Лекция 9. Требования к оформлению документов. Знакомство с гост р 6.30-2003

Делопроизводство на предприятии ведется традиционным бумажным способом или на основе компьютерных технологий, но независимо от этого должны применяться единые правила оформления документов. Эти правила регламентированы системой нормативно – технической документации, действующей на территории Российской федерации, они обязательны для всех субъектов независимо от формы собственности предприятия.

Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. был утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), введен с 01 июля 2003 года распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УС ОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает:

• состав реквизитов документов;

• требования к оформлению реквизитов документов;

• требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

В ГОСТе Р 6.30-2003 на формуляре-образце показано расположение всех реквизитов, их 30 (в ГОСТе 6.38 – 90 был 31 реквизит, в ГОСТе Р 6.30 – 97 было 29 реквизитов).

Реквизит в переводе с латинского обозначает «необходимое» и в применении к документам используется в значении «необходимые данные».

1. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации (ОКПО);

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа (ОКУД);

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

2. Требования к реквизитам документов орд

При заполнении реквизитов необходимо соблюдать следующие правила:

Количество реквизитов на конкретном документе зависит от вида документа, никакой документ не содержит все 30 реквизитов, так как реквизиты противоречат друг другу. Например, документ не может быть одновременно оригиналом и копией. Каждый вид документа имеет свой набор реквизитов: у приказа, протокола, акта различный набор реквизитов.

Каждый отдельный реквизит необходимо начинать печатать с большой буквы. Исключение составляют реквизиты 16 (гриф утверждения) и 23 (гриф согласования), которые печатаются заглавными буквами.

Межстрочные расстояния между отдельными реквизитами делаются увеличенными (2 –3 интервала стандартной пишущей машинки или одна пустая строчка), а межстрочные расстояния внутри реквизитов составляют 1-1,5 интервала.

В реквизитах нельзя использовать знак переноса.

При расположении реквизитов на листе следует придерживаться схемы рабочих полей, указанной в формуляре-образце. Границы рабочих полей обозначаются на схеме сплошными линиями и пунктирами. Пунктирами обозначаются поля, которые можно передвигать в указанных пределах. Левое поле может передвигаться от 2-х до 3, 5 см. Левое поле, равное 3,5 см , обязательно соблюдать на документах постоянного и длительного срока хранения; на тех документах, которые отправляются в архив и будут храниться в папках. Максимальный объем папки (дела) составляет 250 листов.

Рабочее пространство организационно-распорядительного документа формата А4 условно делится по горизонтали на три примерно равные части: верхнюю - заголовочную («шапка документа»), среднюю - текстовую (содержательную), нижнюю - оформительскую (заключительную). Схема расположения реквизитов на формуляре-образце в средней и нижней частях всегда одинакова. Схема расположения реквизитов на формуляре-образце в верхней части документа имеет два варианта: угловое расположение реквизитов и продольное. Оба варианта считаются равноценными, их выбор зависит от вида документа. Считается, что угловое расположение реквизитов экономит рабочее пространство на письме и на документах, имеющих гриф утверждения.

Внутри рабочей зоны реквизиты размещают одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).