- •Введение
- •Лекция 1. Краткая история государственного делопроизводства в России
- •1. Древнерусская культура составления документов
- •2. Приказное делопроизводство хv- хvii веков
- •3. Коллежское делопроизводство
- •4. Исполнительное (министерское) делопроизводство
- •5. Советское делопроизводство
- •Лекция 2. Единая государственная система делопроизводства (егсд). Государственная система документационного обесепчения управления (гсдоу)
- •1. Общие понятия
- •Лекция 3. Унификация документов. Унифицированные системы документации
- •Унифицированные системы документации
- •Унифицированная система организационно- распорядительной документации
- •Распорядительные документы: приказы, указания, распоряжения (их выпускает руководитель, действующий на принципах единоначалия);
- •Справочно-информационные документы: акты, протоколы, письма, справки, договоры, претензии, служебные и докладные записки, заявления и другие.
- •Лекция 4.Стандартизация. Виды стандартов
- •Лекция 5. Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ескк тэси)
- •Прямого применения международных и региональных классификаций без изменения принятых в них кодов и наименований;
- •Лекция 7. Понятие документа. Функции документа
- •1. Понятие документа
- •2. Функции документа
- •3. Официальные документы
- •4. Юридическая сила документа
- •Лекция 8. Основные классификации документов
- •Лекция 9. Требования к оформлению документов. Знакомство с гост р 6.30-2003
- •1. Состав реквизитов документов
- •2. Требования к реквизитам документов орд
- •Лекция 10. Работа над документом. Форматы, бланки, машинописные правила
- •1. Форматы и качество бумаги
- •2.Составление бланков документов
- •3. Работа над документом
- •4. Основные машинописные правила
- •Лекция 11. Организация документооборота
- •1.Учет количества документов
- •2. Этапы обработки внутренней документации
- •3. Этапы обработки входящей документации
- •Составление описей дел,
- •4. Этапы обработки исходящей документации
- •Лекция 12. Составление, согласование проектов, подписание (утверждение), регистрация, размножение, направление на исполнение. Доставка, исполнение документов, контроль исполнения
- •1) Составление проектов документов
- •2) Согласование проектов
- •3)Подписание (утверждение) документа
- •4)Регистрация документов
- •5) Печатание, размножение документов
- •6) Направление документов на исполнение. Доставка
- •7) Исполнение поручений, приказов в структурных подразделениях
- •8) Контроль исполнения документов
- •Лекция 13. Систематизация документов и определение сроков хранения, составление номенклатуры дел
- •Лекция 14. Правила Формирования документов в дела, Оформление дел с различными сроками хранения, Оперативное хранение документов и дел в структурных подразделениях
- •1. Правила формирования документов в дела
- •2. Оформление дел с различными сроками хранения
- •3. Оперативное хранение документов и дел в структурных подразделениях
- •Лекция 15. Экспертиза ценности документов, Составление описей дел, Передача дел на архивное хранение
- •1. Экспертиза ценности документов.
- •2. Составление описей дел
- •3. Передача дел на архивное хранение
- •Лекция 16. Обработка входящей и исходящей документации
- •1. Обработка входящей документации
- •2. Обработка исходящей документации
- •Лекция 17. Основы организации службы документационного обеспечения
- •2. Оптимальное разграничение функций между отделами и участками службы доу
- •3. Распределение должностных обязанностей между исполнителями
- •5. Рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда.
- •6. Оргтехническое обеспечение труда
- •Лекция 18. Специфика делопроизводства в районном суде
6) Направление документов на исполнение. Доставка
Доставка документов внутри предприятия производится в соответствии с инструкцией по ДОУ сотрудниками структурных подразделений, ответственных за делопроизводство в своих подразделениях. Получение ответственными лицами информации может производиться по телефону, устно.
В журнале росписи получения приказов ответственным лицом становится дата получения приказа, его подпись и фамилия.
7) Исполнение поручений, приказов в структурных подразделениях
За исполнение поручения отвечает ответственный исполнитель поручения, который указан в резолюции ПЕРВЫМ.
Исполнение предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку и оформление проекта, согласование, представление на подписание (утверждение), подготовку к отправке.
Ответственный за делопроизводство обеспечивает своевременное прохождение документов, контроль за сроками исполнения, информирует руководство подразделения о задержках исполнения, отвечает за качество оформления документов в подразделении.
Руководитель структурного подразделения обязан:
рассматривать документы в день поступления и распределять обязанности между исполнителями с учетом: резолюции вышестоящего руководителя, трудоемкости задания, квалификации, загрузки сотрудников и их функциональных обязанностей, с учетом наличия и доступности информации
осуществлять контроль за качеством исполнения документа по существу вопроса.
Исполнитель (составитель) знакомится с документами в день их передачи на исполнение, и при необходимости делает на свободных от текста листах дополнительные отметки: - о дате поступления на исполнение; о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.п.); и о дате и результатах окончательного исполнения.
При наличии ответственного исполнителя все остальные (соисполнители) ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление в условленные сроки необходимых материалов.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. Если вопрос решается оперативно, без составления ответного документа (по телефону, лично), исполнитель на полученном документе проставляет отметку о исполнении и направлении документа в дело, например: “Вопрос решен с дир. ООО по тел. 184-00-00. В работе семинара принимает участие его заместитель И.О.Ф. В дело № 12-4 05.03.2006 (подпись исполнителя)”.
Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект документа, учитывая ранее указанные по этому вопросу документы и действующие нормативные акты.
Исполнитель может предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные возможности выполнения задания.
После внутреннего и внешнего (если это требуется) согласования проект документа передается через секретаря на подпись, а затем на регистрацию и отправку (если более четырех адресов, исполнитель готовит список на рассылку). Исполнитель указывает карандашом на копии категорию почтового отправления (заказное, ценное, авиа, бандероль). В случае необходимости исполнитель (составитель проекта) оформляет к нему сопроводительное письмо.
Индекс дела, в который следует поместить исполненный документ, определяется исполнителем по номенклатуре дел. Отметка об исполнении и направлении документа в дело проставляется на экземпляре, содержащем визы согласования.