Концептуальное проектирование.
Структура Работ Проекта (СРП или WBS-структура). Полномочия (ответственность). Отчеты. Системы мониторинга проекта. Завершение проекта.
Концептуальное проектирование (разработка концепции проекта) - это идентификация и определение целей и задач проекта и разработка соответствующих документов для удовлетворения заказчика проекта. Концептуальное проектирование включает краткое описание проекта, определяющее наиболее рациональный уровень приближения к достижению целей проекта, а также всего необходимого для решения поставленных задач.
Итоги концептуального проектирования:
Результаты концептуального анализа
- причины проблем
- ожидаемые результаты
- предварительный подсчет стоимости на уровне краткого описания проекта
- анализ ожидаемой прибыли и стоимости (если решение предполагает прибыль)
- рассмотренные ограничения
- рассмотренные альтернативные решения
Выводы
- проблемы и их решения на уровне краткого описания проекта
- рекомендации, стоит ли продолжать развитие проекта,, судя по предварительным фазам проекта и соответствующие решения
- цели проекта
Общая Структура Работ Проекта (СРП или WBS-структура)
Укрупненный календарный план главного проекта
Эта документация рассматривается как руководство для развития основных направлений и начала проекта.
Разработка документов и одобрение требований/параметров проекта необходимы перед началом работы по следующим фазам проекта. Данная информация является основой для принятия будущих решений, установки единиц измерения оценки изменений, области проекта.
Определение проекта - один из наиболее важных процессов управления проектами, гарантирующих, что проект структурирован и подразделен на управляемые сегменты, что ответственность за завершение каждого из них распределена и зафиксирована, и каждый рабочий сегмент адекватно определен, что обеспечит взаимосвязь и выполнение работ участниками проекта рабочей области.
Использование WBS-структуры гарантирует, что, все работы идентифицированы и определены в рамках общей структуры. Это доказывает важность деления проекта на управляемые сегменты и описания объема работ в рамках каждого сегмента (подпроекта).
Должна быть повсеместной практика разработки документации и принятия основных проектных решений до начала последующих фаз проекта. Область основных направлений - база для принятия решений, проверки измерений и оценки потенциальных изменений области проекта.
Полномочия (ответственность).
Баланс полномочий/ответственности - один из залогов успеха проекта. Он включает проверку определений области проекта, документов планирования и, далее, контрактных документов в свете целей проекта, чтобы удостовериться в их взаимной согласованности до получения разрешения на проведение работ. Официальные полномочия на начало работы выдаются на основе указов и/или других документов и передаются ответственной за выполнение организации. Необходимо организовать проверку всех рабочих полномочий для всех соответствующих работ на протяжении времени от начала до полного завершения проекта. Подтвержденные документально рабочие полномочия поддерживают средства для эффективной “внутренней” координации, коммуникации и получения необходимых разрешений.
Отчеты
Процесс составления отчетов по области проекта включает временные определения, запись и накопление данных о состоянии и развитии проекта и преобразование их в структурированную информацию, необходимую для анализа выполнения проекта. Развитие, интеграция, суммирование и отображение этих данных можно показывать в различных форматах. Данные могут быть структурированы в информацию для отображения различных уровней полномочий для того, чтобы можно было проанализировать достижение целей проекта.
В проекте следует заранее обусловить необходимые отчеты, частоту их подачи и содержание.
Системы мониторинга проекта.
По природе своей проект динамичен, поэтому его развитие часто происходит в несоответствии с планом. Системы мониторинга обеспечивают отслеживание всех изменений в проекте. Таким образом, целевой план предохраняется от устаревания. До принятия каких-либо изменений в уполномоченной работе их необходимо выделить, определить и скоординировать с остальными работами. Одобрить изменения может только ответственный(е), имеющий(е) соответствующие полномочия (соизмеримые с правом изменять основные направления). Ответственный за выполнение работ может начать изменения лишь после получения разрешения.
Завершение проекта.
Этот процесс включает использование сведений о подобных завершенных проектах и архивацию документов текущего проекта для будущего использования. Просмотр и использование документов и уроков завершенных проектов может помочь в управлении возможностями текущим проектом. Такую информацию и данные можно использовать для предсказания возможных тенденций развития проекта, анализа его возможностей, возможных проблемных областей.
На стадии завершения проекта все участники проекта должны быть вовлечены в процесс анализа для оценки проекта и документирования результатов. Анализ включает:
отклонения в стоимости, расписанию и техническом исполнении от целевого плана;
оценка изменений в области проекта и их влияние на стоимость и расписание;
оценка эффективности, своевременности и гладкости выполнения этих изменений и их влияния на развитие проекта;
все специальные факторы,относящиеся к качеству работы;
оценка всех особых обстоятельств, как: природные бедствия, погодные условия, уникальные обстоятельства, которые повлияли на проект и были извлечены из опыта;
эффективность процедур и методов;
выводы по завершенному проекту;
рекомендации по поводу текущего или будущих проектов.
Первый шаг эффективного управления содержанием проекта - выявление, определение, документирование целей проекта и выбор наилучшего пути достижения этих целей. Далее работа проекта преобразуется в общеизвестную модель - WBS-структуру.
Затем определение области проекта и комплект документов планирования вновь рассматриваются для получения официального разрешения на проведение работ. Руководствуясь полномочиями работ, основные направления изменений в проекте контролируются, в соответствии со структурой проекта, системой контроля. Перед проведением изменений необходимо получить разрешение, что обеспечивает контроль над изменениями.
Как только проект начат, информация о развитии и статусе проекта записывается, накапливается и преобразуется к структурному виду, необходимому для анализа выполнения проекта. Анализ этих данных позволяет определить текущее состояние проекта, проблемные области, развивающиеся тенденции и предсказать будущее состояние проекта. Используемая литература: осн. 2[18-34]; доп.3.
Контрольные вопросы:
1. Примерный устав проекта
2. Классификация планов проекта.
3. Системы мониторинга проекта.
4. Источники изменений.
5. Управлением изменениями.
6. Шаблоны устава проекта.
7. Классификация планов проекта.
8. Общая Структура Работ Проекта.
Тема лекции 4. Концепция логистики в управлении проектами.
Материальные ресурсы — один из важнейших управляемых аспектов проекта и, соответственно, система управления ресурсами выступает в ряду подсистем управления проектами в качестве основной. По сути, логистический подход к обеспечению оптимальности материальных потоков полностью соответствует системному подходу в управлении проектами в области ресурсного обеспечения. Проект, как система функционирует в пределах жизненного цикла, имеет:
«вход», в качестве которого выступают все ресурсы проекта, включая и рассматриваемые в настоящей главе материально-технические и трудовые, а также финансовые и временные ресурсы, команду проекта, информацию, знания, технологии и разнообразные ограничения по входным параметрам; комплекс взаимосвязанных процессов обработки этих ресурсов с учетом ограничений и критериальных показателей с целью обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом — формирования результата проекта с запланированными показателями;
«выход», являющийся собственно результатом проекта.
В рамках управления проектом функционируют материальные потоки ресурсов и сопровождающие потоки информации, которые отражают эффективность процессов управления проектом или сигнализируют о нарушениях в запланированном ходе работ. Таким образом, логистика, имея целью повышение эффективности функционирования системы управления проектом, является его неотъемлемой частью и занимается управлением потоками материальных ресурсов. Важнейшими общими задачами логистики в управлении проектами являются:
создание интегрированной системы управления материальными потоками на основе информационных потоков;
разработка методов управления движением ресурсов и контроля материальных потоков;
определение стратегии и технологии физического распределения ресурсов по работам проекта;
стандартизация полуфабрикатов и упаковки;
прогнозирование объемов поставок, перевозок и складирования;
выявление дисбаланса между потребностями и возможностями закупки и поставок;
птимизация технической и технологической структур транспортно-складских комплексов.
Примеры частных задач логистики в управлении проектами:
создание минимальных запасов;
сокращение времени хранения продукции в запасах;
сокращение времени перевозки продукции и т. д.
В подсистемах управления проектом с позиций логистического подхода и с учетом интересов каждого участника взаимоувязываются такие вопросы, как:
разработка общей концепции распределения ресурсов;
выбор формы снабжения;
размещение складского хозяйства;
выбор вида транспорта и типа транспортных средств;
организация транспортировки ресурсов и продукции;
выбор рациональных направлений перевозок;
выбор пунктов поставок;
выбор рационального радиуса складского обслуживания;
дислокация складских систем (центральных, региональных, перегрузочных) и т. п.
Выбор конкретной формы организации управления материальными ресурсами зависит от специфики проекта. Логистическая подсистема управления проектами ориентирована на материальные (ресурсные) потоки, то есть по сути является подсистемой управления ресурсами. Структура логистической системы в рамках управления проектом приведена на рис. 1.
Рис. 1 Структура логистической системы проекта
Требования к закупкам. Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов. Для эффективного функционирования логистики закупок нужно знать, какие именно ресурсы, материалы необходимы для реализации проекта, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех участников проекта, и решить следующие задачи:
анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов;
определение метода закупок;
согласованность цены и заключение договора;
установление контроля за количеством, качеством и сроками поставок;
организация размещения ресурсов на складах.
Эффективное планирование и информационное логистическое обслуживание позволяют снять противоречие между необходимостью бесперебойного снабжения реализации проекта и минимизацией складских запасов.
Основу экономической эффективности закупочной логистики составляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам. В изучении рынка, которое проводится соответствующими менеджерами команды проекта, вопрос цен — главный, но существенную роль также играет анализ других факторов, в том числе возможных логистических расходов и сроков поставок. Расчет затрат на приобретение сырья и материалов во многом определяет дальнейшую стратегию реализации проекта.
После того как определены объем потребностей в сырье и комплектующих изделиях, а также структура материально-технического снабжения, менеджер по закупкам выбирает способ закупок и организует поставки.
Требования к поставщикам. Имеются два основных критерия выбора поставщика: стоимость приобретения продукции или услуг;
1. Качество обслуживания. Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость, к которой можно отнести, например, изменение имиджа и репутации команды проекта, социальную значимость сферы деятельности по проекту, перспективы роста и развития команды и т. п. Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Последнее подразумевает гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от возможных недопоставок, нарушений сроков доставки и т. п. Надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя. В отдельных случаях качество обслуживания, а также отдельные условия поставки не отражаются на цене приобретения. Кроме основных критериев выбора поставщика, существуют и прочие критерии, количество которых может быть достаточно велико (например, более 60). К ним относятся:
удаленность поставщика от потребителя;
сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
наличие у поставщика резервных мощностей;
организация управления качеством продукции у поставщика;
психологический климат в трудовом коллективе поставщика;
риск забастовок у поставщика;
способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования;
кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.
2. Требования к доставке ресурсов. Очевидно, что решающая часть этой системы — транспортное обеспечение поставок ресурсов. Основные параметры системы: место концентрации грузов, порт отгрузки, морское транспортное агентство, порт назначения, место таможенного контроля и внутренняя автотранспортная или железнодорожная компания. Транспортировка является важным элементом логистической цепочки «закупки—поставки—транспорт—распределение ресурсов». Новый подход к транспорту как к составной части более крупной системы, т. е. логистической цепи, привел к необходимости рассматривать его в разных аспектах. С точки зрения изучения эффективности работы отдельных видов транспорта, интерес представляют перевозки грузов между пунктами отправления и назначения на каждом из них (например, от одной железнодорожной станции до другой, из порта в порт или с терминала на терминал). Однако с позиции организации перевозок целесообразно анализировать весь процесс перевозки от грузоотправителя до грузополучателя (по системе «от двери до двери»). Если же учитывать интересы проекта, то здесь необходимо принимать в расчет не только перевозку на магистральных видах транспорта, но и обработку, хранение, упаковку и распаковку, подачу материалов на работы проекта и все связанные с этим процессы информации, сопровождающие материальный поток. Такой подход способствует оптимальному выбору транспортных услуг, ибо качество перевозок, как правило, в большей мере отражается на общих расходах, чем себестоимость перевозок.
3. Требования к системе запасов ресурсов. Говоря о подсистеме логистики, занимающейся запасами материальных ресурсов, необходимо увязать понятие запасов с предметом науки логистики, т. е. с движением материального потока, в рамках которого эти запасы создаются. Независимо от того, являются ли материальные потоки по отношению к проекту внешними или внутренними, при фиксации места их нахождения мы сталкиваемся с понятием запасов. Можно сказать, что запас — это форма существования материального потока. Фиксация места нахождения запаса не ограничивает второго параметра движения — времени. Особенность логистики — изучение запаса как постоянно меняющегося во времени объекта. Актуален и вопрос трансформации запасов из одного вида в другой, связанной с изменением их пространственного положения. Таким образом, классификация запасов необходима для решения по крайней мере двух задач:
1) конкретизации объекта изучения в рамках заданного материального потока;
2) управления запасами в рамках заданной логистической системы. Критериями классификации могут стать два параметра, определяющих понятие движения. Это - пространство и время. Параметр количества запаса неотделим от параметра времени. Параметр качества запаса связан с конкретной потребностью и не приводит к выделению видов запасов. Запасы сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции представляют собой материальные ценности, ожидающие производственного или личного потребления. Логистическая система управления запасами проектируется с целью непрерывного обеспечения работ проекта каким-либо видом материального ресурса. Реализация этой цели достигается решением следующих задач:
учет текущего уровня запаса на складах различных уровней;
определение размера гарантийного (страхового) запаса;
расчет размера заказа;
определение интервала времени между заказами.
Для ситуации, когда отсутствуют отклонения от запланированных показателей и запасы потребляются равномерно, в теории управления запасами разработаны две основные системы управления, которые решают поставленные задачи, соответствуя цели непрерывного обеспечения потребителя материальными ресурсами. Такими системами являются:
система управления запасами с фиксированным размером заказа;
система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами.
В таблице 1 приведено сравнение основных систем управления запасами в логистических системах.
Таблица 1
Сравнение основных методов управления запасами
Система |
Преимущества |
Недостатки |
С фиксированным размером заказа |
Меньший уровень максимального желательного запаса Экономия затрат на содержание запасов на складе за счет сокращения площадей под запасы |
Ведение постоянного контроля наличия запасов на складе |
С фиксированным интервалом времени между заказами |
Отсутствие постоянного контроля наличия запасов на складе |
Высокий уровень максимального желательного запаса Повышение затрат на содержание запасов на складе за счет увеличения площадей под запасы |
Требования к складам для хранения ресурсов. Хранение запасов при традиционной системе закупок предполагает наличие комплекса складов с присущими им административными издержками и затратами труда. Склады рассматриваются не изолированно, а как интегрированная составная часть логистической цепи. Основные требования к складам включают:
обеспечение качественного хранения ресурсов и доставку их по месту назначения в срок;
минимизацию издержек хранения.
Основные статьи издержек по содержанию складов можно сгруппировать следующим образом:
1.Содержание складских помещений:
а) амортизация складских зданий;
б) амортизация складского оборудования;
в) затраты на профилактический ремонт;
г) расходы на отопление, электроэнергию и воду;
д) страхование зданий и земельный налог;
е) арендная плата.
2.Затраты на обслуживающий персонал:
а) заработная плата складских рабочих и служащих;
б) расходы на социальные нужды рабочих и служащих.
3.Затраты на транспортные средства:
а) амортизация;
б) расходы на топливо и энергию;
в) расходы на профилактический и текущий ремонт;
г) страхование и налоги на транспортные средства.
4. Убытки от хранения запасов:
а) охрана складов и старение материалов;
б) коррозия и другие потери;
в) расхождения в результатах инвентаризаций (ошибки учета отпуска и приемки);
г) кражи;
д) потери вследствие понижения цен;
е) страхование запасов.
К основным статьям издержек по содержанию складов западные экономисты относят также потери процентов на капитал, которые можно было бы получить, если бы не пришлось снимать деньги с банковских счетов на финансирование строительства складских помещений и оснащение их соответствующим оборудованием. Перечисленные статьи издержек могут достигать значительных сумм. Поэтому система материально-технического снабжения постоянно оптимизируется, т. е. ведется поиск механизмов функционирования, которые снижали бы потребность в складах до необходимого минимума, упрощали процедуру заказа и получения предметов снабжения, ускоряли быстродействие системы.
В завершение следует отметить, что логистика является, по сути, таким же формализующим подходом к уже известным процессам материально-технического снабжения, как управление проектами к принципам целенаправленной деятельности.
А увязывание двух таких мощных методологий, как управление проектами и логистика, может дать эмерджентный эффект новый импульс развитию обеих методологий.
Как уже было отмечено, все, чем располагает проект для своей реализации, является ресурсами в самом широком смысле слова. Поэтому управление ресурсами — центральная подсистема управления проектами. Никакие, даже блестяще задуманные, запланированные этапы, фазы, работы по проекту не будут реализованы эффективно без четко организованной и, главное, осуществляемой системы управления ресурсами проекта. В ряду этапов управления ресурсами эффективные закупки являются, по существу, залогом успешности управления. Подразумевается не только сам процесс закупок, но и его окружение — выбор поставщиков, целесообразное управление запасами, эффективная доставка ресурсов на работы проекта, качество ресурсов и пр.
Системный подход к управлению проектами. По мнению специалистов корпорации «Майкрософт», применение методов УП будет иметь успех при наличии следующих основных элементов:
Ограничение масштаба проекта: четкое определение продукта, ограничения по времени и персоналу;
Возможность разделения продукта на части: модуляризация по техническим характеристикам, функциям, подсистемам и объектам;
Возможность разбиения проекта: выделение команд и групп, разрабатывающих отдельные технические характеристики, поэтапных подпроектов;
Создание малых групп и управление ими: большое количество малых производственных групп, обладающих независимостью и ответственностью;
Небольшое количество жестких правил, применяемых для усиления координации и синхронизации: ежедневное формирование продукта, немедленный поиск и исправление ошибок, поэтапная стабилизация;
Хорошие коммуникации, как внутри команд и функциональных групп, так и между ними: разделение ответственности, открытая культура;
Гибкость производственного процесса, необходимая для приспособления к меняющимся условиям: развитие специфических свойств продукта, предусмотрение резервов времени внутри проекта, развитие самого производственного процесса.
Характеризуя проект, можно отметить, что он включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты.
В зависимости от сути и сложности замысла и эффективности его реализации результаты работы по выполнению проекта могут быть самыми различными и классифицироваться по-разному. Они могут быть: конкретными (продукция, организация, здание и т.д.) и абстрактными (планы, знания, опыт, метод и т.д.); текущими (технология, документация, подписанные контракты) и конечными (прибыль, продукт, знания и т.д.).
Таким образом, общий результат процесса реализации замысла может быть определен как система целей, которые должны быть достигнуты в ходе выполнения проекта. Отсюда следует, что любой проект сам есть система и часто достаточно сложная.
В соответствии с положениями общей теории систем, система определяется как комплекс некоторых элементов, находящихся во взаимодействии между собой и с внешней средой. Поэтому будет уместным дать следующее определение проекта как системы:
Проект - это совокупность определенных элементов (объектов материального и нематериального характера) и связей между ними, обеспечивающая достижение поставленных целей.
Понятие «система» многозначно, что естественно, но общность характерных черт позволяет выразить систему тем, что:
система - это комплекс взаимосвязанных элементов, рассматриваемых как единое целое;
системе присуща определенная структура;
системе присуща некоторая обособленность от других объектов - так называемой внешней среды, - которая основывается на отграничении некоторых объектов, включаемых в систему.
Проект, как систему, определяют следующие основные свойства:
Сложность иерархической структуры. В современных экономических системах одновременно функционируют несколько различных иерархических структур, взаимодействие между которыми обычно не сводится к простым отношениям иерархического соподчинения.
Влияние на проект находящихся во взаимодействии объективных и субъективных факторов.
Динамичность процессов, имеющих стохастический характер.
Целостность (эмерджентность) системы, т.е. такие ее свойства, которые не присущи элементам системы (подсистемам), рассмотренным отдельно, вне системы.
Сложные информационные процессы, обусловленные многочисленными взаимосвязями между элементами системы.
Множественность целей, которые могут не совпадать с целями отдельных элементов (подсистем) (известный пример - высокие расходы на содержание управленческого аппарата приводят к необходимости его сокращения, но, с другой стороны, малочисленный управленческий аппарат не обеспечивает эффективного управления предприятием, что ведет к финансовым потерям).
Многофункциональность элементов системы (например, функция управления системой включает в себя функции: планирование, учет, контроль, анализ, оперативное регулирование).
Указанные свойства проекта как системы определяют необходимость в системном подходе к управлению проектами, предполагающем рассматривать элементы проекта и их функционирование во взаимосвязи и взаимозависимости.
Характерной чертой современных экономических систем, как было сказано, является их чрезвычайная сложность. Уровень сложности определяется не только большим числом взаимосвязанных элементов системы, но и высокой степенью взаимозависимости их характеристик, эмерджентными свойствами, разнообразием функций, многообразием возможных реакций системы на внешние воздействия и т.д.
Сложность проекта как системы в определенной мере характеризуется и таким показателем, как разнообразие, которое совпадает с ее энтропией. Задача управления таким образом состоит в уменьшении ее разнообразия путем сведения множества всех состояний к подмножеству состояний, удовлетворяющих цели управления.
Важнейшим свойством систем является управляемость - способность к подчинению целенаправленным воздействиям, обеспечивающим устойчивость функционирования, сохранение или приобретение системой тех или иных качественных особенностей, выполнение заданной программы действий и т.д. Управление, как процесс воздействия на систему, рассматривается как важнейшая функция системы, ориентированная на достижение заданных целей.
Процессам управления сложными (в частности, экономическими) системами свойственны следующие закономерности:
1.Управление осуществляется путем сбора, обработки и анализа информации. Основная функция любой системы управления - получение информации и определение на ее основе поведения управляемой системы.
2.Управление реализуется с использованием принципа обратной связи: управляющие воздействия формируются на основе информации о реакции объекта на предыдущие управляющие воздействия. Такое управление позволяет достигать цели не измеряя непосредственно внешние помехи, а анализируя изменение состояний управляемой системы во времени.
3.Наличие посредников при реализации прямой и обратной связей (X и Y). Этим обусловлены многие специфические требования к организации таких систем и качеству их управления.
4.Управление, рассматриваемое как комплекс целенаправленных действий, может быть реализовано только тогда, когда система располагает целью управления и правилами принятия решений в различных ситуациях. Поведение системы, как правило, определяется не одной целью, а их совокупностью. Если множество целей частично упорядочено по их важности, то при функционировании системы учитываются сначала наиболее важные (срочные) цели, затем менее важные и т.д. Достижению цели системой управления могут мешать такие внутренние причины, как несогласованность целей отдельных ее подсистем.
5.Управляющее воздействие предполагает уменьшение разнообразия управляемой системы, необходимое для эффективности управления. В этом состоит задача управления сложной системой. (Закон необходимого разнообразия, сформулированный У.Р.Эшби, определяет, что сведение множества состояний управляемой системы к подмножеству, включающему только рациональные по отношению к цели состояния, определяется избирательной способностью управляющей системы, обусловленной величиной того уменьшения разнообразия объекта управления, которое должно быть достигнуто.)
Управляющие воздействия в экономических системах разделяются на прямые (непосредственные) и косвенные.
Прямое управляющее воздействие, направленное на конкретный экономический объект, выражается, как правило, в нормативном установлении того или иного показателя и является средством директивного влияния управляющей системы на объект управления. Его назначение заключается в прямом ограничении множества возможных состояний управляемой системы.
Косвенные управляющие воздействия обусловлены тем, что отдельные подсистемы экономических систем в своем развитии и функционировании руководствуются собственными (имманентными) интересами. Косвенные управляющие воздействия не изменяют множества возможных состояний управляемой системы, однако ориентируют их развитие в направлении, желательном с точки зрения управляющей системы.
В рамках системного подхода к управлению проектами, мы будем использовать методы декомпозиции (выявление отдельных элементов) и структуризации (изучение взаимосвязей между элементами проекта, а также между проектом и внешней средой). Таким образом, информационые технологии в управлений проектами представляет собой определение, установление, регулирование и развитие связей между элементами проекта, обеспечивающих достижение поставленных перед проектом целей. В более широком контексте, системный подход, системная методология, системное проектирование отражают реальный процесс интегрирования знаний и деятельности, науки и социальной практики в проектной культуре.
В функции УП входят: планирование, контроль, анализ, принятие решений, бюджетирование, организация осуществления проекта, мониторинг, оценка, отчетность, экспертиза, проверка и приемка, бухгалтерский и управленческий учет, администрирование.
К подсистемам управления проектами относятся:
управление содержанием и объемами работ (Scope Management);
управление стоимостью (Cost Management);
управление качеством (Quality Management);
управление закупками и поставками (Procurement and Supply Management);
управление ресурсами (Resource Management);
управление персоналом (HRM);
управление изменениями (Change Management);
управление рисками (Risk Management);
управление запасами (Inventory Management);
интеграционное управление (Integration Management);
управление информацией и коммуникациями (Information and Communication Management).
Управление осуществляется на всех стадиях проектного цикла.
Особенности управления проектами в Казахстане.
Современная экономика Казахстана, переживающая переходный период, претерпевает значительные изменения. Согласно классическому подходу, информационые технологии в управлений проектами понимается как управление изменениями. Отсюда следует, во-первых, актуальность управления проектами для современной экономики, и, во-вторых, широкие возможности для применения проектного подхода.
К основным изменениям, которые создают потенциал для применения философии управления проектами, относятся:
Изменение отношений собственности: приватизация, акционирование и т.д.; бурное развитие акционерных форм хозяйствования в негосударственном секторе экономики;
Изменения рынка: формирование относительного баланса предложения и платежеспособного спроса;
Изменение и развитие организационных форм в соответствии с указанными изменениями отношений собственности и рынка;
Изменение производственной системы: необходимость реструктуризации и создания принципиально новой системы управления производственным комплексом;
Изменение методов и средств управления.
Перспективный рынок проектов. Наибольшим потенциалом в плане появления новых проектов обладают: ТЭК, нефтепереработка и нефтехимия, пищевая промышленность, фармацевтическая промышленность, транспорт, связь, телекоммуникации, жилищное строительство, наука.
Каждая отрасль имеет свои специфические цели, однако, можно выделить ряд задач, стоящих перед всеми сферами экономики:
1. Осуществление системы антикризисных мер.
2. Развитие ресурсосберегающих процессов.
3. поддержание экспортного потенциала.
4. Освоение эффективных форм хозяйствования.
5. Развитие рыночной инфраструктуры.
6. Сохранение и эффективное использование в новых условиях производственного, кадрового и инновационного потенциала.
7. Решение проблемы занятости населения.
8. Насыщение потребительского рынка.
9. Стабилизация производства.
10. Реализация мер по экологической санации предприятий базовых отраслей.
11. обеспечение учета экологических факторов при реализации проектов во всех областях.
К основным предпосылкам относятся:
Широко распространенная в отечественной экономике идеология программно-целевого управления. Основной формой программного управления выступают целевые комплексные программы. Переход на программные методы связан с ликвидацией системы, основанной на планово-распределительных методах управления. К основным принципам ПЦУ относятся:
Целенаправленность: целевая ориентация программ на обеспечение конечных результатов;
Системность: разработка совокупности мер, необходимых для реализация программы, во взаимосвязи с концепцией развития страны в целом;
Комплексность: разработка отдельных элементов программной структуры, направленных на достижение частных целей, должна осуществляться в соответствии с генеральной целью;
Обеспеченность: все мероприятия, предусмотренные программой, должны быть обеспечены различными видами ресурсов - финансовых, информационных, материальных, трудовых;
Приоритетность (система предпочтений), выработанная на основе общей концепции развития;
Экономическая безопасность;
Своевременность, т.е. достижение требуемого конечного результата в установленный срок.
Программно-целевой подход используется при реализации инвестиционной политики государства на современном этапе для решения проблем стабилизации и реализации антикризисных мер.
Внешняя среда проекта.
Согласно системному подходу, проект обладает рядом свойств, которые необходимо учитывать при организации работ по его реализации.
1. Проект возникает, существует и развивается в определенном окружении, называемом внешней средой.
2. Состав проекта не остается неизменным в процессе его реализации. Некоторые элементы могут появляться, а некоторые - выходить из состава проекта.
3. Проект, как и всякая система, может быть разделен на элементы. При этом между элементами должны существовать и поддерживаться определенные связи.
Из этих свойств следуют 2 основных вывода:
1. Проект не является жестким стабильным образованием.
2. Ряд элементов может использоваться как в составе проекта, так и вне его.
Отсюда следует, что разделение всей сферы деятельности, в которой появляется и развивается проект, на собственно проект и внешнюю среду достаточно условно.
Участники проекта - это основной элемент его структуры. В зависимости от типа проекта может быть от одного до нескольких десятков или даже сотен участников.
Основные участники проекта:
1. Инвестор - субъект инвестиционной деятельности, осуществляющие вложение собственных, заемных или привлеченных средств в форме инвестиций и обеспечивающий их целевое использование. В качестве инвестора могут выступать:
органы, уполномоченные управлять государственным и муниципальным имуществом и муниципальными правами;
граждане, предприятия, объединения предпринимателей и другие юридические лица;
иностранные физические и юридические лица, государства и международные организации.
2. Заказчик. В качестве заказчика могут выступать инвесторы, а также любые другие физические и юридические лица, уполномоченные инвесторами осуществлять реализацию инвестиционного проекта, не вмешиваясь при этом в предпринимательскую и иную деятельность других участников проекта, если иное не предусмотрено договором между ними. В том случае, если заказчик не является инвестором, он наделяется правами владения пользования и распоряжения инвестициями на период и в пределах полномочий, установленных договором и в соответствии с российским законодательством.
3. пользователем проекта может быть инвестор, а также другие физические и юридические лица, государственные и муниципальные органы и международные организации, для которых создается объект инвестиционной деятельности.
4. Проектировщик - осуществляет разработку всех проектных решений.
5. Поставщик - осуществляет материально-техническое обеспечение.
Подрядчик - производит СМР, наладку и пуск оборудования, производственные испытания перед сдачей готовых объектов в эксплуатацию. С юридической точки зрения, подрядчик - это юридическое или физическое лицо, чье предложение принято заказчиком.
7. Руководитель проекта.
8. Проектная команда.
9. Лицензиар.
10. Финансовые институты.
11. Посредники (консалтинговые, инжиниринговые и пр. фирмы).
5. Администрирование.
Основная цель администрирования заключается в том, что администратор проекта принимает на себя обязанности по обеспечению оперативного управления, высвобождая время руководителю проекта, но не снимая с него ответственности.
Обязанности администратора:
Использование современных средств и приемов управления в области планирования, составления графиков, мониторинга и отчетности;
Обеспечение взаимодействия и оптимального использования ресурсов проекта;
Обеспечение руководителей проекта сжатой информацией, дающей возможность оперативного контроля за реализацией проекта, ресурсами и приоритетами.
Кроме того, администратор должен уметь:
Выявлять проекты, нуждающиеся в администрировании;
Проводить целенаправленные опросы руководителей и участников проекта для составления согласованных планов;
Составлять ресурсно сбалансированные планы, отвечающие целям руководства;
Организовывать процесс сбора информации о ходе работ по проекту;
Составлять отчеты о состоянии проекта.
Администратор проекта неподотчетен руководителю проекта и может осуществлять параллельное администрирование нескольких проектов. Как правило, имеет вспомогательный персонал.
Основные недостатки администрирования:
Чрезмерные затраты времени на оценку и принятие решений;
Планирование осуществляется только сверху вниз;
Недостаточно детальная проработка планов в силу оторванности администратора от реальной работы по проекту;
Неполнота информации в распоряжении администратора (скрытое или открытое противодействие участников разработки проекта);
Отчетность о состоянии проекта не обладает необходимой полезностью (адекватность, оперативность, достоверность);
Отслеживание работ по проекту вместо мониторинга.
Существует определенное противоречие между проектным и административным управлением проектами, разрешение которого зависит от профессионализма высшего руководства компании.
Используемая литература: осн. 1[24-38]; доп.1.
Контрольные вопросы:
Системный подход к УП.
Участники проекта.
Содержание проекта.
Особенности управления проектами в Казахстане.
Администрирование проекта.
Дайте определение понятию «ресурс».
Перечислите виды ресурсов проекта.
Перечислите и опишите типы ресурсов.
Перечислите основные задачи управления ресурсами.
Чем отличаются закупки от поставок?
Перечислите виды контроля технологического оборудования по критерию качества.
Дайте определение понятию «управление запасами».
Перечислите наиболее часто встречающиеся виды запасов.