3. Единые принципы регистрации документов в канцеляриях городских служб

Внедрение единых принципов регистрации документов в канцеляриях городских служб позволит систематизировать регистрацию переписки между организациями, осуществлять контроль за прохождением писем и обращений в организацию, повысить оперативность и качество исполнения документов, исполнительской дисциплины, сократить число документов, ответы на которые даются с нарушением сроков, а также проводить анализ обращений, получать справочно-аналитические таблицы.

Единый принцип регистрации документов является незаменимым помощником в структурировании и выдаче пользователю переписки по конкретному документу.

Единый принцип регистрации документов ориентирован на канцелярию, ведущую учет большого объема служебной переписки и позволяет отслеживать многосвязную схему отработки вопроса. В соответствии с логическим описанием документа, приведенным выше, опишем базовую схему регистрации документов в крупной организации.

Важное место в системах автоматизированного документооборота, особенно на стадии регистрации документов, занимает правильное и корректное заполнение полей электронной карточки документа (указание реквизитов документа). Для этого следует широко использовать справочник-словари, в том числе и общесистемные, единые по всем организациям города.

3.1. Структура регистрационных номеров

Для правильной организации документооборота возможность группировки документы по предлагаемой схеме "переписки" по конкретному вопросу регистрационный номер должен быть структурирован и содержать:

- индекс (тематический код) документа;

- номер;

- указатель года;

- признаки повторности и ответа.

Предлагаемый принцип регистрации документов позволяет одновременно вести несколько систем нумерации документов.

Каждая система характеризуется своим индексом, организованным, например:

- по отраслевым подразделениям организации, работающим с документами;

- по грифу секретности (правительственная почта, для служебного пользования, конфиденциальная и т.д.);

- по номеру архивного дела, куда попадут документы;

- по типу организации, с которыми осуществляется обмен корреспонденцией (переписка с вышестоящими, нижестоящими организациями, коммерческими организациями и т.д.).

Структура номера при регистрации служебной корреспонденции

Примеры:

4-21 - 345 / 3 - 0 - (0) первичный документ 345-ый по индексу "4-21".

4-21 - 345 / 3 - 1 - (0) 1-ый ответ к 345-му первичному по индексу "4-21".

4-21 - 345 / 3 - 0 - (1) 1-ый повторный к 345-му первичному по индексу "4-21".

4-21 - 345 / 3 - 3 - (1) 3-ий ответ к 1-му повторному по индексу "4-21" и

номеру 345.

Структура номера при регистрации решений и распоряжений

Примеры:

4-21 - 165 / 3 - 0 - (0) - 0 первичный документ 165-ый по индексу "4-21".

4-21 - 165 / 3 - 1 - (0) - 0 1-ый вопрос в 165-ом документе по индексу "4-21".

4-21 - 165 / 3 - 0 - (1) - 0 1-ый повторный к 165-му первичному по индексу "4-21"

4-21 - 165 / 3 - 0 - (0) - 1 1-ый ответ к 165 -му первичному (к документу в

целом).

4-21 - 165 / 3 - 3 - (0) - 1 1-ый ответ к 3-му вопросу 165 -го первичного

документа.

4-21 - 165 / 3 - 0 - (2) - 1 1-ый ответ ко 2-му повторному 165 -го первичного.

Структура номера при регистрации писем и жалоб граждан и коллективов

где метка принимает значения: "Личное", "Жильцы" или "Коллектив"

Примеры:

4-21 / 3 - П - 345 - 0 - (0) если письмо от Петрова.

4-21 / 3 - 1 - 345 - 0 - (0) если письмо от жильцов.

4-21 / 3 - 2 - 345 - 0 - (0) если письмо от коллектива.

4-21 / 3 - П - 345 - 0 - (1) 1-ый повторный к 345-му первичному по индексу

"4-21", письмо от Петрова.

4-21 / 3 - 2 - 345 - 1 - (0) 1-ый ответ к 345-му первичному по индексу "4-21",

письмо от коллектива.

4-21 / 3 - 1 - 345 - 3 - (1) 3-ый ответ к 1-му повторному по индексу "4-21" и

номеру 345, письмо от жильцов.

Таким образом, можно сосчитать отдельно количество ответов к документу и количество повторных к первичному документу. Нумерация для порядкового номера настраивается либо отдельно по каждому индексу, либо организуется сквозной по всем индексам, либо возможна отдельная нумерация по одному индексу (например, для "Исходящих"), при сквозной нумерации для всех остальных.

"Скрепкой" "папка", куда "подшиваются" все документы по одному письму являются их номера (рис.3.1.).

Рис. 3.1. Структура связи документов переписки по отдельному вопросу