Лекция 11. Организация документооборота

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания (поступления) до момента их уничтожения (отправки). Ответственным за организацию документооборота является руководитель предприятия. Объем документооборота - количество входящих, исходящих и внутренних документов в фирме за определенный промежуток времени.

1.Учет количества документов

Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности службы ДОУ, для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Учитываются все поступающие, отправляемые и внутренние документы, как регистрируемые, так и не регистрируемые. Самостоятельно учитываются предложения, заявления, жалобы. Отдельно учитываются поступающие и создаваемые на предприятии документы.

Количество документов подсчитывается по регистрационным формам в местах их регистрации (в том числе учитываются машинограммы).

За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении (количество копий может учитываться отдельно, если необходимо определить расход бумаги и затраты времени на операции на размножение и копирование).

В канцелярии количество входящих и исходящих, внутренних документов устанавливаются путем месячного фиксирования в специальном журнале.

Структурные подразделения в конце года должны представить в канцелярию сводки о результатах учета документации по форме, указанной в инструкции по ДОУ.

Результаты учета обобщаются за прошедший год и представляются руководству для анализа эффективности работы и разработки мер по совершенствованию работы с документами на следующий учебный год.

Вся документация предприятия делится на внутреннюю, входящую и исходящую.

2. Этапы обработки внутренней документации

Внутренняя документация проходит следующую технологическую цепочку с момента создания до момента уничтожения (или отправки в архив):

1. составление проектов,

2. согласование проектов,

3. подписание (утверждение),

4. регистрация,

5. размножение,

6. направление на исполнение, доставка,

7. исполнение документов,

8. контроль исполнения,

9. систематизация документов и определение сроков хранения, составление номенклатуры дел.

10. формирование документов в дела,

11. оперативное хранение документов в структурных подразделениях и передача в архив предприятия,

12. уничтожение документов,

13. хранение в архиве предприятия и передача на хранение в Госархив.

3. Этапы обработки входящей документации

Поступившие на предприятие документы проходят следующие этапы обработки: