Лекция 16. Обработка входящей и исходящей документации

1. Обработка входящей документации

Поступившие на предприятие документы проходят следующие этапы обработки:

• первичную обработку,

• предварительное рассмотрение,

• регистрацию,

• печатание, размножение ( при необходимости),

• рассмотрение руководством,

• направление на исполнение, доставка

• исполнение,

• контроль исполнения,

• систематизацию и определение сроков хранения по номенклатуре дел

• формирование в дела, оформление дел,

• оперативное хранение документов в структурных подразделениях и передача в архив Предприятия

• экспертизу ценности,

• составление описей дел,

• хранение в архиве предприятия и передача на хранение в Госархив;

• уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

Первичная обработка входящей документации

Вся корреспонденция, поступающая на предприятие из почтового отделения, принимается в канцелярии (службе ДОУ), при этом проверяется правильность адресования и целостность упаковки. Заказная и ценная корреспонденция фиксируется в журнале регистрации входной документации. Телеграммы, а также документы, доставляемые курьерами из других организаций принимаются в течение всего рабочего дня.

На телеграммах и пакетах с отметкой “срочно” при приеме указывается число и время их получения. Эти же сведения указываются в расписках о получении. Телеграммы и срочные документы обрабатываются в первую очередь. Текст срочной телеграммы при необходимости немедленной доставки передается по телефону сразу же по получении.

Все конверты вскрываются, за исключением:

• присланных в адрес общественных организаций,

• с пометкой “лично”,

• международной корреспонденции, адресованной сотрудникам отдела международных связей,

• корреспонденции, адресованной отдельным структурным подразделениям, действующим на правах юридического лица.

Проверяется наличие вложенных документов и приложений к ним, наличие обратного адреса на документах.

При отсутствии необходимых вложений, проставляется надпись на документе, в журнале регистрации и об этом сообщается отправителю. В случае отсутствия важных документов составляется акт об отсутствии вложений. Неправильно адресованные документы возвращаются обратно на почту или курьеру. Возвращаются также, с указанием причин, неправильно оформленные документы, не имеющие юридической силы из-за отсутствия основных реквизитов (без печати, подписи и т.п.).

Конверты, как правило, уничтожаются.

Не уничтожаются конверты, если дата получения имеет юридическое значение (претензии, протоколы согласования разногласий), когда только по конверту можно установить адресат, дату отправки и получения документа. Не уничтожаются конверты (упаковки) с пометкой “Конфиденциально”, “Срочно”, присланные наложенным платежем и содержащие доплатные документы.

При поступлении документов на машинных носителях в канцелярию обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются по назначению.

Если поступает повторный документ, то на нем карандашом делается соответствующая отметка в правом верхнем углу верхнего поля на лицевой стороне первого листа.

На документах, подлежащих возврату, проставляется штамп “Подлежит возврату”.

На всех поступающих документах на нижнем поле первого листа справа проставляется регистрационный номер ( реквизит 28).

Предварительное рассмотрение входящей корреспонденции

Предварительное рассмотрение входящей корреспонденции - это разделение ее на регистрируемую и нерегистрируемую.

Нерегистрируемые в канцелярии документы передаются в структурные подразделения по назначению и там могут быть зарегистрированы.

Документы, подлежащие регистрации в канцелярии, регистрируются в журнале регистрации, затем проходят этап предварительного рассмотрения работником канцелярии или помощником руководителя. Затем, самые важные, решение вопросов по которым входит в компетенцию исключительно руководителя, передаются ему на рассмотрение. Документы с резолюцией руководителя возвращаются в канцелярию, чтобы вписать в журнал регистрации резолюцию и передать по назначению.

Документы, адресованные конкретным лицам, передаются непосредственно им.

Передавать документы исполнителям, минуя канцелярию, запрещается.

Вся корреспонденция в структурные подразделения передается через работников, назначенных ответственными за делопроизводство в этих подразделениях под расписку.

Руководителю направляются документы из вышестоящих организаций, редакций газет, радио, телевидения, от народных депутатов и другие документы, содержащие информацию по основным вопросам деятельности и требующие решения исключительно руководителя, а также повторные письма. Не следует загружать руководителя информацией по вопросам, входящим в компетенцию его заместителей и специалистов Если исполнение документов возможно без решения руководителя, входит в компетенцию структурных подразделений и соответствует их функциям, то эти документы могут быть направлены прямо в структурные подразделения, минуя руководство.

В экстренных случаях (например, при длительном отсутствии руководителя) структурные подразделения могут быть ознакомлены с документами до их передачи руководству.

Дальнейшие этапы обработки входящей корреспонденции аналогичны обработке внутренней корреспонденции.