2. Передача согласованного подлинника и электронной копии по локальной вычислительной сети, электронной почте, либо на дискете, для регистрации в автоматизированной системе учета документов.

Операция - регистрация в автоматизированной системе учета документов.

Результат - электронная карточка в базе данных документов, возможно с привязкой фактографической информации.

Важно, каким признан документ - контрольным или нет.

3. Рассылка документа. Документ в зависимости от статуса посылается в одну или несколько организаций. При наличии соответствующих технических средств по электронной почте отправляется электронная копия документа (параллельно с передачей бумажного подлинника). В любом случае в карточке отмечается рассылка.

4. Дальнейшие действия с документом зависят от того, поставлен ли документ на контроль.

Если нет - работа с ним закончена до сдачи в архив.

Если да - письмо остается "горячим" до получения ответа (в служебной переписке), удовлетворяющего требованиям решения проблемы, либо информации о выполнении распоряжения, постановления, пунктов протокола.

"Горячее" письмо попадает в сводки о неисполненных контрольных документах.

Основные категории пользователей, участвующих в автоматизированной обработке документов:

- экспедиция;

- канцелярия;

- исполнители;

- руководители.

Соответственно различаются средства доступа и ограничения прав доступа для разных представлений документа

2.4. Формы хранения и базовые средства обработки документов

В процессе управления городским хозяйством постоянно осуществляются процедуры создания и рассылки документов, их хранения и архивирования, контроля за исполнением.

Документы хранятся в информационной системе документооборота на двух уровнях:

- на уровне исполнителей в форме файлов произвольной структуры, (текстовых, файлов электронных таблиц файлов изображения и т.д.);

- на уровне канцелярии в форме электронных карточек (записей базы данных).

Кроме того, подлинники документов с печатями и факсимильными визами и подписями на бумажных носителях информации хранятся в канцелярии.

Документы хранятся в автоматизированной системе в форме электронных карточек, структура которых представлена на рис. 2.2. Реквизиты документов заносятся в поля этой карточки.

К первичному документу прикрепляется список повторных документов, т.е. последующих обращений по одному и тому же вопросу.

К каждому первичному или повторному документу присоединяются списки:

- список ответов (справок о ходе исполнения, отчетов, вопросов или пунктов решения)

- список сопроводительных писем (поручений, перенаправлений, распределение заданий по исполнителям).

- список файлов приложений, в которых приведены изображения, тексты, электронные таблицы, программы и т.д.

В процессе обработки одного и того же вопроса образуется "папка", куда "подшиваются" все документы по одному письму. А именно, сам первичный документ, сопроводительные к нему, повторные, ответы из организации и в организацию и всяческие запросы и переписка. "Скрепкой" станут их номера, которые для этого должны быть специальным образом структурированы.

Рис. 2.2. Структура электронных карточек документов

Электронная канцелярия должна позволять хранить ссылки на произвольные файлы (документы), созданные исполнителями и лежащими на сервере. Технологическая дисциплина требует размещения таких приложений к электронным карточкам документов в специально отведенном для этого каталоге. Распределение прав доступа при этом определяет возможности просмотра или редактирования соответствующих данных. Системы обработки документов разных учреждений могут осуществлять обмен на обоих уровнях и между ними.

Экспорт-импорт электронных карточек документов из баз данных осуществляется в текстовый файл стандартной структуры.

Доступ к информационным автоматизированным системам обработки документов выполняется по локальной вычислительной сети, а доступ исполнителей из других учреждений осуществляется через общегородскую муниципальную систему электронной почты.

Автоматизированная канцелярия интегрирована в среду других подсистем. Механизм связей реализован посредством ссылок на файлы других подсистем.

Для этого, например, на техническом уровне автоматизированная канцелярия может ссылаться и работать с файлами внутри всей системы автоматизации муниципального учреждения, т.е.

- на файлы, подготовленные чиновниками в текстовом редакторе, в электронной таблице, в автономной базе данных в собственных системах;

- на произвольные файлы общесистемного уровня.

Учитывая разветвленность связей и разнородные средства подготовки текстовых документов (множество текстовых редакторов со своими форматами данных, например), а также необходимость указания не только на файл данных, но и на программы его просмотра, редактирования и т.д., организация ссылок подчинена дисциплине использования файлов со стандартными именами и расширениями, стандартных программных модулей просмотра и редактирования этих файлов.