- •Введение
- •Лекция 1. Краткая история государственного делопроизводства в России
- •1. Древнерусская культура составления документов
- •2. Приказное делопроизводство хv- хvii веков
- •3. Коллежское делопроизводство
- •4. Исполнительное (министерское) делопроизводство
- •5. Советское делопроизводство
- •Лекция 2. Единая государственная система делопроизводства (егсд). Государственная система документационного обесепчения управления (гсдоу)
- •1. Общие понятия
- •Лекция 3. Унификация документов. Унифицированные системы документации
- •Унифицированные системы документации
- •Унифицированная система организационно- распорядительной документации
- •Распорядительные документы: приказы, указания, распоряжения (их выпускает руководитель, действующий на принципах единоначалия);
- •Справочно-информационные документы: акты, протоколы, письма, справки, договоры, претензии, служебные и докладные записки, заявления и другие.
- •Лекция 4.Стандартизация. Виды стандартов
- •Лекция 5. Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ескк тэси)
- •Прямого применения международных и региональных классификаций без изменения принятых в них кодов и наименований;
- •Лекция 7. Понятие документа. Функции документа
- •1. Понятие документа
- •2. Функции документа
- •3. Официальные документы
- •4. Юридическая сила документа
- •Лекция 8. Основные классификации документов
- •Лекция 9. Требования к оформлению документов. Знакомство с гост р 6.30-2003
- •1. Состав реквизитов документов
- •2. Требования к реквизитам документов орд
- •Лекция 10. Работа над документом. Форматы, бланки, машинописные правила
- •1. Форматы и качество бумаги
- •2.Составление бланков документов
- •3. Работа над документом
- •4. Основные машинописные правила
- •Лекция 11. Организация документооборота
- •1.Учет количества документов
- •2. Этапы обработки внутренней документации
- •3. Этапы обработки входящей документации
- •Составление описей дел,
- •4. Этапы обработки исходящей документации
- •Лекция 12. Составление, согласование проектов, подписание (утверждение), регистрация, размножение, направление на исполнение. Доставка, исполнение документов, контроль исполнения
- •1) Составление проектов документов
- •2) Согласование проектов
- •3)Подписание (утверждение) документа
- •4)Регистрация документов
- •5) Печатание, размножение документов
- •6) Направление документов на исполнение. Доставка
- •7) Исполнение поручений, приказов в структурных подразделениях
- •8) Контроль исполнения документов
- •Лекция 13. Систематизация документов и определение сроков хранения, составление номенклатуры дел
- •Лекция 14. Правила Формирования документов в дела, Оформление дел с различными сроками хранения, Оперативное хранение документов и дел в структурных подразделениях
- •1. Правила формирования документов в дела
- •2. Оформление дел с различными сроками хранения
- •3. Оперативное хранение документов и дел в структурных подразделениях
- •Лекция 15. Экспертиза ценности документов, Составление описей дел, Передача дел на архивное хранение
- •1. Экспертиза ценности документов.
- •2. Составление описей дел
- •3. Передача дел на архивное хранение
- •Лекция 16. Обработка входящей и исходящей документации
- •1. Обработка входящей документации
- •2. Обработка исходящей документации
- •Лекция 17. Основы организации службы документационного обеспечения
- •2. Оптимальное разграничение функций между отделами и участками службы доу
- •3. Распределение должностных обязанностей между исполнителями
- •5. Рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда.
- •6. Оргтехническое обеспечение труда
- •Лекция 18. Специфика делопроизводства в районном суде
Лекция 10. Работа над документом. Форматы, бланки, машинописные правила
1. Форматы и качество бумаги
В Российской федерации используется форматы в соответствии с международными стандартами ИСО (ISO):
“ISO 216-75. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В”.
Этот стандарт устанавливает потребительские форматы писчей бумаги и не обязателен для газет, книг и т.п.
Основное правило получения форматов: каждый новый формат получается из предыдущего путем деления его на две равные части, параллельно наименьшей стороне листа. Все форматы разделены на следующие виды:
1. Формат А. Основной ряд (ИСО-А ряд). Основной формат ряда А - А0 имеет площадь 1м2 (841 х 1189мм). Всего 13 размеров в этом ряду, самый маленький - размер почтовой марки 26 х 37 мм.
2. Формат В. Вспомогательный (ИСО - В ряд). Основной формат - В 0 имеет размер 1000 х 1414. Всего 10 размеров форматов.
3. Дополнительный ряд (для исключительных случаев, когда необходимы промежуточные размеры). Получают путем размещения средних геометрических значений между смежными форматами ряда А.
4. Длинные форматы (специально установленные). Получают путем деления любых соответственных форматов из двух вышеуказанных рядов на 3,4 и 8 равных частей. Используются для этикеток, билетов и т. п.
Для документирования управленческой деятельности используются форматы А4 (210Х297), А5 (420Х297), А3 (210Х148).
Требования к качеству бумаги для документов
Бумажные документы должны обладать такими качествами, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность, возможность машинной обработки и копирования. Для этого предъявляются следующие требования к бумаге:
несворачиваемость;
отсутствие пыления;
плотность;
белизна;
яркость краски.
2.Составление бланков документов
Для более быстрого изготовления документов предварительно в организации разрабатывают и утверждают приказом руководителя специальные бланки документов.
Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.
Бланки можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых устанавливается специальными правилами и их количество подлежит учету.
Бланки документов проектируют в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный. Ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13, 15, 18, 20 размещают в пределах границ рабочих зон, указанных на формуляре – образце.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
общий бланк организации;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа, кроме письма;
бланк структурного подразделения;
бланк должностного лица.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без использования бланков.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
Бланки структурного подразделения используют тогда, когда это подразделение является автором документа. За действия структурного подразделения юридическую ответственность несет юридическое лицо, если иное не оговорено во внутренних документах фирмы.
Бланк должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи и является уполномоченным совершать такие виды сделок.
Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно - граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.