43. Этика ведения делового совещания, беседы и переговоров.

Переговоры Переговоры в деловом общении - это процесс взаимодействия сторон с целью достижения согласованного и устраивающего их решения. Вступая в переговоры, участники могут использовать различные стратегии их ведения. Выбор той или иной стратегии зависит от ситуации, в которой ведутся переговоры, готовности сторон реализовать интересы друг друга, понимания успеха переговоров их участниками. 2 стратегии: 1 позиционный торг, ориентированный на конфрантационный тип поведения. 2) переговоры на основе взаимного учета интересов.

Основные недостатки позиционного торга:

1) приводит к соглашениям, которые в той или иной степени не интересны сторонам.

2) не эффективен, так как в ходе переговоров растет цена достижения договоренностей и затрагиваемое на них время, а также возрастает риск того, что соглашение вообще не будет достигнуто.

3) угрожает продолжению отношений между участниками переговоров, т.к. они считают друг друга чуть ли не врагами.

4) может усугубить ситуацию, если в переговорах принимает участие более двух сторон, и чем больше число сторон, вовлеченных в переговоры, тем серьезнее становятся недостатки, свойственные этой стратегии. При всех этих недостатках позиционный торг часто используется в тех случаях, когда речь идет о разовом взаимодействии, и стороны не стремятся наладить долговременные взаимоотношения. Особенности переговоров на основе взаимного учета интересов:

1)участники совместно анализируют проблему и совместно ищут варианты ее решения, демонстрируя другой стороне.

2) внимание концентрируется на не на позициях, а на интересах сторон, что предполагает их выявление, поиск общих интересов, объявление собственных интересов и их значимости оппонента, признание интересов другой стороны частью решаемой стороны.

3) участники переговоров ориентированы на поиске взаимовыгодных вариантов решения проблемы, что требует не сужать разрыв между позициями в поисках единственного правильного решения, а увеличивать число возможных вариантов, отделять поиск вариантов от их оценки, выяснять какой вариант предпочитает другая сторона.

4) стороны стремятся использовать объективные критерии, что позволяет выработать разумное соглашение, а потому должны открыто обсуждать проблему и взаимные доводы, не должны поддаваться возможному давлению.

5)в процессе переговоров люди и спорные проблемы разделяются, что предполагает четкое разграничение взаимоотношений оппонентов и самой проблемы, умение поставить себя на место оппонента и попытаться понять его точку зрения, согласование договоренностей с принципами сторон, настойчивость в желании разобраться с проблемой и уважительное отношение к людям.

6)достигнутое соглашение должно максимально учитывать интересы всех участников переговоров.

Совещание

Деловое совещание это способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Практика деловой жизни показывает, что деловое совещание более эффективно, чем просто административные решения узкого круга управленцев. Ведение совещания. 1 начинать нужно вовремя и сразу согласовать с го участниками правила совместной работы. После чего сразу одному из участников поручить ведение протокола. 2 организаторы должны представить участников совещания, если они не знакомы. В их обязанности входят также указать всем их места и сообщить, можно ли курить в зале. 3 ведущий обычно выбирает один из двух стилей ведения совещания: дипломатический или авторитарный. 4 Авторитарное поведение допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. это бывает в том случае. если необходимо быстро принять решение. 5 все материалы которые будут обсуждаться и изучаться, необходимо подготовить заранее. 6 Если совещание продолжительно по времени, необходимо сделать перерыв, чтобы участники могли сделать необходимые звонки. 7 Руководит совещанием председатель, от которого зависит ход мероприятия. он должен вести себя авторитетно, но тактично и вежливо. обязанность председателя - твердо останавливать тех кто пытается обсуждать не входящие в повестку дня вопросы. 8 формы ведения: конструктивная роль, способствует ходу собрания, отрицательная роль. 9 каждое деловое совещание должно заканчиваться принятием решения. 10 заканчивать совещание нужно в точно назначенное время. 11 на заключительном этапе важно не забыть зафиксировать кто что будет выполнять. И проследить, чтобы все присутствующие получили протокол результатов совещания. На основании этого официального документа руководство вправе требовать от сотрудников выполнения решений. Заканчивая совещание председатель благодарить присутствующих, а также выступающих с предложениями и тех, кто принимал участие в подготовке мероприятия.

Беседа

Деловая беседа - это речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению. 1)Подготовка к деловой беседе. Включает составление плана беседы на основе становления задач беседы, поиск подходящих путей для решения этих задач, анализ внешних и внутренних возможностей осуществления плана беседы, прогноза возможного исхода беседы, сбора необходимой информации о будущем собеседнике, отбора наиболее веских аргументов для защиты своей позиции, выбора наиболее подходящей стратегии и тактики общения, а также давления, манипуляцию, просьба о помощи, сотрудничество.

2)установление места и времени встречи. Может осуществиться по-разному в зависимости от установок- позиций участников(сверху-как приказ,снизу-как просьба).

3)Начало беседы: вступление в контакт. Тип контакта – сверх, снизу, наравне, дружелюбно, нейтрально, агрессивно – устанавливается еще до первых слов, в зависимости от того, как вошел человек, какого его поза, взгляд, интонация первых фраз, взаимное расположение в пространстве.

4)Постановка проблемы и передача информации. Постановка цели беседы может быть поставлена по разному:проблема,задание,задача,манипулирование собеседником.

5)Аргументирование. Наибольшее влияние на партнера в любых переговорах оказывает аргументирование – это способ убеждения кого-либо посредством значимых логических доводов.

6)опровержение довыдов собеседника.

7-8) Фаза поиска приемлемого или оптимального решения, а затем принятие окончательного решения. Они могут осуществляться либо в стиле сотрудничества, равноправия и взаимной ответственности и, либо в форме авторитарного принятия решения одним из партнеров и добровольным либо вынужденным согласием, подчинением другого собеседника.

9-10)Фаза фиксация договоренности и выход из контакта.Итоги беседы должны быть резюмированы.Полезно установить конкретные сроки, способ информирования друг друга о результатах намеченных действий.

11)Анализ итогов и хода встречи. Позволяет осознавать допущенные просчеты, накопить полезный опыт на будущее, наметить дальнейшую тактику общения.