Монтаж і демонтаж експозиції

Весь період проведення виставки (тобто час, на який виставка займає територію виставкового павільйону) поділяється на три частини: монтаж, робота, демонтаж. Типовим прикладом є проведення виставки протягом 8 днів: 3 дні монтаж, 4 дні робота виставки, 1 день демонтаж (хоча можуть бути й інші варіанти).

Монтаж [англ. build up, move-in] — період, визначений організатором для підготовки та складання виставки перед її початком. Виставка у період монтажу є закритою для відвідувачів. [ISO]

Демонтаж [англ. tear down, break down, move-out] — період, визначений організатором для розбирання виставки після її завершення. Виставка у період демонтажу є закритою для відвідувачів. [ISO]

Монтаж виставки починається із розмітки виставкового павільйону — позначення на підлозі (наприклад, клейкою стрічкою) меж виставкових стендів. Після цього починається робота забудовників, які монтують кожен виставковий стенд відповідно до його плану. Спочатку настилається килимове покриття, яке вкривається захисною плівкою, щоб вберегти його від затоптування. Потім із виставкового обладнання збираються стенди, наклеюються елементи оформлення.

У процесі монтажу треба своєчасно потурбуватися про підвішування підвісних елементів. Цю роботу можуть виконувати лише кваліфіковані монтажники-висотники, які користуються будівельною турою або альпіністським спорядженням. Своєчасне підвішування дозволяє уникнути ситуації, коли виставкові стенди вже змонтовано, і на місце підвішування неможливо проїхати турою.

Після завершення монтажу стенду керівник експозиції чи уповноважена особа приймає змонтований стенд від організатора виставки чи забудовника. При прийнятті стенду необхідно перевірити його відповідність замовленню та наявність усіх необхідних елементів обладнання, освітлення, меблів, оформлення тощо. Рекомендується подивитися на змонтований стенд із різних точок, щоб перевірити, як виглядає і, за необхідності, щось змінити, поки не пізно. Зауважте, що і зміни «в останній момент», як правило, треба оплачувати за підвищеними розцінками.

Завезення експонатів, як правило, відбувається після того, як моні стендів в цілому завершений (як правило, за 1-2 дні до відкриття виставки.

Після завезення експонатів починається їх встановлення, настройка електронних пристроїв та комп'ютерів, збирання меблів тощо, залежно від тематики виставки і типу експонатів. Зауважимо, що вхід до виставкового павільйону під час монтажу закритий для відвідувачів, а співробітники учасників виставки пропускаються за списками чи нагрудними акредитаційними картками (беджами). Захисна плівка з підлоги знімається буквально в день відкриття виставки, рано вранці, щоб килимове покриття залишалося неушкодженим. Співробітники виставкового центру вивозять плівку, непотрібну тару і упаковку, залишки оформлювальних матеріалів тощо. Виставка готова прийняти відвідувачів — починається час роботи виставки.

Час роботи виставки [англ. duration of exhibition] — період, протягом якого виставка є відкритою для відвідувачів. [ISO]

По завершенні виставки (як правило, в день завершення ввечері) починається демонтаж експозиції — знімання, пакування та вивезення експонатів, розбирання виставкових стендів. Строк демонтажу набагато менший від строку монтажу, найчастіше вдається впоратися протягом доби з моменту завершення виставки.

Вивезення експонатів і демонтаж стенду дозволяються лише після завершення виставки. Необхідно заздалегідь замовити необхідний транспорт для вивезення експонатів, особливо великих експонатів, для яких потрібен вантажний транспорт.