6.5 Підготовка і проведення спостережень
Спостерігач визначає мету і задачі:
• виявлення резервів часу працівників;
• розрахунок завантаження устаткування;
• вивчення робочого часу працівників і ін.
Потім вибирається об'єкт спостереження: відділ, ділянка, цех і ін.
Визначається кількість працівників (машин, устаткування), за яких будуть проведені спостереження.
Розраховується мінімально необхідна кількість моментів спостереження. Наприклад, спостереження будуть проводитися за 4 працівниками по 5 елементам витрат робочого часу. Таким чином, одночасно буде зафіксовано моментів спостережень: 4 • 5 = 20.
Приймається точність спостережень, рівна 5 %:
Потім спостерігач робить у записній книжці умовні записи: ПІБ працівника (назва верстата і т.п.), елементи витрат у виді абревіатур: ПЗР, ОР, НР, ВРО, ПТД.
За початок спостереження береться час початку робочого дня, зміни. Спостерігач оглядає об'єкт спостереження і думкою відзначає, чим у даний момент зайняті працівник і який елемент витрат відповідає його заняттю.
Елементи витрат можна зафіксувати в записній книжці через кілька хвилин, чи вийшовши з полю зорупрацівників.
Позначки в записній книжці про кількість моментних спостережень робляться за допомогоюкрапок і рисок.
УМОВНА СХЕМА ПОЗНАЧОК КІЛЬКОСТІ МОМЕНТНИХ СПОСТЕРЕЖЕНЬ
Потім спостерігач у довільно обраний момент робочого часу знову оглядає об'єкт спостереження і за прийнятою схемою відзначає елемент витрат робочого часу. Спостереження проводяться доти, поки загальна кількість моментів спостережень не досягне прийнятої цифри (у даному випадку 282).
Спостерігач може переривати спостереження в цей день, проводити їх наступного дня чи через кілька днів. При цьому точність виміру не зміниться, що особливо зручно для керівника, що не може присвятити одноразово багато часу для проведення спостережень.
Моментні спостереження варто проводити в різний час робочого дня: ранком, у середині дня, наприкінці дня і, якщо потрібно, після закінчення робочого дня.
Для запам'ятовування спостерігач може в записній книжці позначити дати проведення спостережень і особливі умови (наприклад, відзначити роботу з закінченні робочого дня).
Обробка результатів спостережень
При проведенні спостережень керівник може зштовхнутися з |самими несподіваними ситуаціями, що можуть бути особливо небезпечними для навколишніх (наприклад, можливість аварії і нещасного випадку). У таких ситуаціях необхідно приймати кардинальні рішення, щоб не допустититравмування, аварії й інших негативних наслідків. Обробка результатів моментних спостережень починається з підрахунку кількості моментів, зафіксованих по кожнім виді витрат робочого часу. Запис спостережень може мати такий вигляд:
Спостерігач підраховує кількість моментів спостережень, зафіксованих по кожнім виді витрат робочого часу, загальна їхня кількість і визначає питома вага кожного елемента витрат.
Приклад підрахунку:
Усього зафіксовано 300 моментів спостережень (при розрахунковій кількості 282 моменту), чого цілком достатньо для одержання результатів використання робочого часу співробітників з точністю 5 %.
Розподіл робочого часу по видах витрат
Підготовчо-заключна робота зайнятих на підприємстві склала 18 моментів, чи 6 % загальних витрат робочого часу; оперативна робота — 192 моменту, чи 64 %; непередбачена робота — 33 моменту, чи 11 %; відпочинок працівників — 30 моментів, чи 10 %; порушення трудової дисципліни — 27 моментів, чи9 % загальних витрат робочого часу.
На основі отриманих даних можна проаналізувати розподіл часу по елементах витрат протягом робочого дня кожного з чотирьох працівників.
Затрати робочого часу працівника Т.Н.К., %
Підготовчо – заключна робота (4 : 75) 100 = 5,3
Оперативна робота (44 : 75) 100 = 58,7
Непередбачена робота (12 : 75) 100 = 16,0
Відпочинок (7 : 75) 100 = 9,3
Порушення трудової дисципліни (8 : 75) 100 = 10,7
100,0
Затрати робочого часу працівника К.Л.М., %
Підготовчо – заключна робота (5 : 75) 100 = 6,7
Оперативна робота (49 : 75) 100 = 65,3
Непередбачена робота (9 : 75) 100 = 12,0
Відпочинок (8 : 75) 100 = 10,7
Порушення трудової дисципліни (4 : 75) 100 = 5,3
100,0
Затрати робочого часу працівника Б.А.В., %
Підготовчо – заключна робота (5 : 75) 100 = 6,7
Оперативна робота (41 : 75) 100 = 54,7
Непередбачена робота (7 : 75) 100 = 9,3
Відпочинок (7 : 75) 100 = 9,3
Порушення трудової дисципліни (15 : 75) 100 = 20,0
100,0
Затрати робочого часу працівника К.О.П., %
Підготовчо – заключна робота (4 : 75) 100 = 5,3
Оперативна робота (58 : 75) 100 = 77,3
Непередбачена робота (5 : 75) 100 = 6,7
Відпочинок (8 : 75) 100 = 10,7
100,0
Відповідно до проведеного аналізу необхідно зробити висновки, скласти план заходів щодо раціонального використання робочого часу працівників, моральному стимулюванню кращих з них, зміцненню трудової дисципліни.
Прийняття рішень керівником після проведення моментних спостережень залежить насамперед від поставлених цілей і задач.
Наприклад, основна мета керівника — виявляти резерви часу працівників. У даному прикладі вонискладають відповідно: у працівника Т.Н.К. — 26,7 % робітника часу за рахунок усунення від виконання непередбачених робіт і ліквідації порушень трудової дисципліни;
у працівника К.Л.М. — 17,3 %;
у працівника Б.А.В. — 29,3 %;
у працівника К.О.П. — 6,7 %.
Таким чином, керівник може за рахунок виявлених резервів часу додатково зайняти роботою персонал, доручивши йому виконання додаткових функцій.
Те ж саме можна зробити і при вивченні завантаження устаткування, чи зробити інше — реалізувати зайве устаткування, завантаживши більш повно наявні потужності. У кожнім конкретному випадку можливий творчий підхід в ухваленні рішення: наприклад здати частину устаткування в оренду.
При вивченні балансу робочого часу можна вирішити й інші задачі: скоротити чисельність працівниківменш завантаженої ділянки й одночасно підсилити додатковими працівниками інші ділянки, де потрібен персонал.
Використання моментного методу спостережень дозволяє менеджеру більш ефективно оцінювати роботу кожного працівника і цілеспрямовано застосовувати способи матеріального стимулювання зайнятих увиробництві.
Багаторічний досвід автора показав, що при проведенні такого ненав'язливого дослідження значно поліпшуються відповідні показники і більш раціонально використовується робочий час. У випадку ж суцільної перевірки використання робочого часу, працівник може видати спостерігачу у визначений день чигодину "показуху". При використанні методу моментних спостережень це виключено.
Даний метод є ефективним інструментом для удосконалювання організації праці і управління в усіх сферах людської діяльності.