- •Введение
- •Лекция 1. Краткая история государственного делопроизводства в России
- •1. Древнерусская культура составления документов
- •2. Приказное делопроизводство хv- хvii веков
- •3. Коллежское делопроизводство
- •4. Исполнительное (министерское) делопроизводство
- •5. Советское делопроизводство
- •Лекция 2. Единая государственная система делопроизводства (егсд). Государственная система документационного обесепчения управления (гсдоу)
- •1. Общие понятия
- •Лекция 3. Унификация документов. Унифицированные системы документации
- •Унифицированные системы документации
- •Унифицированная система организационно- распорядительной документации
- •Распорядительные документы: приказы, указания, распоряжения (их выпускает руководитель, действующий на принципах единоначалия);
- •Справочно-информационные документы: акты, протоколы, письма, справки, договоры, претензии, служебные и докладные записки, заявления и другие.
- •Лекция 4.Стандартизация. Виды стандартов
- •Лекция 5. Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ескк тэси)
- •Прямого применения международных и региональных классификаций без изменения принятых в них кодов и наименований;
- •Лекция 7. Понятие документа. Функции документа
- •1. Понятие документа
- •2. Функции документа
- •3. Официальные документы
- •4. Юридическая сила документа
- •Лекция 8. Основные классификации документов
- •Лекция 9. Требования к оформлению документов. Знакомство с гост р 6.30-2003
- •1. Состав реквизитов документов
- •2. Требования к реквизитам документов орд
- •Лекция 10. Работа над документом. Форматы, бланки, машинописные правила
- •1. Форматы и качество бумаги
- •2.Составление бланков документов
- •3. Работа над документом
- •4. Основные машинописные правила
- •Лекция 11. Организация документооборота
- •1.Учет количества документов
- •2. Этапы обработки внутренней документации
- •3. Этапы обработки входящей документации
- •Составление описей дел,
- •4. Этапы обработки исходящей документации
- •Лекция 12. Составление, согласование проектов, подписание (утверждение), регистрация, размножение, направление на исполнение. Доставка, исполнение документов, контроль исполнения
- •1) Составление проектов документов
- •2) Согласование проектов
- •3)Подписание (утверждение) документа
- •4)Регистрация документов
- •5) Печатание, размножение документов
- •6) Направление документов на исполнение. Доставка
- •7) Исполнение поручений, приказов в структурных подразделениях
- •8) Контроль исполнения документов
- •Лекция 13. Систематизация документов и определение сроков хранения, составление номенклатуры дел
- •Лекция 14. Правила Формирования документов в дела, Оформление дел с различными сроками хранения, Оперативное хранение документов и дел в структурных подразделениях
- •1. Правила формирования документов в дела
- •2. Оформление дел с различными сроками хранения
- •3. Оперативное хранение документов и дел в структурных подразделениях
- •Лекция 15. Экспертиза ценности документов, Составление описей дел, Передача дел на архивное хранение
- •1. Экспертиза ценности документов.
- •2. Составление описей дел
- •3. Передача дел на архивное хранение
- •Лекция 16. Обработка входящей и исходящей документации
- •1. Обработка входящей документации
- •2. Обработка исходящей документации
- •Лекция 17. Основы организации службы документационного обеспечения
- •2. Оптимальное разграничение функций между отделами и участками службы доу
- •3. Распределение должностных обязанностей между исполнителями
- •5. Рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда.
- •6. Оргтехническое обеспечение труда
- •Лекция 18. Специфика делопроизводства в районном суде
Лекция 14. Правила Формирования документов в дела, Оформление дел с различными сроками хранения, Оперативное хранение документов и дел в структурных подразделениях
1. Правила формирования документов в дела
Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела (папки). Номер дела и его название должно соответствовать номенклатуре дел.
Правила формирования дел:
В дела помещаются только исполненные документы, правильно оформленные, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел.
В одно дело помещаются все документы, относящиеся к одному вопросу,
В одно дело помещаются документы, относящиеся к одному календарному году, за исключением переходящих дел, личных дел и документов выборных органов.
Не помещаются в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики,
Дело не должно содержать более 250 листов. При большем количестве документов, дело разделяют на самостоятельные тома. Документы последующего тома являются продолжением предыдущего.
В разные дела помещаются документы постоянного срока хранения и временного срока хранения.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимся к ним приложениям.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами (приказами, протоколами, решениями), являются приложениями к приказам, протоколам, решениям и хранятся вместе с ними. Эти виды документов, утвержденные ректором, являются самостоятельными документами и хранятся в папках с уставами , положениями, инструкциями.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, сметы, отчеты, лимиты, титульные списки и т. п. группируются отдельно от проектов. Планы и отчеты помещаются в дела того года, к которым относятся по содержанию, независимо от времени их составления. Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия. Отчеты о выполнении перспективного плана относят к последнему году действия плана. Например: отчет за 1996 год, составленный в 1997 году, относят к 1996 году. План на 1993 - 1996 гг. относят к 1993 году. Отчет о выполнении плана за 1993 - 1996 гг., составленный в 1997 году, относят к 1996 году.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета группируются в самостоятельные дела и располагаются по алфавиту.
Предложения, заявления, жалобы по основным вопросам работы Предприятия и все документы по их рассмотрению, исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений, и жалоб по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Ответ помещается за запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшей в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.