2.2. Основные виды документов

Исторически произошло обособление следующих видов документов:

Служебная корреспонденция - служебная (деловая) переписка должностных лиц организаций.

Характеризуется большим объемом переписки по предмету документа, т.е. большим количеством ответов, повторных документов, сопроводительных писем. Служебная документация составляет основную массу переписки организации.

Решения и распоряжения, протоколы - решения и распоряжения официальных органов и должностных лиц.

Отличаются от служебной корреспонденции тем, что на контроль ставится не весь документ в целом, а отдельные его пункты, переписка ведется по каждому из них в отдельности, снимается с контроля поочередно пункты, и, только по закрытию всех пунктов, снимается с контроля весь документ.

Распорядительным документом является:

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его официальным заместителем по определенным вопросам жизнедеятельности, находящимся в его компетенции.

Постановление - такой же правовой акт, издаваемый коллективным органом и подписываемый его руководителем.

Приказ - распорядительный документ, принимаемый руководителем или его официальным заместителем на основе единоначалия по кадровым вопросам, вопросам организации деятельности аппарата и пр.

Поручение - распорядительный документ, издаваемый руководителем или его официальным заместителем в развитие других документов и содержащий задания конкретным исполнителям.

Протокол - распорядительный документ, оформляющий ход и результаты заседания, совещания в качестве официального итога.

Письма граждан - письма граждан (включая коллективные), жалобы, обращения.

Характеризуются тем, что связующим началом пакета (пачки) писем является адресат-отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Обращения граждан обычно подразделяются на:

Личные - от конкретного заявителя;

От группы граждан - например жильцов, объединенных временными, локальными интересами;

От коллективов - группы авторов из одного коллектива, объединенных общей работой, членством в политической или общественной организации и др.

Входящий документ - документ, полученный по почте, телеграфу, факсу или через курьерскую службу.

Исходящий документ - документ, отправленный по почте, телеграфу, факсу или через курьерскую службу.

Инициативный документ - документ, созданный организацией по своей инициативе. Он же является Исходящим документом.

Первичный документ - документ, пришедший в организацию впервые, либо посланный из организации впервые. (Входящий или Инициативный документ).

Повторный документ - второй, третий и т.д. входящий документ из одной и той же организации по одному и тому же вопросу в течении года, либо один и тот же документ с сопроводительными из разных организаций.

Сопроводительный документ - документ, прилагаемый к первичному или повторному документу, и пересланный из другой организации. Такой документ можно назвать внешним сопроводительным. Существуют внутренние сопроводительные документы, в которых отражается резолюция руководства, исполнители и контрольность документа. Часто имеет формат четверти писчего листа и называется "бегунком".

Ответ исходящий - документ, отсылаемый из организации, в виде окончательного ответа или просто в виде запроса на какой- либо документ. Он может отсылаться по почте, телеграфу, факсу или через курьерскую службу.

Ответ входящий - документ, пришедший в организацию в виде ответа на какой-либо документ. Как правило, указывается на какой документ ссылается данное обращение. Он может быть получен по почте, факсу, телеграфу или через курьерскую службу.

Контрольный документ - документ, считают контрольным, если:

• на нем стоит штамп НА КОНТРОЛЬ;

• или в резолюции руководства есть указание о постановке на контроль;

• или в резолюции указан краткий срок, например, 3 дня.

Исполнитель - сотрудник организации, у которого находится в данный момент документ, если организация небольшая, т.е. непосредственный исполнитель.

В крупных организациях с большим количеством отделов или подразделений Исполнителем называют руководителя или ответственное лицо подразделения, который только отвечает за выполнение документа, а исполнять его поручает своим сотрудникам.

Контролер - сотрудник организации, который отвечает за правильность и своевременность отправки ответов на документы.