состояния дел по рассматриваемому вопросу, приводятся ссылки на директивные или просто более ранние документы по затрагиваемым в документе вопросам.

Во второй части излагаются выводы, предложения, рекомендации.

В распорядительных документах во второй части текста обязательно должны содержаться конкретные задания исполнителям с указанием сроков исполнения и поручения о контроле.

Текст документа может подразделяться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Обязательным реквизитом документа является подпись.

В состав подписи входят:

- наименование должности руководителя, подписавшего документ (при использовании должностного бланка не обязательна);

- личная подпись;

- ее расшифровка в виде фамилии и инициалов.

В случае отсутствия основного руководителя, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывает лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом в реквизите "подпись" обязательно указывается фактическая должность подписавшего и проставляются его фамилия и инициалы.

На отправляемых документах обязательным реквизитом является адресат. Документы могут адресоваться в организации, их структурные подразделения или конкретным должностным лицам.

В состав адресата в качестве необходимого атрибута должен входить почтовый адрес.

Кроме обязательных реквизитов документа используются дополнительные реквизиты, учитывающие специфику документа и облегчающие его регистрацию и поиск в системе автоматизированной регистрации.

Перечислим их ниже.

Реквизит вид документа (наименование)- указывается прописными буквами на документах типа ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ и т.д. (за исключением служебных писем).

Реквизит заголовок (преамбула) к тексту документа должен быть кратким, точно отражающим содержание документа в виде ответа на вопрос "о чём?".

В тексте преамбулы обязательно должны присутствовать слова, однозначно идентифицирующие тематику вопроса, затрагиваемого в основном тексте документа. Это позволит четко выделить основную проблему документа, записать ключевые слова и в дальнейшем при поиске документов по ключевым словам быстро и полно подобрать искомые документы по определенной теме.

Например, преамбула может звучать так: "О ходе реконструкции здания фонда по адресу Остоженка 34". Здесь ключевыми словами, определяющими содержание документа будут слова "реконструкции" и "Остоженка 34".

Вообще говоря, правильное заполнение реквизита заголовок является достаточно нетривиальной задачей и требует неформального подхода.

Реквизит резолюция содержит указания руководителя по исполнению документа. Элементы резолюции:

- фамилия и инициалы исполнителя;

- содержание поручения;

- срок исполнения;

- подпись руководителя;

- дата.

Резолюция может оформляться как на отдельном листе, так и на самом документе.

Реквизит согласовано проставляется на проектах документов, требующих рассмотрения заинтересованными сторонами - организациями, структурными подразделениями, должностными лицами.

Для документов, авторы которых не правомочны, ввести их в действие самостоятельно, вводится реквизит утверждение. В состав реквизита входят: наименование должности утвердившего, личная подпись, ее расшифровка, дата. В этом случае документ приобретает юридическую силу только с момента утверждения.

К числу дополнительных реквизитов можно отнести фамилию и инициалы непосредственного исполнителя, и его служебный телефон.